ペーパーレス化を推進する方法とメリット 業務と書類に目を向けてみよう
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最近ではデスクに書類やファイルが山積みになっているという光景も見ることが少なくなってきました。理由はテレワークが浸透したことで、多くの企業でペーパーレス化が進んでいるからです。しかし、社内でペーパーレス化しにくい業務や書類が存在することも事実ではないでしょうか。そこで本記事では、多くの企業でペーパーレス化の課題が残る‘業務や書類’を中心に、システムを導入するメリットについても解説いたします。ペーパーレス化を推進するヒントになれば、嬉しいです。
ペーパーレス化とは？ ペーパーレス化を推進するために
ペーパーレス化とは、社内の紙や書類だけでなく、取引先とやり取りされる社内外すべての紙を電子化することです。そしてクラウドサービスやシステムを導入し、ペーパーレス化による業務改善と書類の業務効率化を企業は目指していきます。理由は「紙」が「データになる」を実現できれば、企業の組織改善やイノベーションにつながるからです。
ペーパーレス化に取り組んでいる企業は、増えています。背景にはリモートワークやテレワーク、在宅勤務が増えて、紙が原因で業務がまわらなくなったことが挙げられます。
総務人事部門や管理部門の誰かが出社しないと会社の業務がまわらない状況では、非効率ですし、これからの働き方に対応しているとは言えません。
しかし、一度はペーパーレス化に取組んだものの、失敗し、とん挫した企業も少なくないはずです。ペーパーレス化に取組んで、力強く推進していくためには、どんな方法が効果的なのでしょう？そこで、ペーパーレス化を推進するための課題になりやすい業務や書類にスポットを当てて、システム導入のメリットも合わせ、ご説明していきたいと思います。
ペーパーレス化の課題になりやすい業務や書類に対し、難易度をレベル１からレベル５でご紹介いたします。レベル１は簡単、レベル５が最難関の難しさとなります。
会議資料 ペーパーレス化の難易度 レベル３
会議資料に直接メモを取るという習慣がある企業にとっては、全てクラウド上で完結するのは慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。しかし、会議資料をペーパーレス化することで、様々なメリットが生まれます。
システムの導入メリット
PCを参加者の全員が持っている場合、クラウド上に会議資料をUPし共有することで、各々がPC上で資料を見ながら会議に参加できます。または、モニターに資料を投影することで目線を合わせながら会議を進行できるので便利です。
また印刷や準備の手間を削減できるだけでなく、後日、会議資料をもう一度確認したい時に検索し確認できるのも大きなメリットです。
経費精算業務 ペーパーレス化の難易度 レベル４
経費精算業務はこれまで、社員が経費使用するための申請用紙に記入し、領収書と一緒に経理担当に提出するのが一般的でした。領収書自体が紙媒体であるため多くの企業がペーパーレス化への難しさを感じていたのではないでしょうか。
しかし、テレワークや電子帳簿保存法の改正も進み、政府もペーパーレス化を強く推奨する動きがみられるようになってきました。この数年で経費精算等のペーパーレス化を進める企業が増えてきたのは、とてもよいことではないでしょうか。
これから義務化される電子帳簿保存法に対応するため、早めに社内全体をペーパーレス化しておくことで、今後に向けて慌てずに対応できます。
システムの導入メリット
経費精算業務ではこれまで、提出された申請内容を経理担当者が打ち込み、入力するという手間が発生していました。しかし、電子経理精算システムを導入することで、社員が直接システム内に必要情報を打ち込み、領収書の写真データを添付するだけで正式な処理が可能になります。さらに領収書などは一定期間の保管義務が定められており、保管スペースを要することも課題でしたが、データ保存のため保管場所も必要ありません。
契約業務 ペーパーレス化の難易度 レベル５
多くの企業で一番の課題となっているのが契約書のペーパーレス化ではないでしょうか。
契約業務は社内だけで完結できるものではないため、契約先企業にも電子契約への理解が必要です。また、契約管理ツールによって仕様が違うため、契約書を発行する側と受け取る側の双方のITリテラシーも求められます。まだ日本では一般的でないものの、契約管理ツールを導入することで多くのメリットを得ることができます。
システムの導入メリット
電子契約を導入することで、これまで掛かっていた郵送費や印紙税などの金銭的コスト、作業における人的コストを削減できます。さらに、企業によっては押印までに何人もの承認を得なければいけない場合があります。このようなワークフローも電子契約であればクラウド上でスムーズに行うことができ、契約までの時間を短縮できます。
契約を結ぶ相手方にとってもWeb上で契約内容を確認でき、署名や押印をできるため、郵送などの時間的コスト、担当者の手間を省くことができます。
まとめ
「ペーパーレス化を推進する方法とメリット 業務と書類に目を向けてみよう」と題し、ご説明してまいりました。本記事では社内のペーパーレス化に対し、課題になっている業務や書類、そしてシステムの導入メリットについて取り上げました。
ペーパーレス化は社内全体で慣れるまでが大変かもしれませんが、社内に浸透すれば必ず業務効率化に繋がるでしょう。ペーパーレス化をすることで廃棄物も削減でき、持続可能な社会の実現にも良い影響を与えます。ぜひ他社の事例を参考にしながら取り組んでみてください。
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