自動翻訳ツールの落とし穴 マニュアル作成活用時の注意点
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現代社会では日本企業は「国内の市場規模の縮小」や「労働力不足」を背景に、海外進出や外国人の労働者の雇用が増加しています。そんな中で必要となっているのは多言語でのやりとりです。自動翻訳ツールを活用すれば円滑に多言語でのコミュニケーションをとることができます。しかし、外国人労働者を教育する多言語マニュアルを作成する際に、自動翻訳ツールを使おうとすると大きな落とし穴が隠されているのです。本記事では自動翻訳ツールの落とし穴の詳細と、解決方法について解説していきます。
■自動翻訳ツールの必要性
グローバル化が進む現代社会では、母国語とは異なる言語を扱う機会が増加しています。企業が海外展開や外国人労働者の雇用を行うにつれ、言語の壁はより重要な課題となっています。このような課題に対処するために、自動翻訳ツールが重要な役割を果たしています。
自動翻訳ツールは、異なる言語間でのコミュニケーションを促進する重要なツールです。企業が海外企業との取引や、外国人労働者を雇用する際には、さまざまな言語での文書のやりとりやコミュニケーションが発生します。
本記事をご覧の方の中にも、外国とのメールのやりとりをする際にGoogle翻訳やDeepLなどの翻訳ツールを使用して、受信メールの翻訳や送信メールの文面を翻訳した経験があるのではないでしょうか。
自動翻訳ツールは従来の手動翻訳に比べて、瞬時に大量のテキストを翻訳できるので、翻訳時間と労力の大幅削減ができます。自動で翻訳された文章をチェックし、必要に応じて修正を行うだけで翻訳が完了できるので、作業効率が向上します。
また、自動翻訳ツールは、多言語対応しており英語等のさまざまな言語への翻訳が瞬時に完了します。自動翻訳ツールの多くはクラウドサービスとなっており、新たな言語への対応や拡張が容易であり、様々な言語のニーズに対して柔軟な対応が可能です。
自動翻訳ツールは前述したメールでのやりとり以外にも、数多くの翻訳に対応できます。
- 自社製品資料の翻訳
- 教育資料の翻訳
- プロモーション動画の翻訳
- 契約書の翻訳（これは必ず専門家にもチェックを依頼しましょう）
このような様々なシーンに自動翻訳ツールは活用できます。
自動翻訳ツールはこれからビジネスを進めていく上で、円滑に効率よく相手とコミュニケーションを取るために非常に重要な手段となっています。
■自動翻訳ツールとマニュアルの関係性
日本では近年、外国人労働者が増加しています。厚生労働省発表の資料によると、令和元年から令和5年にかけ、国内の外国人労働者は約166万人から約205万人に増加しています。外国人労働者を雇用している事業者数も約24万社から約32万社に増加しています。
国籍別に見ると、外国人労働者の中で最も多い国籍はベトナム（約52万人）となっており、次いで中国（約40万人）・フィリピンと続きます。
公用語も英語を始め、ベトナム語、中国語、ポルトガル語等様々な言語を母国語としている外国人労働者が日本国内で就労しています。
日本国内で雇用する以外にも企業が海外展開し、現地の労働者を雇用するケースも増加しています。
外国人労働者を迎え入れる際に、大きな問題となるのが教育です。外国人労働者を教育する際には言語の壁が存在します。トレーナーと外国人労働者との間での使用する言語が異なるため、コミュニケーションの誤解が生じる可能性があります。
誤解が生じてしまった場合、外国人労働者が業務手順を正確に理解することが困難になってしまいます。さらに、理解度にも個人差があるため、トレーナーが個々に合わせた説明を行う必要があり、時間と労力がかかってしまいます。
外国人労働者が業務手順を素早く正確に理解するためには、それぞれの母国語でのマニュアル提供が非常に重要となっています。マニュアルを活用した教育が実現できれば、外国人労働者はそれぞれの母国語で業務手順の確認ができるので、正確な手順の理解に繋がります。
また、トレーナーも個々に合わせた説明を効率的に行うことができるようになります。このように外国人労働者に合わせた言語でのマニュアル作成は非常に重要となっています。
複数言語に対応したマニュアルを内製するにはどのように進めていくのがよいでしょうか。翻訳事業社に外注もできますが、本記事では内製で整えていく場合について考えていきたいと思います。
まずは、マニュアルの作成です。本記事におけるマニュアルとは作業手順書により近いものになります。
マニュアルと手順書の違いについては当ブログ『マニュアルと手順書の違いとは？作成ポイントや作成例をご紹介』に詳しく書かれているのでぜひ参考にしてみてください。
理解しやすい多言語のマニュアルを作成すためには、まずはきちんとしたと日本語のマニュアルを整える必要があります。
マニュアルが完成した後はいよいよ翻訳です。翻訳を行う場合、前述したように自動翻訳ツールを利用するとよいでしょう。社内のリソースは有限ですので、効率よく作業を進めるには自動翻訳ツールは不可欠です。しかし、自動翻訳ツールには大きな落とし穴が隠されているのです。
自動翻訳ツールの多くは、一度に翻訳できる文字数に制限があり、1つのマニュアルデータを自動翻訳ツールにインポートするだけでは翻訳は完了しません。文字数を区切り、少しずつ翻訳を進めていく必要があるのです。
メール文面などを翻訳する場合は問題有りませんが、文量が多いマニュアルを翻訳するとなると、膨大な時間と工数が必要となってしまいます。効率よく翻訳を行うには自動翻訳ツールだけでは不十分なのです。
ではどうすればマニュアルの翻訳をより効率よく進められるでしょうか。その答えはずばり、「自動翻訳ツール」をより効果的に活用できるツールを使うことです。
■マニュアル作成ツールに自動翻訳機能が搭載されている「iTutor」のメリット
みなさんは『iTutor（アイチューター）』という製品をご存知でしょうか。マニュアル作成ツールとして、数多くの企業に導入実績がありますが、自動翻訳機能が搭載されています。
『iTutor』の自動翻訳機能を利用すると、Google翻訳と連動して、作成したマニュアルの文章をすべて自動で翻訳していきます。どれだけ文量が多くても、マニュアル内の文章をすべて自動で翻訳していくので1つ1つ手作業で翻訳する手間が一切ありません。さらに、多言語翻訳に対応しており、英語以外にもベトナム語、ポルトガル語など様々な言語への翻訳が可能です。
さらに、翻訳の前段階のマニュアル作成も非常に効率化してくれるツールなのです。一般的にマニュアル作成を行う場合、1つの操作毎にPC画面のスクリーンショットを撮影し、社内のフォーマットに貼り付け、注釈をつけて作成していきます。しかし、『iTutor』はそういった作業を一切必要とせず、たった３つのステップで、容易にマニュアルの作成ができます。
- マニュアル化したいＰＣ操作を実行
伝えたい操作・マニュアル化したい操作を実行するだけで、自動でその操作した画面を画像として取り込んでくれます。記録した画像の上には、実際におこなった操作の内容を示す吹き出しを自動で生成し、挿入しています。 -
取りこまれたデータの編集吹き出しの内容は簡単にテキスト編集でき、吹き出しの位置や大きさも簡単に調整できます。それ以外に説明文を追加や、画像や音声などの様々なデータの挿入も可能です。
- 様々な形式のデータに変換
シンプルな操作で、社内で利用しているフォーマット形式（WordやExcel等）に変換できます。さらに、同様にボタン一つで動画データの作成もできます。
それ以外にも撮影した動画を取り込み、動画編集も可能です。もちろん、作成した動画のテロップに対しても自動翻訳の機能を使うことができますので、「多言語の動画マニュアル」の作成もできてしまいます。
このツール１つで、マニュアル作成と翻訳の効率化が実現できます。
効率よく多言語対応したマニュアルを整備するために是非検討してみてはいかがでしょか。
■まとめ
「自動翻訳ツールの落とし穴 マニュアル作成活用時の注意点」と題して説明してまいりました。グローバル化が進む現代社会において、ますます異なる言語間でのコミュニケーションが求められてきます。自動翻訳ツールの利用は円滑に効率よく相手とコミュニケーションを取るために非常に重要です。
日本で働く外国人労働者を教育するための多言語マニュアルを作成するには、膨大な時間と工数が必要です。自動翻訳ツールを活用するだけではこの課題の解決はできません。
マニュアルの作成、翻訳を1つのツールで実行できる『iTutor』を活用し、多言語マニュアル作成を効率的に作成できます。このようなツールをぜひ使ってみてはいかがでしょうか？
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