マニュアル作成はパワーポイントやワードがいいの？劇的に楽にするコツやメリットを解説

企業や店舗で誰かに仕事を教える、伝えるために必要となるのはマニュアルや業務手順書です。初めて作成する際には「どうやって作るの？」「他の人はソフトを使っているの？」と思われる方も多いのはないでしょうか。本記事では何を使って マニュアルを作成するのが良いのかだけでなく、マニュアルの必要性をご紹介します。マニュアル作成を劇的に楽にする方法を解説いたします。

また、パワーポイントを使ったマニュアル作成から、マニュアル作成ツールを2,200社以上ご導入いただいている実績があります。実際に現場でサポートした経験を踏まえ、大きく改善できたマニュアル作成のコツも交えてご解説いたします。（2010年4月1日から2024年3月31日まで実施したサポートチームのレクチャーや改善提案の体験を参考）

初めてのマニュアル作成はパワーポイントとワードが基本

何を使ってマニュアルを作成するのか　
よく利用されるのは、マイクロソフトオフィスの「パワーポイント」「ワード」「エクセル」です。マニュアル作成をする約9割以上の方が、マイクロソフトオフィスを利用しているのが現状です。数多くの企業向けで利用しているソフトであることから、皆さまが普段目にするマニュアルもワードやエクセル、パワポで作成されたものが多いのではないでしょうか。そのため、マニュアルを作成するのが初めてという方でも参考にできる点も多く、まずはマイクロソフトオフィスを利用するのがおすすめです。

もちろんマイクロソフトオフィスは無料ではないのですが、マニュアルを作るために有料ツールを購入する必要はないので「パワーポイント」「ワード」「エクセル」が進めていくケースが多いと思います。

マニュアルの必要性とは
そもそも、マニュアルが存在することには、どういったメリットや必要性があるのでしょうか。

1つ目は「業務の標準化」を行えることです。マニュアルが存在すれば、全従業員が業務において同じ成果が出しやすい環境を作れます。業務内容の質、作業する時間などに差が出なくなることで、個人のスキルアップも図れます。

2つ目は「業務の効率化」です。各業務の詳細が記載されたマニュアルが存在すれば、何かわからない内容があった際でも、他の人に聞かなくても業務を行えます。マニュアルが存在すれば、業務を円滑に進められるメリットがあります。また、マニュアル作成時に業務の洗い出しもできますので、更なる業務の効率化や統一が図れます。

3つ目は「人材育成」です。各業務がしっかりとマニュアル化されていることで、全従業員が業務をしっかりと理解し実行できるようになります。マニュアルが存在すれば、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。更に研修や新人教育時にも活用することで、教育にかかる研修・人災コストの削減もできます。

以上のようにマニュアルを整えておくことには企業にとって大きな意味があります。

パワーポイントとワードで作成するメリットとデメリット

パワーポイントのメリット
パワーポイントでマニュアル作成を行う最大のメリットは、視覚・感覚的に分かりやすいマニュアルを作成できるということです。パワーポイントはプレゼンテーション用のソフトでスライド資料の作成に長けたツールのため、ページの構成も自由でイラストや画像を利用した視認性の高いマニュアル作成に向いています。効果（装飾・アニメーションなど）も付けやすく、更に動画の挿入も可能なため、テキストのみでは理解しづらい業務の詳細も伝えやすくなります。

パワーポイントのデメリット
デメリットは見やすい・分かりやすいマニュアルを作ろうとすると、デザインやレイアウトを考えるのに時間がかかってしまうことです。ページ数が多くなってしまうと、作成の効率が悪くなってしまうデメリットもあります。見せ方を意識しすぎると、1ページの中で細かな部分への修正に時間を要してしまいます。また、記載できる情報量に限度があることからページ数も多くなってしまいす。メリットであるはずの自由度が高い点は、実はデメリットになる側面もあるのです。

ワードのメリット
大きなメリットは文章中心のマニュアル作成がしやすいことです。ワードは文章作成ソフトで各機能はビジネス文書作成に適しています。他にも「目次の自動作成」や「校閲が可能」や、「ネット上でのテンプレートが豊富」な点がメリットとして挙げられます。特にテンプレートが豊富というのはスムーズにマニュアル作成を行うにあたり、初めてであるなしに関わらず非常に助かります。また、画面上でマニュアルの全体像をイメージしやすく、構成を確認しながら、文章の内容や業務工程の編集が行いやすいのもポイントです。

ワードのデメリット
「文章」による書類作成を行うツールであることから、イラストや作図などを中心とするマニュアル作成には向いていません。 またワードの知識がなければ応用しにくい点がデメリットとして挙げられます。ワードは文章が中心の内容となりがちです。よって、システムの操作手順や接客業のお客様への接客方法、工事現場・工場内での現場作業などのマニュアルを作成する際には、どのように操作・作業をすればよいか分かりにくいマニュアルになりがちです。

更に、詳細を伝えようと長文となってしまうケースも多く、結果的に理解しづらい内容になることがあるため注意が必要です。また、基本操作は簡単ですが応用的な操作になると知識が必要となります。そして、そもそもワードの使い方を覚えることから始めなければならなくなることもあります。

これまでお伝えしたとおり、パワーポイントとワードでのマニュアル作成はそれぞれメリットもありデメリットもあります。マニュアル作成を行う際には、両ツールの特徴を理解した上でどういった業務のマニュアルを作成するのか、どのような内容にしていくのかをしっかりと決めておく必要があります。

実はマニュアル作成を劇的に楽にする方法があります

マニュアル作成ツールを利用する
パワーポイントとワードはそれぞれ専門の得意分野があるツールです。両ツールでマニュアルを作成することもできますが、マニュアル作成ツールを利用すれば、より簡単に分かりやすい内容のマニュアルを作成できるようになるのです。

マニュアル作成ツールは、主にマニュアル作成にかかる手間を簡素化でき、作成業務の削減や分かりやすいマニュアル作成を実現します。幅広くサービスが展開されており、「文書マニュアル作成に特化したもの」「動画マニュアルが作成できるもの」「マニュアル管理に対応しているもの」など様々なマニュアル作成ツールがあります。

操作は簡単　クリックするだけでマニュアル作成が可能
マニュアル作成ツール「iTutor（アイチューター）」は、マニュアル化したい内容をPC画面上で実際に操作するだけで、システム操作方法や各業務手順を簡単にマニュアル化できます。iTutorでは簡単な3ステップであっという間にマニュアルを作成できます。

ステップ①：取込
まずは、画面キャプチャ機能を使い、PC上でマニュアル化したい操作を記録します。
ここでは普段の操作、画面上のクリックやテキスト入力などといったタイミングで、iTutorが画面と操作情報を全て自動的に記録してくれます。

スクリーンショットを撮りパワーポイントやワードに張り付けていく繰り返しの作業は不要となるため、作業工数を大幅に削減できます。

ステップ②：編集
画面キャプチャを停止すると、行った操作毎にスライドが作成されます。

スライド上には操作内容が記載された吹き出しが自動作成されており、業務手順が明確化されます。
編集画面はパワーポイントライクなため誰でも直感的に操作が可能です。初めてツールを利用する方でも簡単にマニュアル作成が可能で、操作を覚えるのに必要となる時間も格段に少ないことが大きなメリットです。
また、大きな魅力は撮影した動画の編集も可能という点です。実作業を伴う業務の動画マニュアルの作成にも活用できるため、1つのツールで多岐にわたる業務のマニュアル化が可能です。

ステップ③：出力
最後は必要な形式にマニュアルを出力することで、利用する形式を選ぶことができます。

iTutorでは下記の形式への出力が可能です。
・ドキュメント（ワード/エクセル/パワーポイント/PDF）
・動画（MP4/AVI/WMV/WEBM/MKV）
・HTML5（SCORM形式への出力も可）
・画像（PNG/JPEG）

また、必要な形式に出力さえしてしまえば、iTutorがインストールされていないPCでもマニュアルを閲覧することが可能なため、利用コストも最大限抑えられるのも大きな魅力と言えるでしょう。

このようにiTutorは非常に簡単にマニュアル作成が可能です。作成にかかる工数削減はもちろん、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できる点や動画の編集と作成もできるため、幅広い業務を簡単にマニュアル化することが可能です。

まとめ

「マニュアル作成はパワーポイントやワードがいいの？　劇的に楽にするコツを解説」と題しまして、ご説明してまいりました。

マニュアルは企業にとって非常に重要な資産です。マニュアルの内容によって作り方は変わり、向いているツールも異なるため、作成する方の負担は実は大きいものであると言えます。しかし、マニュアル作成ツール「iTutor」を利用することで、作成時の負荷を最大限削減し、更に分かりやすい内容のマニュアルを簡単に作成できます。皆様も業務の内容を今一度見直しマニュアル作成を行い、業務効率化と生産性向上を目指してみませんか。

当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。