新入社員と新人教育向けマニュアル作りのコツ テンプレートも紹介
目次
新入社員が入社する際、多くの企業でマニュアルを準備します。企業によっては、礼儀やマナー解説、専門知識までマニュアルの内容は様々です。新入社員向けマニュアルは、新入社員にとって会社や仕事を覚える大事なアイテムです。コツを押さえて分かりやすいマニュアルを作りましょう。本記事では、新入社員と新人教育向けマニュアル作りのコツと、テンプレートをご紹介いたします。
新入社員と新人教育向けマニュアルの心配りと目的とは？
新入社員と新人教育向けマニュアルで様々な心配りをするべきポイントがあります。会社のルールや作業の手順などのマニュアルを作成する際、自分たちが普段慣れている業務や事柄は、記載することを忘れてしまいがちです。抜け漏れが発生しないためにも、ひとつひとつ細かな業務も洗い出して書き起こすようにしましょう。
また新入社員向けマニュアルを作成するときは、特に細かな視点が必要になります。新入社員にとっては社会人としての知識全てが新鮮なものです。社会人として、当たり前だと感じるようなルールやマナーも詳細にマニュアルに記載しましょう。
新入社員向けマニュアルの目的とは、会社の規定やルールを理解してもらい、社会人としての行動規範と法令尊守することです。その上で企業にとって早期戦力化になってもらうことではないでしょうか？
新入社員と新人教育向けマニュアルの心配りや目的にはこのようなポイントがあったのです。では次に新入社員と新人教育向け、マニュアル作りのコツをご紹介いたします。
新入社員と新人教育向けマニュアル作りのコツ
新入社員と新人教育向けのマニュアル作りには、第二新卒や中堅・ベテラン社員とは違う視点で注意すべきポイントがあります。新入社員と新人教育向けマニュアル作りのコツをご紹介いたします。
新入社員はデジタル世代 視覚でわかるマニュアルへ
10代、20代の新入社員は、デジタルにとても慣れている世代です。特に日常の中でも動画に触れる機会が多いため、動画などの視覚的な情報で伝えることでより理解度を高められます。動画でなくても、画像を多く活用することで新入社員にとって分かりやすいマニュアルになります。
また、出力は紙だけでなく、パソコンやスマホでも確認できるように管理しましょう。自宅やふとしたときにすぐに復習できる環境があると学習率もアップします。
すぐに見つけられるマニュアル管理
新入社員向けのマニュアルは様々な情報を伝えなければならないため、情報量が多くなってしまいがちです。何か分からないことがあったときにマニュアルの該当箇所を探そうと思っても、どこにあったかわからないという状況がよく起こります。
そこで、欲しい情報がどこにあるか一目でわかるよう、タイトルや目次などの管理の仕方を工夫しましょう。
例えばマニュアルの表紙に、タイトルだけでなくマニュアルの概要や目次も記載します。パソコン内で格納する場合は、フォルダのタイトルを工夫してどのフォルダを見れば欲しい情報があるのか分かりやすくするなど方法は様々です。探す時間の短縮は業務効率化に大きく貢献します。
マニュアル内でテスト問題を作成
新入社員向けのマニュアルは情報量が多く、頭に入れたつもりでもなかなか定着しないというケースが多くなりがちです。そこで、マニュアル内の情報でテスト問題を作成し、理解度向上のための学習機会を作りましょう。インプットした情報をアウトプットするために人は頭の中で情報を整理します。整理することで理解の向上につながり、スキルや知識として長く定着できます。マニュアル内容でテスト問題を作成すれば、学習率がアップすることが期待できます。
しかし、新入社員と新人教育向けマニュアル作りはなかなか大変です。何か良い方法はないのでしょうか？実は、マニュアル作成ツールのテンプレート活用する方法があるのです。
テンプレートを活用したドキュメントマニュアル作成 3つの手順
マニュアル作成ツール「iTutor（アイチューター）」のテンプレートを活用すれば、ドキュメントマニュアルを簡単に作成できます。そこで「取込」、「編集」、「出力」の3つの手順で、ドキュメントマニュアルが完成するまでのポイントをご紹介していきます。
手順１ 取込
いきなり操作を記録するのではなく、事前に「どういった手順で操作するのか」という設計図を決めておくのが、マニュアル作成の重要なポイントです。設計図がないと記録が完了した後に、マニュアルに必要な操作が記録できておらず、不要な操作を記録してしまい、編集画面から削除するケースがあります。
記録中に操作を間違えてしまった場合は、基本的には記録を止めずにもう一度間違えてしまった操作をやり直すことをおすすめしています。何度も間違えてしまうと編集画面で「どれが正しい手順を操作した」スライドなのか分かりづらくなってしまうので、再度記録をやり直していただく方が編集の手間が省けます。それ以外にも記録する範囲を調整し、必要な情報だけを記録することもわかりやすいマニュアルを作成する上で大切なポイントです。
手順２ 編集
手順２の編集ではマニュアルの形を整えていきます。まずは記録した操作を確認し、マニュアル全体の流れを作っていきます。不要なスライドがあれば削除し、手順を並び替えた方が伝わりやすければ、スライド一覧からスライドの並び順を変更していきます。
マニュアルの流れが決まったら、それぞれのスライドを編集していきます。
- オブジェクトの追加
- テキスト編集
- 説明の追加
など、編集を加えていきます。もし頻繁に使用するオブジェクトがあれば、そのオブジェクトを右クリック→「テンプレートへ追加」を選択すると、オブジェクトテンプレートに登録が可能です。オブジェクトテンプレートに登録すると初期値とは異なる登録したオブジェクトをワンクリックで挿入できるので活用してみて下さい。テンプレート機能はとても便利です。
手順３ 出力
さいごに出力を行い、様々な形式に変換していきます。ドキュメント作成の場合、レイアウトの変更ができるので、ページ数が多いものは１ページに複数枚のスライドを貼り付けてページ数を短縮できます。記録した画像を大きく見せたければ出力を横向きにするなど、マニュアルを閲覧する人をイメージしてレイアウトを考えてみて下さい。また、貼り付ける画像の形式をJPEGに変更し、画質と容量の変更もできるのでお試し下さい。
それ以外にも部署ごとに決まったフォーマットがある場合、用途に合わせて出力しご活用いただけます。
今回ご紹介した手順や流れを意識して、テンプレートを活用して、新入社員と新人教育向けマニュアル作成を行ってみて下さい。
まとめ
「新入社員と新人教育向けマニュアル作りのコツ テンプレートも紹介」と題して、ご紹介してまいりました。新入社員向けマニュアルを作成する際はぜひ、本記事の注意点に気をつけて作成してみてください。
新入社員向けマニュアルを作成する際には、マニュアル作成ツールがあるととても便利です。iTutorは手間のかかる作業を自動化することで、誰でも簡単にマニュアル作成ができます。
特に研修のマニュアルは短期間で多くの情報量をまとめなければいけません。そんな時にはマニュアル作成ツールを活用して業務効率化を目指しましょう。
当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。
