• 2023.03.31
  • マニュアル作成を学ぶ

システム開発の業務効率化と生産性向上を実現する、唯一の方法

DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進からIT化やITツールの導入がどんどん進んでいます。今では既存パーケージを使い自社の業務をシステムに合わせる企業も多いと思います。しかし日本ではまだまだパッケージのシステムを使わず、自社の業務に合うシステムを大手ベンダーに依頼し開発しているケースが多いでしょう。または既存システムをカスタマイズして使うケースもあります。

システムは作って終わりではなく、業務効率化のためにきちんと運用していく必要があります。そこで本記事では、システム運用・操作のマニュアル作成を効率的に作成する方法を解説していきながら、業務効率化と生産性向上を実現するポイントをご紹介していきます。

システム開発にはマニュアル作成が絶対に必要

システム開発は、次のような工程が一般的です。

【システム開発の工程】

  1. 要件定義(要求定義)
  2. 外部設計
  3. 内部設計
  4. プログラミング
  5. 単体テスト
  6. 結合テスト
  7. システムテスト
  8. 運用テスト
  9. システム移行
  10. マニュアル作成
  11. 運用・保守
  12. 運用手順書・マニュアル作成

システム開発の工程はこのような流れになります。そしてシステムの納品時にはマニュアルを納品しなくてはならないので、エンジニアの操作マニュアル作成は避けては通れない作業です。

ところが運用・操作マニュアルの作成は非常に手間がかかり、効率が悪いものです。画面キャプチャーを何度もとって、WordやExcelに貼り付け、解説文を作成していく作業を繰返していきます。とても生産性が高い作業とは言えませんね。しかし操作マニュアルは利用するユーザーには必要なものですので、作成しなければなりません。

近年は『働き方改革』や『リモートワーク』など、私たちを取り巻く労働環境が大きく変化しつつあります。より効率的な働き方が求められる中で、操作マニュアルは作業品質の安定や教育時間の削減などの多くのメリットがあります。

マニュアルの重要性は理解しているけど、以下のことにお悩みではないでしょうか?

  • 「わかりやすい操作マニュアルって、どうやって作ればいいの?」
  • 「操作マニュアルを効率的に作成する方法ってあるの?」

そこで、業務効率化と生産性向上を実現する『操作マニュアルを効率的に作成する方法』についてお伝えしたいと思います。

マニュアル作成はいつも時間と非生産性との闘い

操作マニュアル作成は重要で必要な仕事ですが、あまり評価もされないのが事実です。必ずやらなくてはならない仕事ですが、コピペ・コピペの繰り返しのとても地味な作業です。この作業がエンジニアのモチベーションを下げます。やっかいなのが、操作マニュアル作成はいつも時間と非生産性との闘いということです。

操作マニュアルの作成には、画面のスクリーンショットを撮り、説明を記載するという作業が発生します。開発段階において画面の変更はよくありますので、せっかくマニュアルを作成しても、最後に書き直す部分が増えてしまっては効率が悪いでしょう。

そのため、操作マニュアルはシステムの開発が終わって、一番最後にまとめて作成しなくてはならないのです。システム開発が終了しないと着手できないので、いつも納期に追われています。非生産的で、スクリーンショットを撮り、切ったり張ったりとIT業界とは程遠い単純作業をくり返します。

そして挿入からコメント追加してコメントを書くという、とても地味作業です。次第にエンジニアのモチベーションが下がっていきます。単価の高いエンジニアが何日も何ケ月も時間をさいて作業しているのです。この工数が増えれば、開発費用も増えてしまいます。とても業務効率化ができていて、生産性が高いとは言えませんね。

マニュアル作成の業務効率化と生産性向上を実現する唯一の方法

そんな地味で非生産的な作業から解放されることができるツールがあれば、皆さん使ってみたいと思いませんか?通常1ケ月から2ヶ月かかっていたマニュアル作成の作業がツールの導入により半分以下の期間でできます。そしてマニュアル作成の業務効率化ができ、生産性が向上します。

マニュアル作成が早く終われば、次の開発に早く着手できます。エンジニアが次の開発に早く着手できれば、開発スピードが上がりますので開発コストが抑えることができます。当然、生産性も上がります。

つまり、システム開発の操作マニュアル作成には、マニュアル作成ツールの導入が効果的なのです。
システム開発に大切な操作マニュアル作成の生産性を上げ、システム開発自体の生産性も上げることのできる、マニュアル作成ツールを検討してみませんか?システム開発とマニュアル作成の2つの業務効率化と生産性向上を、きっと実現できます。

まとめ

「システム開発の業務効率化と生産性向上を実現する、唯一の方法」と題して、ご紹介してまいりました。その解決方法はマニュアル作成ツールだったのです。マニュアル作成ツールは画面のスクリーンショットを撮り、貼り付けて、コメントを入力、というエンジニアの単純な作業の繰り返しから解放してくれます。マニュアル作成の作業を劇的に効率化し、生産性向上が実現できます。

マニュアル作成の効率化を図ってくれるツールが、『iTutor(アイチューター)』という製品です。マニュアル作成ツール「iTutor」を使うことで、システムの操作マニュアルを簡単3ステップで作成できます。

操作はとても簡単でこの『iTutor(アイチューター)』とういう製品をインストールして頂き、ソフトを立ち上げます。あとは、伝えたい操作・マニュアル化したいアプリケーション・システムの操作をするだけです。

操作が終わったら、『iTutor(アイチューター)』の終了ボタンを押すと編集画面が立ち上がります。そこにはなんと、吹き出し付きで画面のスクリーンショットが操作毎に撮られています。パワーポイント感覚で編集もでき、ボタン一つでword、Excel、PowerPointに変換ができるのです。

今まで手作業で行っていた画面のスクリーンショットをとって、説明を書く作業が自動化でき、大幅に業務の効率化ができるのです。このようツールがあれば、仕様の変更や新機能の追加などが頻繁にあっても、すぐに効率的に操作マニュアルの作成ができます。このような便利なマニュアル作成ツールを詳しく知ってみませんか?

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