2024.05.29
マニュアル作成を学ぶ

BCP対策とは？必要性やマニュアルの策定方法を解説

現在のビジネスシーンでは災害時や緊急時の被害を最小限とするためにBCP対策が必要とされています。毎年のように自然災害による被害が発生しており、近年でいえばコロナによって世界的に様々な業種で大きな被害が発生しました。そういった災害によるリスクから会社や従業員を守るためにも、BCP対策が企業にはとても重要です。本記事ではBCP対策とは何か、その重要性とマニュアル作成方法について解説します。

BCP対策とは

BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取った言葉で、日本語で「事業継続計画」と言われます。企業や組織が自然災害や事故、情報漏洩などといった深刻な問題が発生した際に、被害を最小限に抑えながら事業の早期回復・継続させる計画のことであり、災害大国と言われる日本ではBCP対策は特に必要です。

BCPで対策すべきリスクは、大きく分けて3種類あります。

自然災害
いつどこで大きな被害を受けるかわからない自然災害は、「地震・豪雨・豪雪・火山の噴火・津波・竜巻」などが当てはまります。自然災害の発生は防ぐことはできず、地球温暖化の影響により気候変動が進む昨今では、今後も更なる自然災害が起きると想定されます。このような自然災害が起きた際の対策を講じることが大切です。
外的要因
取引先の倒産・サイバー攻撃・感染症・通信障害など、社外で発生する問題が該当します。特に、サイバー攻撃による顧客情報流出等は企業の信頼性に大きな影響を与えるため、対策をしっかりとっておかなければなりません。
内的要因
社内の不祥事・人的ミス・機械の故障といったように、社内で起こる問題が当てはまります。社内の不祥事は企業イメージを損なう可能性が高いため、予防はもちろん、発覚後の対応も重要です。内的要因といっても、間接的に自然災害の影響を受けたり（機器の故障など）、バイトテロによるSNS炎上が起きたり、思わぬところで事業中断を余儀なくされるケースもあります。さまざまなリスクを考慮することが大切です。

BCPの効果

BCP（事業継続計画）の効果は多岐にわたります。主な効果には以下のようなものがあります。

緊急時の事業の早期復旧が可能になり、継続性を保てる
事前に対策を講じておくことで、問題が発生した際にスムーズに対応できるようになり、事業の復旧を最短で行えます。それにより自社が負う経済的損失を最小限に留めることが可能です。
企業価値・信頼性の向上
企業経営において、顧客や取引先、投資家などとの関わりは事業の成功に大きな影響を及ぼします。緊急時に事業が停止してしまうことで、様々な人に迷惑をかけてしまう恐れがあります。災害などによる事業停止のリスクを低減させるため、事前に対策を講じておくことで企業価値と信頼性の向上にも繋がります。
自社事業の強みと弱みを分析し、経営戦略にも活かせる
BCPを策定することは、同時に組織の課題や自社の事業の優先事項が明確にもなります。これらを分析していくことで現状の改善も含めた適切な経営戦略を立案できるでしょう。

緊急時に必要なBCPマニュアル

BCP対策が企業にとって必要であることは明確ですが、実はそれだけでは緊急時に機能するものではありません。実際の問題が発生した際に、現場は混乱しており正常な判断ができない状況に陥っている可能性が非常に高いです。緊急時に適切な対応を迅速に行えるよう、事前にマニュアルを整えておく必要があります。

また、緊急時にBCPに沿った行動ができるようにも、作成したマニュアルを社員に浸透させておくことが大切です。

BCPマニュアルを作成する手順

BCPマニュアルはどのように作成すればよいのでしょうか。BCPマニュアルを作成する手順について解説します。

リスクを洗い出す
まずは、災害時やトラブル時に想定される企業にとってのリスクを細かく洗い出すことから始めます。リスクを漏れなく書き出すことがトラブルの対処法を準備することにつながるため、考えうるリスクを全て書き出さなくてはなりません。
また災害、トラブルによって事業を中断することにより、時系列でどのような影響が出るかを細かく分析しましょう。
リスク対策に優先順位をつける
直面する可能性のあるリスク全てに、等しく対策を講じることは現実的ではありません。リスクに優先順位を設け、重要度の高いリスクを主な復旧対象と定めましょう。優先順位の判断基準は、主に以下の2つです。

・中核事業が影響を受ける可能性が高いと思われる災害
・想定した災害により影響を受ける中核事業上のボトルネック

優先順位をつけるポイントは以下の3つです。

・発生する可能性の高さ
・発生する頻度の高さ
・発生した際の損失が大小
BCPの発動基準の設定
想定リスクに対し、どのような場合にBCPを発動させるのか、基準を明確にしておくことが重要です。発動基準が決まっていないと、作成したマニュアルが効果を発揮せず、現場の混乱を招いてしまいます。

・中核事業のボトルネックが影響を受けたとき
・目標復旧時間内に中核事業を復旧するため、すぐにBCPを発動する必要があるとき

上記のような基準で発動すべきですが、それを見極めることが重要です。例えば、地震の場合では「震度5以上の際にマニュアルを発動する」といったように、一般的な基準で自社にとって必要な要件に変更する必要があります。
復旧事業の優先順位を決める
非常事態で事業が停止した際、復旧させる事業の優先順位を決めましょう。複数の事業を展開している企業は、優先順位をつけることで被害を最小限にとどめることが可能です。

基本的には中核事業が最優先です。収益額・他社との関係性・社会的重要性など中核事業であるかを判断します。
RTO/RLOの設定
災害時やトラブル発生時に、どのくらいの時間で、どのレベルまで復旧させるかを明確にしておくためにも「復旧目標」を決めておきます。「復旧目標」を決める際には「RTO(目標復旧時間)」「RLO(目標復旧レベル)」の指標を用います。

RTO(Recovery Time Objective)は目的復旧時間、事業をいつまでに復旧させるかの時間の目安を指し、RLO(Recovery Level Objective)とは目標復旧レベルのことで、即時に復旧させたい機能のレベルを示すものを言います。

RLOのレベルが低いほど、事業の復旧が早くなるため、自社に必要なレベルを慎重に見極めましょう。
段階ごとの具体的な行動を決める
このプロセスでは、事業を元通りに再開するまでの行動を、「初期対応」「業務仮再開」「本格復旧」の3段階に分けていきます。

・初期対応
どのような被害があるのか現状を把握することが大切です。安全確保に努め、従業員の安否確認や二次被害の防止、業務継続用の環境確保も実施しましょう。
・業務仮再開
徐々に業務を再開し、本格復旧に向けて準備を進めます。予め代替手段として、代替拠点や責任者不在時の代行者などをマニュアルに示しておくと、混乱なく進められるでしょう。
・本格復旧
会社設備やネットワークなどを平常時のものに戻し、本格的に業務を再開します。つまり災害によって被害を受けた部分を「復旧」していく仕組みを整えます。
責任者を明確にしておく
BCPマニュアル策定においては、責任者を明確にしておくことも大切です。非常時だからこそ責任者を設定し、指揮系統を明確にし、具体的な方針を示すことが重要になります。
なお責任者不在時に備えて、代行者も決めておくようにしましょう。
従業員の取るべき行動を規定する
優先すべき業務や具体的な行動手順をまとめておき、従業員が非常時でも冷静に対応できるような体制を作っておきましょう。また、余震発生時の行動など、従業員自身で判断する場合の基準も併せて定めておくと安心です。二次災害を防止しながら、スムーズな復旧作業を図りましょう。
改訂基準を具体的にする
BCPマニュアルを一度作成しても、常に最新情報に更新することを忘れてはなりません。時が経過するにつれて環境や事業も変化していくため、マニュアルもその時々の状況に適したものでなければなりません。改訂基準を定めたチェックリストを作成し、マニュアルと自社の現状が合っているか定期的に確認しましょう。

BCPマニュアルを活用するポイント

BCPマニュアルを作成しても活用できなければ意味がありません。ここでは活用と運用のポイントをお伝えします。

BCPマニュアル作成の注意点と運用のポイント

定期的な見直しと改善の心がけ
BCP策定後は、定期的な見直し・改善を心がけてください。非常時を想定した訓練などを実施してみると、新たな気づきや改善点が得られるはずです。

中小企業庁からは、策定したBCP事業継続計画の有効性を判断するためのチェックシートが公開されています。見直さなければならない項目が明確になることでBCPの更新、改善が可能となるため、参考にしてチェックリストを作成しておきましょう。
万が一の応援要員を確保しておく
先に述べたように、BCＰマニュアルでは責任者を明確に規定していますが、担当者の不在、何かしらの事情で現場にいないといった可能性もゼロではありません。

緊急時のチーム体制を決める際には、責任者・担当者の代わりも決めておくべきです。企業によって代行者を複数名用意して強化体制を敷いているところもあります。
社員にBCPを浸透させる
BCPを策定しても従業員に周知されていなければ、いざという時にスムーズな対応は難しくなります。またBCP の内容を理解していないと、従業員は適切に対応できないでしょう。マニュアルを配布するだけでなく、防災訓練と同じように非常時を想定した教育・訓練などを実施し、社員の理解を深めておくことが重要です。

そうすることで、もし災害が発生したとしても社員は計画通りに行動ができるようになります。また複数人で内容を見ることで、計画したBCPに漏れや改善点がないかを確認できるほか、従業員のリスク意識が向上するのもメリットです。

まとめ

「BCP対策とは？必要性やマニュアルの策定方法を解説！」と題して、ご紹介してまいりました。いつ何時、どういった災害が起こるか分からないこの世界では、最大限のリスク回避としてBCP対策はどんな企業でも必須と言えます。

どのような素晴らしい事業を展開していたとしても、災害が発生して事業を継続できない状況となっては無意味です。特に自然災害の前に、人は成す術が無い状況になることは皆様も容易に想像できるのではないでしょうか。

BCP対策を講じることで経済的損失を最小限に留め、緊急時の事業の早期復旧が可能とします。また、企業の価値・信頼も向上し、顧客や取引先に迷惑をかけてしまうといった状況も抑えられます。何より、自社で働く社員が何かあった時でも対処できるようにBCP対策をしておくことで、社員が安心して働ける環境作りともなります。

世の中の流れは早く、時流は常に変化しています。またそれに応じて、自社の周辺環境や事業の内容も変わっていき、中核事業や想定されるリスクも変化するため、古いBCP対策・マニュアルは役に立たなくなってしまいます。

商品やサービスの変更・追加、生産ラインの組み替え、人事異動などのタイミングで今一度自自社の業務を見直し、BCP対策やマニュアルの改善を進めていきましょう。

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