マニュアルは動画で作ろう！動画マニュアル作成のコツとツールを紹介

業務引継ぎを円滑に進めるためには、業務の正しい手順やテクニックなどの技能伝承が大切です。しかし、製造業や、飲食・小売店など実店舗や複数拠点を持つ業種ではOJTでの業務引継ぎが多いです。担当者が変わるとこれまでと同じように業務を進めるのが難しいケースが増えています。円滑に進めるための「伝わる業務マニュアル」とはどのように作成したらいいのでしょうか？そのヒントは文字ばかりの文書ベースのマニュアルではなく、動画を活用することです。現場の状況や流れが理解できる動画マニュアルを作成するためのメリットとデメリットから、作成のコツまで解説していきます。

動画マニュアルを作成するメリット・デメリット

社内の業務の標準化や業務効率化推進のためには、業務マニュアルを整備する必要があります。
しかし、文書マニュアルの場合には、「見てもわからない」「前任者に聞いたほうがはやい」など、そもそも読んでもらえない、、、なんて経験がある方もいらっしゃるかと思います。

特に製造業など工場の業務マニュアルや、飲食・小売店など実店舗や複数拠点を持つサービス業などではシステム上のマニュアルだけではなく、現場業務のマニュアルが必要です。

現場の業務を文字にするのは手間が掛かるうえ、業務のイメージが持ちづらいため、理解度の高いマニュアルを作成するには、作成担当者自身に、それなりの業務スキルがないといけません。そこで、効率よく理解できるマニュアルを作成するのであれば、「動画マニュアル」が最適です。

動画化することで、業務全体の流れと動きが理解できます。さらにテロップや音声を挿入すれば、視覚と聴覚から情報が入るため、文書マニュアルに比べて効率よく手順やポイントを確認できます。

それでは、ここからは動画マニュアルのメリットとデメリットを紹介します。

＜動画マニュアルを作成するメリット＞

1. 直感的に理解できる
   動画では、動きと音声、テロップなど様々な情報を同時に取り込むことができるため、文書マニュアルに比べて、内容を直感的に理解できます。

   人により、情報を理解するのに得意な手段が異なります。「文字を見て覚える事が得意」な人や、「話を聞いて覚える事が得意」な人、「声に出して覚える事が得意」な人に向いています。

   動画マニュアルを作成すると、文字と動き、そして言語の情報を同時に受け手に伝えられます。そのため、情報の理解度のばらつきを防ぎ、効率よく情報を伝えることができます。

2. コスト削減できる
   工場や実店舗などの拠点が多い場合には、従業員の人数も比例して増えていきます。新しい社員や、派遣、アルバイトなどを育成する場合には研修や、OJTでの教育が必要です。

   研修を定期的に実施している企業の場合には、これまで行っていた集合研修を動画化してみてはいかがでしょう。配布資料の印刷にかかる費用や、講師の人件費、会場費などの研修コストを削減できます。

   また、印刷した資料を保管しているケースでも動画化することで、印刷や保管の必要がなくなり、印刷費用や保管場所の費用まで削減が可能です。

3. 教育が標準化できる
   上司に何度も同じ内容を確認するのは気が引ける、教える側も忙しくて細かい注意点の説明をする時間がないといった場合にも、動画マニュアルは便利に活用できます。

   動画は一度作成すれば、繰り返し活用ができるため、熟練者の技術やノウハウをしっかりと継承することができます。

   さらに、文書マニュアルでは伝えるのが難しい情報も、動画にすることで情報を理解しやすくなります。業務イメージの差異や業務の勘違いによるトラブルが発生しづらくなるでしょう。

   工場や実店舗などの拠点が多いケースでも、教育する社員のレベルに左右されずに、社員のスキルを保ったまま教育の標準化を実現できます。

＜動画マニュアルを作成するデメリット＞

1. 作成コストがかかる
   文書マニュアルと比べて、動画の作成には時間がかかります。そのため、社内ではなく社外に外注し作成する手段もあります。

   外注をする場合には、ドキュメントマニュアルの作成と比べて費用が高くなります。作成したい動画マニュアルの本数が多いケースや、業務手順が頻繁に変わる時には高額な作製費用が予想されます。このような時には、社内で動画を内製化できる環境を整備し、コストを抑えて作成を行う必要があります。

2. 作成にスキルが必要
   動画を撮影し、編集作業を行うため、初めて作成をする場合には「難しそう」という苦手意識を持ちやすいです。

   動画編集ソフトは多機能なため、簡単な編集を行う時にも複雑な設定があり、編集ソフト自体の機能を覚えることから始める必要があります。そのため、動画マニュアルの作成まで、なかなかたどり着けないという課題もあります。

   とはいえ、フリーソフトを利用すると、録画した素材の編集を行うことができないなど利用したい編集機能が不足している場合があります。そのため多機能かつ、直感的に利用できるツールの選定が大切です。

3. 情報を詰め込みがち
   業務の細かな手順を動画化しようとすると、伝えたい情報量が多くなり、必然的に動画の時間が長くなります。

   動画が長くなればなるほど、閲覧者の集中力は低下し最後まで動画を見てもらえません。長い動画を1本作成するのではなく、比較的短い動画を複数作成しましょう。

   手順ごとにピンポイントで確認できるよう工夫し作成することで、動画マニュアルを効率的に活用できます。

   また、業務の全体イメージが分かる動画マニュアルと、見たい情報を即座に確認できる目次付きのドキュメントマニュアルなど、業務に合わせて両方のマニュアルを作成できれば理想的です。

いまさら聞けない作成の3つのポイント

動画マニュアルのメリットとデメリットについてご紹介してまいりました。
ここからは「伝わる・理解できる」動画マニュアルの作成ポイントについてご紹介します。

1. 要点を整理する
   まずは、すぐに動画の編集を行うのではなく、作成する動画の要点を明確にする必要があります。伝えたい内容は何か、どのような人に向けて作成するのかを明確にし、それに基づいて動画マニュアルの内容や構成を考えましょう。

   さらに、視聴者が理解しやすいように、シンプルな言葉を使うのも良いでしょう。特に、専門用語や難しい表現は避け、できるだけ分かりやすく説明するように心がけます。

   要点を整理したら、実際に動画作成に入る前に別の担当者に構成を確認してもらうことも大切です。閲覧者が理解しやすいか、不明な点があるかなどを事前に確認し、動画作成後の大幅な内容見直しを防止できます。

2. 短い動画を複数作成する
   動画マニュアルは、文書マニュアルと比べて情報量が増えるため、伝えたい内容が多くなりがちです。しかし、動画の長さが長すぎる場合は、逆に退屈になってしまい最後まで見てもらえないケースがあります。そのため、マニュアルの内容に応じて適切な時間にまとめるようにしましょう。

   ステップや工程ごとに3~5分程度の短い動画を複数用意することで、ピンポイントで必要な情報が取得できる動画マニュアルを作成できます。

   また、タイトルやサムネイルも、動画の内容とリンクさせ、タイトルだけでも内容が理解しやすいものを作成することにより、動画マニュアルの本数が増えてきた時の管理も行いやすくなります。

3. ナレーションとテロップを活用
   動画マニュアルでは、音声と字幕の両方を用意することが望ましいです。閲覧者にとって聞き取りにくい場合や、音声を再生できない環境でも、字幕で動画の内容を漏らさずに理解できます。

   また、動画の動きに合わせて、アニメーションなどを活用し、説明をより分かりやすく表現できます。例えば、音声が再生されるスピードに合わせて、アニメーションを利用してテロップを表示させたり、ポイント部分に画面をズームしたりしてみましょう。そうすれば単調な動画ではなく、必要な部分に動きを付け、関心を引く動画を作成できます。

   以上が、動画マニュアル作成のポイントになります。これらのポイントを踏まえて、より分かりやすく、効果的な動画マニュアルを作成しましょう。

動画マニュアルを作成できるツールがある

「動画編集ソフトを触ってみたものの、なかなか慣れない…」「挫折してしまった…」という方も多いのではないでしょうか。そんな時はぜひマニュアル作成に特化したマニュアル作成ツールを検討してみてください。

動画マニュアル作成ツール「iTutor（アイチューター）は、スマホやカメラで撮影した動画を取り込み、編集を行うことができます。
動画の切り貼りはもちろん、テロップ・図形の挿入はPowerPointに似た感覚で直感的に操作が行えます。そのため、説明書を読んでツールの使い方を一から習得するという必要もほとんどありません。

BGMの追加やナレーション挿入も行えるので、テロップと音声を組み合わせた理解度の高い動画マニュアルを作成できます。

通常の動画作成ソフトとの大きな違いは、動画マニュアルだけでなく、同時に文書マニュアルも作成できることです！

動画編集中には、ステップや工程ごとに分割して編集することができ、分割したタイミングで不要部分の削除も可能です。また、分割したタイミングが自動でサムネイルとなり、文書マニュアルとしても活用できます。

業務の全体イメージが分かる動画マニュアルと、見たい情報を即座に確認できる文書マニュアルのどちらも作成できます。よって、作成工数の削減だけでなく、社内の業務理解度アップ実現もiTutorでかなえられるのです。

まとめ

「マニュアルは動画で作ろう！動画マニュアル作成のコツを紹介」と題しまして、ご説明してまいりました。マニュアルの作成には多くの手間と時間がかかります。そのため、作成が後回しになりがちです。

また、せっかく作成をしても文書マニュアルだと、「文字ばかりで見てもらえない」「理解してもらえない」といった理解度が低下する課題が発生してしまいます。

一方、動画マニュアルの場合には、理解度の高いマニュアルを作成できます。しかし作成面ではハードルが高く、作成がうまく進まないといった課題があります。

そこで、動画マニュアルの作成のコツを改めて理解し、効率よく動画の作成を行っていきましょう。自力で時間をかけたり、高い費用を支払って外注したりするのではなく、手軽に内製化できる専用ツールを利用しながら、理解度の高いマニュアル作成を目指してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。