スクリーンショットとは？わかりやすいマニュアル作成の鍵
目次
マニュアル作成において、スクリーンショットとは効果的に情報を伝えるために大切な要素のひとつです。マニュアルを作成する際、マニュアル化したい対象の操作のスクリーンショットを撮り、ワードやパワーポイントに貼付し、説明文を記載していく・・という方法をとられている方も多いのではないでしょうか。
テキストでは伝わりにくい内容も、スクリーンショットを挿入するだけで視覚的に情報を伝えられるため、一気にわかりやすいマニュアルになります。
マニュアル作成のカギを握るスクリーンショットですが、ひとつひとつ手作業でスクリーンショットを撮るのには、たくさんの時間と労力がかかります。さらに、撮影した大量のスクリーンショットを確認しながら、マニュアルに落とし込んでいく作業は一苦労です。手間と時間をかけずにスクリーンショットが撮れれば、マニュアル作成に悩む必要もなくなります。スクリーンショットを上手に活用して、わかりやすいマニュアルを作成するためのポイントを解説します。
マニュアル作成におけるスクリーンショットとは
マニュアル作成におけるスクリーンショットとは、言葉だけでは十分に伝わりにくい内容を、視覚的かつ具体的に説明するために欠かせない存在です。とくに、複雑なソフトウェアやシステムの操作手順を説明する際に、テキストだけでは伝えきれない情報もわかりやすく補完してくれます。
たとえば、画面の配置、ボタンの場所、設定項目などをスクリーンショットで示せば、誰にでも確実に情報が伝わります。マニュアルを見れば操作や手順が理解できるので、時間をかけずにノウハウを共有できるようにもなります。
スクリーンショットの役割
- 視覚的に情報を伝えられる
テキストだけでは伝わりにくい情報や手順を視覚的に表現できます。実際の画面を見ながら手順をより理解しやすくなります。 - 情報伝達にスピード感をもたせられる
複雑な操作や設定もスクリーンショットで表現すれば、言葉やテキストで何度も説明する必要がなくなります。マニュアルを見るだけで操作が伝わるので、時間をかけず確実な情報の伝達が可能です。スクリーンショットを活用すれば、マニュアルの品質は大きく変わってきます。マニュアルを作成において、スクリーンショットの上手な活用が重要と言えるでしょう。
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活用されないスクリーンショットとは
スクリーンショットは、マニュアルを作成するうえで効果的な方法であると思えますが、実際には上手く活用されないケースも多くあります。なぜ活用が上手くいかないのでしょうか。
- 作業に時間と手間がかかる
必要な手順のスクリーンショットを撮るのは、単純作業のようで実は膨大な時間と手間がかかります。マニュアル化したい手順を頭のなかでイメージしながら、範囲を選択し、無駄な情報を記録しないよう、一枚ずつスクリーンショットを撮っていきます。
さらに、撮影した大量のスクリーンショットのなかから、必要なデータを探してマニュアルに落とし込む作業にも、多くの時間を費やします。撮り漏れがあった際には、もう一度手順を繰り返し、スクリーンショットを取り直す作業も発生します。 - 定期的な更新が必要
一度マニュアルが完成したら終わりではありません。システムやソフトウェアの更新に伴い、インターフェースが変更となった場合、マニュアルの説明文だけではなくスクリーンショットも新しい情報に更新する必要がでてきます。古い情報のままでは、実際に操作しているシステムと、見ているマニュアルの画面が異なり、混乱やエラーが生じる可能性もあります。そのため、マニュアルを最新の情報に更新し、スクリーンショットを撮り直す必要があるのです。
- 品質の標準化が求められる
スクリーンショットの画像が小さすぎたり、不鮮明だと内容が伝わりにくくなります。必要な情報を的確に伝えるためには、画像のサイズやバランスを考えて、できるだけシンプルで明瞭なスクリーンショットを撮る必要があります。
また、作成者によって品質にバラつきが出ないよう、注意しなければなりません。誰が作成してもわかりやすい内容となるよう、品質の標準化が求められます。
- 画像だけでは伝わらない情報もある
スクリーンショットは静止画で手順を示すものです。操作の指示や、画面周りの説明には適していますが、システムやソフトウェアの仕組み、操作の注意点などをスクリーンショットだけで伝えるには不向きです。
応用的な操作や、作業の概念などを伝えたい場合には、スクリーンショットとは別に説明を追記する必要があります。
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効果的なスクリーンショットとは
スクリーンショットをマニュアルに活用するのは、決して難しいわけではありません。ポイントを押さえれば、誰でも簡単にスクリーンショットを活用したマニュアルを作成できるようになります。
スクリーンショットを活用し効果的にマニュアルを作成する方法をみていきましょう。- 目的を明確にする
どのような情報を伝えたいのかを明確にし、正確でわかりやすいスクリーンショットを撮ることが重要です。とりあえずスクリーンショットを撮るのではなく、まずは全体の構成を考え、流れに沿った適切なスクリーンショットを撮るようにします。
そうすれば、スクリーンショットの撮り漏れを防げ、無駄なスクリーンショットの精査に時間をかける必要もなくなります。
- テキストやオブジェクトで説明を補足する
スクリーンショットだけではマニュアルとしては不十分です。伝えきれない情報は、テキストやオブジェクトを挿入して情報を補完します。スクリーンショットだけで理解させようとするのではなく、確実に伝えたい情報はテキストで明記するのも大切です。重要な部分に吹き出しや矢印で注釈をつけるのも効果的です。
注目すべきポイントを明確にし、情報の重要性や流れをわかりやすく伝えられるようにしましょう。
- 画面遷移を意識する
スクリーンショットは操作の流れを伝える重要な役割を担っています。前後のスクリーンショットで操作の連続性がなくなると、一気に情報が伝わりにくくなってしまいます。
画面の移り変わりや手順の流れがしっかりと伝わるよう、視覚的な連続性を重視しましょう。
- 動画マニュアルと併用させる
スクリーンショットだけで伝わりにくい情報は、思い切って動画化するのもオススメです。静止画やテキストの説明文では上手く表現できない操作や手順も、動画であれば動きが表現できるので、わかりやすく伝わります。
全体の流れを把握する際には動画で確認し、作業する際にはスクリーンショットのマニュアルを手元に置いておけば、確認も容易に行えます。
ツールを活用したスクリーンショットがオススメ
もっと効率的にマニュアル作成をするために、ツールを活用するのも効果的です。スクリーンショットの撮影を効率的に行えるツールや、マニュアルを簡単に作成できるツールを活用すれば、作成工数を大幅に削減できます。
たとえば、iTutor（アイチューター）なら、マニュアル化したい操作を一度行うだけで、スクリーンショットが自動で撮られ、操作説明付きの吹き出しも自動で挿入されてきます。これまで行っていた、操作のスクリーンショットを撮る手間から解放され、時間や工数をかけずにマニュアルの作成が可能となります。
作成したマニュアルは、ワードやパワーポイントといったドキュメント形式へ出力できるので、社内のフォーマットに合わせて瞬時にマニュアル化できます。誰が作っても同じデザイン、レイアウトで作成でき、品質の統一化も実現できます。
さらに、動画へのアウトプットもできるので、ドキュメントでは伝わりにくい手順は簡単に動画で作成できます。スクリーンショットのマニュアルだけでなく、動画のマニュアルにも挑戦したいという方にはオススメのツールです。
手作業で作成するのが当たり前になっているマニュアルですが、実はツールの活用で格段に効率化が図れるのです。マニュアル作成にかかっていた時間を削減できれば、本来の業務で有機義に時間を使えるようになります。
業務効率化やDXが推進されている今こそ、こうしたアナログ作業を見直してみるのも良いのではないでしょうか。
まとめ
「スクリーンショットとは？わかりやすいマニュアル作成の鍵」と題しまして、スクリーンショットを活用した効果的なマニュアル作成の方法を解説してきました。スクリーンショットはわかりやすいマニュアルを作成するのに重要な存在です。しかし、簡単なようで時間も工数もかかる大変な作業です。
ポイントを押さえて、スクリーンショットを活用した効果的なマニュアル作成に活かしてみてください。マニュアル作成ツールを活用したスクリーンショットは、本当にオススメですよ！
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