マニュアル作成って難しいの？効果的なマニュアルの作り方と３つのコツ
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効果的なマニュアルは、業務を効率化する上で非常に重要です。では、効果的なマニュアルを作成するためには、どのような手順が必要でしょうか？マニュアル作成は簡単で誰でも作れるように思われがちですが、実際はそうではありません。実際に作成してみると、マニュアルが完成するまでに非常に労力がかかると感じるでしょう。今回は「難しい？」と思われがちなマニュアルの作成の効果的な作り方と3つのコツについてご紹介したいと思います。マニュアル作成に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成は難しくない！簡単に作れる理由とは
業務引継ぎや、自社製品の操作手順書、業務マニュアルなど、様々なマニュアルを作成する機会があると思います。 作成に着手すると、どのように作っていいか、なかなかイメージがわかなかったり、他の業務に追われてマニュアル作成の時間を 確保できなかったりします。
更に、完成したマニュアルが展開されても あまり見てもらえなかったり、操作手順がマニュアルを作成していたときから変化し、その修正を行わなければならなかったりします。 業務内容や操作手順を正確に伝えることは非常に難しいものとなっています。
効果的なマニュアルが共有できていないと、ひとつの業務に対し、人によって手順が異なってしまいます。 各々が独自のマニュアルを作成し、同じ業務でも複数のマニュアルが存在してしま い、「最も効率的な業務手順」がわからなくなってしまいます。
効果的なマニュアルの共有さえできてしまえば、「最も効率化された業務手順」を全体で統一できます。よって新入社員への教育を効率化や、部署異動があっても スムーズに新しい部署での業務に取り掛かれるようになります。
本記事では効果的なマニュアルを作成する3つのコツをご紹介します。ただ漠然とマニュアルを作成するだけでは効果的なマニュアルの作成はできません。 次にご紹介するコツ＝ポイントを意識して、マニュアル作成に取り組みましょう。
いきなりマニュアル作成を始めない
ひとつ目のポイントは「いきなりマニュアルの作成を始めない」です。このポイントが効果的なマニュアル作成において最も重要なものになります。マニュアル作成の前に必ずそのマニュアルの目的を決める必要があります。「誰が」、「どんな目的で」そのマニュアルを閲覧するのかを決めるのです。閲覧する人のレベルや知識に応じて必要な情報が異なるため、事前に明確にしておきましょう。
目的を決めたら、次にその目的が達成できるようマニュアルの構成を組み立てていきます。
全体の流れや、伝えたい内容を整理し、目的に合致した内容になっているかを随時確認しながら構成していきます。新入社員向けのマニュアルであれば、業務を行う意図なども記載すると理解が深まるでしょう。その他にも業務を行う上で間違えやすい箇所や、大切なポイントをリストアップしておき、実際にマニュアルを作成する際にスムーズに作成に着手できるのでおすすめです。
また、伝えたい情報が多すぎて、マニュアルの文量が多くなりすぎてしまう場合は、マニュアルを複数に分割するのもおすすめです。複数マニュアルを作成する場合は、使用するフォントやデザイン等のフォーマットを決めておき、統一感のあるレイアウトなるよう心がけましょう。分かりやすいマニュアルの大切なポイントになります。
マニュアルの目的が実際の使用用途とずれてしまうと、効果的なマニュアルにはならないので、しっかりと準備していきましょう。
わかりやすいマニュアルを意識する
ふたつ目のポイントは、「わかりやすいマニュアルを意識する」例えばその業務を未経験の人でも、作成したマニュアルを確認しながら業務を実施できるくらいがよいです。 わかりやすいマニュアルを作成できるよう工夫していきましょう。
わかりやすいマニュアルの理想は、周りの人に内容を確認しなくても、マニュアルを見るだけで 作業ができ 、業務の理解が高まるもの がです。情報をつめこみすぎて わかりづらいマニュアルになってしまったら意味がありません。
マニュアルは、必要な情報をスムーズに伝えられるよう、見やすく わかりやすくする記載していきましょう。
【わかりやすいマニュアル 意識すべきポイント】
- 見出しや箇条書きを活用
- 図表などを活用
- 文章は長文ではなく短文で記載する
- シンプルなレイアウトを心がける
このような点を意識してマニュアルを作成すると、わかりやすいマニュアルに仕上げられます。
また、 パソコン操作のスクリーンショットなどの画像を活用する場合は注意が必要です。
パソコン 操作の業務マニュアルを作成する際、多くの方が操作画面をスクリーンショットで撮影しています。 そして、WordやExcelなどのフォーマットに貼り付け、そこに注釈をつけて作成しています。
この作業は非常に単純作業の繰り返しになるので集中力が途切れてしまいがちです。
- 必要なスクリーンショットの記録が漏れてしまった
- スクリーンショットを使いすぎてしまい、マニュアルの量が多くなりすぎてしまった
などのミスが発生しやすくなっています。
このようなミスが発生してしまうと修正に時間がかかってしまい、マニュアル完成までにさらなる時間を要してしまいます。 よって、画面のスクリーンショットを活用する場合は、あらかじめどの画像を使用するのかを決めましょう。そして 画像の使用が決めてから、画像を記録してくと良いでしょう。
マニュアルは作成して終わりではない！更新し続ける
マニュアルは作成したら終わりではありません。 実際に使用されているか、効果的かを確認し、必要に応じて修正し続けていく必要があります。マニュアルは、業務の基準となるものであるため、効果的なマニュアルを完成させることは、業務の改善にも繋がります。
「効果的なマニュアルの完成＝業務の基準が完成」という認識を持ってください。効果的なマニュアルが作成できたとしても、それは作成した時点での最適解であり、更に効率的な業務フローが見つかるかもしれません。また、業務自体が変化していく場合もあります。業務フローの改善や変更が生じた場合、マニュアルの内容も修正する必要があります。
実際の操作手順とマニュアルの内容に食い違いがある場合は、マニュアルの信頼性が失われ、業務が混乱してしまいます。定期的な更新や見直しを行い、マニュアルの風化を防ぎ、最大限の業務の効率化を目指しましょう。
近年、SaaS製品をツールえを導入される企業が増えています。SaaS製品やツールは頻繁なUI変更や機能追加があるため、頻繁なマニュアルの更新が必要です。業務を円滑に進めていくためには、マニュアルを最新の状態に保ち続けることが重要です。
まとめ
「マニュアル作成って難しいの？効果的なマニュアルを作る３つのコツ」というタイトルで、解説してまいりました。効果的なマニュアルを作成できれば、様々な場面で業務効率化が実現します。マニュアルの目的を決め、わかりやすい内容のマニュアルを作成し効果的なマニュアルを作り上げましょう。
また、作成したマニュアルは定期的な見直しとアップデートを繰り返し、マニュアルと業務フローを改良改善していきましょう。マニュアル作成業務は、後回しにされがちですが、業務を圧倒的に効率化させるキーポイントになっていると言っても過言ではありません。ぜひ、皆さんもマニュアル作成の大切さを理解し、紹介した３つのポイントを実践してみましょう。
【効果的なマニュアルの作り方 ３つのコツ】
- いきなりマニュアル作成を始めない
- わかりやすいマニュアルを意識する
- マニュアルを定期的に更新する
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