業務効率化とは？いまさら聞けない進め方のポイント
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業務効率化は企業や組織にとって、効率化や労働環境の改善につながる重要な取り組みのひとつです。ただし、単に業務改善ツールを導入するのではなく、業務効率化を実施するためには計画的に進める必要があります。仕事を進める上でのプロセスから、【無理があるもの、無駄があるもの】を見つけ出して省き、非効率な業務を効率的な業務に変える必要があります。
たくさんある手段の中で、自社に適したものを見つけ、業務効率化の推進を成功させましょう。そこで、いまさら聞けない業務効率化や進め方のポイントを解説いたします。
業務効率化の推進方法とは？
業務効率化は多くの企業が抱える課題です。では、業務効率化を推進するにはどのような方法があるのでしょうか？
業務効率化とは、仕事を進める上でのプロセスから、【無理があるもの、無駄があるもの】を見つけ出して省き、非効率的な業務を効率的な業務に変えることです。リモートワークの導入やDX推進を背景に、今後ますます業務効率の向上が求められます。
ツールを導入すればすぐに効率化できるかというと、実はそうではありません。業務効率化を実現するためには多くの時間と労力を要します。
業務効率化を実現するためにはITツールの導入やRPA（Robotic Process Automation）による業務の自動化、社外への業務アウトソーシングなど、様々な手段があります。
ですが、これらすべてを実行しても、自社の課題にあっていなければそれは業務効率化にはつながりません。
例えば、ITツールを導入することで、業務の自動化やデータの共有、コミュニケーションの改善など、業務効率化につながるケースがあります。ただし、ツールの導入は自社に合わせたものを選び、効果を検証した上で行うことが重要です。
さらに、RPA（Robotic Process Automation）を導入すれば、ルーティンワークの自動化を実現し、業務効率化につなげることができます。ただし、RPAを導入するにあたっては、自動化するプロセスの分析や設計が必要です。またコスト面やセキュリティ面も考慮する必要もあります。
業務をアウトソーシングする場合は、できれば社外に業務をアウトソーシングしましょう。なぜなら、コスト削減や人員のリソース配分の最適化など、業務効率化につながるケースがあるからです。ただし、アウトソーシングにはリスクが伴うため、業務内容やアウトソーシング先の選定には注意が必要です。
ここまで例を挙げたように、1つ1つはどれも効果的な手段です。まずは社内の無理や無駄を見つけ出し、その課題を解決できる手段を選び、推進していきましょう。では、たくさんある手段の中で、自社に適したものを見つけ、業務効率化の推進を成功するためにはどうしたらいいのでしょうか？
ツールを導入する前に社内体制を改善する理由
業務効率化を推進するためには、単にツールを導入するだけではうまく機能せず、浸透しない場合があります。まず現在の社内体系・体制を見直すことが重要です。
はじめに、人材が適材適所に配置されているのか？体制は整っているのか？といった現在の社内体系・体制の見直しを行います。
社内体制が整ってはじめて、現在導入しているツールの見直しや、業務のアウトソーシングなど、業務効率化推進のための手段の選定を行います。すでに課題が明確にできているため、課題に適した手段を選択した際に、最も効果を出すことができます。
社内体制は、一度見直して終わりではありません。定期的に見直しを行い、改善を続けることが大切です。
社内体制を見直さずに、ただ効果があるからとツールを導入してしまうと「導入したのはいいけれど使い方がわからない」「社内に浸透しない」といった新たな問題が発生してしまいます。これでは本当の業務効率化とは言えません。
業務効率化を推進するためには、全社あげての時間とコスト、そして大きな覚悟が必要となります。成功させるための3つのポイントと解決方法についてご紹介します。
業務効率化を改善する3つのポイントと解決方法
ポイント１：業務の見直し
現在の業務プロセスを分析して、どの部分に負荷がかかっているのか、問題を引き起こしているかを特定することが目的です。現在の業務の流れを改めて把握して、無駄な手順や時間が発生していないかを洗い出します。
例えば反復的な業務が多く、負荷がかかっているという課題が把握できれば、ＲＰＡツールの導入や業務のアウトソーシングを検討できます。業務量に対して人材が不足している場合には採用を検討したり、人材の再検討をしたりと、洗い出した、課題に合わせた手段を検討できます。
ポイント２：属人化した業務の廃止
業務が属人化していると、その業務を担当する人が不在になった場合に業務の進行が困難になる可能性があります。このような状況では、業務の停滞や遅延が発生し、社内だけではなく顧客や取引先などにも影響を与えてしまいます。
さらに、業務が属人化している場合は、業務の品質にも影響を及ぼす可能性があります。業務が担当者によって異なる手順で実行されている場合、品質にばらつきが生じる可能性があります。また、担当者が業務を執行する上で、個人的な判断やスキルに依存している場合、品質の一貫性の確保が困難になります。
また、業務に関する情報が担当者に集中してしまうため、他の社員がその業務に関する情報を持っていない場合があります。このような場合は、品質の低下やミスが発生しても、問題を指摘することができず、業務改善につながる情報の共有ができません。
以上のように、業務が属人化している場合は、業務の停滞や品質低下、情報共有の不足などのリスクが存在します。業務の標準化やマニュアルの整備などを通じて、業務の一貫性と安定性を確保することが重要です。
ポイント３：業務改善ツールの導入
業務改善ツールを導入すれば、生産性が向上することは事実です。業務にかかる時間が短縮され、不要な残業がなくなれば、社員の負担が減り労働環境が改善されることが期待できます。
さらに、長時間労働の低減が期待できます。長時間労働の低減により、社員の仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、ストレスや疲労の軽減につながります。その結果、社員の満足度が向上し業務効率化が推進しやすくなります。
ただし、業務改善ツールを導入する際には、ポイント1や2で述べたよう社内体制の改善や、適切な導入計画、ツールの機能周知が重要です。社員がツールの使い方を理解していなければ、生産性向上や労働環境改善にはつながらない場合もあります。また、ツール自体が完璧であるわけではないので、改善の余地があることも覚えておきましょう。
まとめ
「業務効率化とは？いまさら聞けない進め方のポイント」と題しまして、ご説明してまいりました。業務効率化を推進するためにはまずは、社内体制を整えることが大事です。
そして、現状の業務プロセスを理解することが大切です。業務プロセスを把握すれば、どのような部分に課題があるかを特定し、改善のポイントを見つけられます。
業務プロセスを把握したら、改善のための課題を特定することが大切です。課題を特定することで、何を改善する必要があるのか、推進するポイントをできます。
課題を特定したら、業務の標準化を実現していきましょう。業務を標準化することで、業務の効率化が図れます。また、業務を標準化することで、業務の品質を一定水準に保てます。
業務の標準化を実現したら、次に適切な業務改善ツールを選定することが重要です。適切なツールを選定すれば、業務効率化の実現に近づきます。
正しい手順で業務効率化を推進することで、ツールや業務効率化の手段を最大限効果的に活かすことができます。まずは社内のマニュアルを作成し、社内の業務プロセスを整理、標準化を進めていきましょう。
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