手順書テンプレートの作り方　ポイントを抑えてみよう！

みなさんは手順書作成の落とし穴にはまってしまったことはありませんか？属人化している業務を標準化する上で、手順書の作成は非常に重要になってきます。しかし、いざ手順書を作成しはじめると、わかりやすい内容にまとめることがなかなかできず、手順書作成の落とし穴にはまってしまう方が多くいらっしゃいます。本記事ではそんな手順書作成の落とし穴を回避する方法として、テンプレート作成やフォーマット作成を中心にご紹介したいと思います。手順書作成の落とし穴にはまっている方も、そうでない方もぜひ参考にしてください。

手順書作成時の落とし穴に、はまらないための4つの注意点

手順書作成時にはいくつか注意点があります。その注意点を抑えておかないと、完成した手順書が伝わりづらいものになってしまいます。まずはどういった点に気をつければいいか、いくつか例を挙げてみます。

【手順書作成　4つの注意点】
・手順書を誰が閲覧するかを考えずに作成してしまう
・専門用語ばかり使っている
・視認性を気にしない
・フォーマットが統一されていない

ではこの手順書作成の4つの注意点について順にご説明していきます。

・手順書を誰が閲覧するかを考えずに作成してしまう
手順書を作成する際、誰が閲覧するかを気にせず、ただ漠然と手順書を作成してしまうと、わかりづらい手順書になってしまいがちです。初心者が手順だけ記載されている手順書を閲覧しても、完璧に手順書に記載されていることを理解するのは難しいでしょう。

初心者が、手順が細かく丁寧に記載された手順書を閲覧した場合は、内容が多すぎて重要なポイントを見落としてしまう可能性もあります。つまり、閲覧する相手を想定し、それに合った内容で手順書を作成していく必要があります。初心者かどうか以外にも、年齢層や業務に必要なスキルの有無など、より多くの情報を収集し、想定する必要があります。

・専門用語ばかり使っている
専門的な手順書であっても、専門用語ばかりで書かれていると閲覧者には理解しづらく、読むのが辛くなってしまいます。わかりづらい言葉は、できるだけ簡単な言葉に置き換えて説明したり、専門用語を解説する注釈を作成したりしましょう。また、手順書の本文に長々と専門用語を記載するのを避けましょう。

・視認性を気にしない
手順書に画像が含まれていなかったり、長い文章が多かったりすると、多くの読み手にとっては非常にわかりにくい、伝わりにくい手順書になってしまいます。見やすさを考慮しないまま作成すると、閲覧者が必要な情報を見落としてしまうこともあります。見出しや箇条書きをつけたり、画像データなどを挿入したりして、シンプルな内容で作成することを心がけましょう。

・フォーマットが統一されていない
手順書内のフォーマットがばらばらだと、統一感が損なわれてしまい、非常に読みづらい手順書になってしまいます。見出しや箇条書きのスタイル、フォント、文字の大きさ、画像や表、グラフの配置など、細かい部分にも気を配り、統一感のあるフォーマットでまとめるようにしましょう。

特に、複数人で分担して手順書を作成する際は統一したフォーマットで作成をしないと、人によってレイアウトが異なってしまうことが考えられます。事前に話し合ってフォーマットを決めておく必要があるでしょう。

以上が、手順書作成時の落とし穴の一例です。他にも気をつけるべき注意点はあります。一番大事な注意点は手順書を作成する前に、閲覧する人の立場になって必要な情報を収集し、整理することが大切です。

テンプレートとフォーマットを作成してみよう

前述したポイントを意識することは大切です。手順書の文章を作成したり、画像を作成したりしていると、目の前の作業に集中し過ぎてしまい、内容が本来の目的からずれてしまっても気づかない場合もあるでしょう。

そういった場合は、他の人に校閲を依頼してみましょう。自分で書いた文章は、自分が意図した通りに読み手に伝わっているかどうかわかりづらくなっています。第三者の目で確認することで、改善点を見つけることができます。

それ以外に手順書のテンプレートを作成するのも有効です。
事前に必要な情報を整理し、記しておけば、都度記載した内容が閲覧を想定している相手に合っているのか確認か可能です。それ以外にも、フォントの情報や画像を挿入する位置、手順書の形式などを予め決めておき、枠組みをつくっておくことでわかりやすく、見やすい、統一したフォーマットでの手順書作成が容易になります。

では、手順書テンプレートを作成する際にはどういったポイントに気をつければよいでしょうか。

手順書テンプレート　作り方のポイント

手順書のテンプレート作成で抑えるべきポイントは以下の３つです。

1．目的や対象などの情報を記載できる箇所の作成
手順書の目的を失わないために、手順書の種類や閲覧対象、大まかな手順書の流れなど、手順書を構成する要素を記載しておく箇所をテンプレートの中に組み込みます。WordやExcelで作成する場合は表を、PowerPointで作成する場合は必要な情報のみを記載するスライドを作成すると良いでしょう。

2. スタイルやスライドマスターの活用

WordやExcelでテンプレートを作成する場合はスタイルを活用しましょう。スタイルを活用することでフォント情報は簡単に統一することが可能です。Wordでテンプレートを作成する場合は特に重要になります。見出しや本文にスタイルを設定することで、章立てで手順書を作成する際や、目次を作成するときも非常に簡単に作成が可能です。

それ以外にも、フォーマットが変更になった際はスタイルから一括で変更すれば、迅速に修正でき効率化が可能です。PowerPointで作成する場合はスライドマスターを使用すれば、各スライドに挿入予定のオブジェクトの位置が一切ずれることなく、手順書の作成を実行できます。

フォント以外にも挿入する画像の位置に枠線を設定し、レイアウトが崩れないように工夫するようにしましょう。

3. 用語集や補足の作成
専門用語や一部補足をする場合は本文に記載するのではなく、手順書の最後に記載する場所を設け、一文が長くなってしまうことを避けましょう。専門用語などは、本文の中にハイパーリンクを設定し、クリックするだけで該当の説明箇所にジャンプできるように設定すると、閲覧する際の利便性は向上するはずです。

まとめ

「手順書テンプレートの作り方　ポイントを抑えてみよう！」というタイトルで解説してまいりました。伝わりやすい手順書を作成する上での注意点は以下になります。

・手順書を誰が閲覧するかを意識する
・専門用語ばかり使わない
・視認性に気をつける
・フォーマットが統一されていない

このような注意点をしっかり抑えることで手順書の品質を向上させることに繋がります。

また、手順書作成の質を向上させるだけでなく、作成の時間を短縮させるために、手順書のテンプレートを作成すると良いでしょう。作成する際、抑えるべきポイントは以下の3つです。

・目的や対象などの情報を記載できる箇所の作成
・スタイルやスライドマスターの活用
・用語集や補足の作成

ぜひ、皆さんも手順書テンプレートを作成し、効率よく分かりやすい手順書を作成してみましょう。

当サイトでは、手順書作成や業務手順書づくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わる手順書づくりを目指すためにご活用ください。