マニュアル作りが上手い人になろう！共通点を発見しました
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日々の業務の中で作成しているマニュアル。マニュアルを上手く作れる人に共通しているのが見やすさにあります。時間をたっぷりかけて作り上げたマニュアルでも、実際運用してみるとエラーが多発してマニュアル自体を開かなくなる。そんなことに直面したことはありませんか？そういったエラーを起こさないためにマニュアル作成のポイントを理解し、見やすさとわかりやすさを兼ね備えたマニュアル作成のコツを洗い出します。誰でもマニュアル作成が上手くなり、プロになれる情報をご紹介します。
見やすいマニュアルとは？上手い人の共通点
マニュアル作りが上手い人の共通点とは、マニュアル作成者がユーザー視点で説明できているという点です。マニュアル作成者は業務内容を理解していなければいけません。業務内容を理解できていなければマニュアルを作成することはむずかしくなります。
また、ユーザーが何を知りたいのか、何を求めているのかを理解し、それに合わせた説明を行うことができるかどうかも重要になってきます。どんな所に注意した方が良いのか。エラーが起こりやすい箇所を明確にし、その対策方法もマニュアルの中に織り込んでいくとエラーが起こりにくくなります。
このように作成者側の理解も必要ですが、これからご紹介するポイントは誰にでも共通する「マニュアルを作成するための要素」となっています。では、この5つのポイントについてご紹介していきます。
１．レイアウトがシンプル
ページ上に多くの要素を詰め込みすぎないようにし、余白を適切に取っていると全体的なバランスがとれて見やすいとされます。「見出し」や「箇条書き」などの視覚的な強調を使うことで、情報を整理しやすくなります。
２．わかりやすい説明
言葉遣いはシンプルで分かりやすく、専門用語の利用にも注意しましょう。読み手によって理解できない可能性がある用語の利用は控えるようにするか、注釈をつけるとよいでしょう。
また、同じものを指すときは省略したりせず、常に同じ呼び方で文章を作成します。
３．目次の作成
マニュアル全体を把握できるように目次を作成することで、必要な情報をすぐに見つけられます。ボリュームが多いマニュアルの場合は必要な情報を探しやすくなります。
４．テキストだけで作成しない
画像や表などを使うことで、テキストだけの説明よりイメージを持ちやすくなります。色使いやフォントの選択もあまり多く利用せず。目的ごとに使い分けると全体的にまとまりが出ます。
５．修正
マニュアルが完成したらそこで終わりではなく、実際に運用してみて問題がないか確認しましょう。マニュアルを実際に利用した方に不明点など意見を出してもらい、改善点などを取り入れることで、より精度の高いマニュアルへと仕上がっていきます。
こういったポイントを押さえることにより、作成者の作業もスムーズになり、マニュアルを利用する方にとって分かりやすく、運用しやすいマニュアルの作成が可能になります。
作成者の業務内容の理解も重要ですが、それをしっかりとアウトプットしていくためにはこの5つのポイントに沿って作成していくのが重要となります。
資料作成の基本
前述した「見やすいマニュアル」では、マニュアル作成に必要な5つのポイントについて解説しました。マニュアルを作成する基本以外に、資料作成の基本も理解しておくと更にマニュアル作成がスムーズに行えるようになります。資料作成のポイントもしっかり理解し整理していきましょう。
1．目的を明確にする
誰に何を伝えたいのか、どのような目的があるのかを明確にします。
2．読み手への配慮
読み手の知識レベルや興味関心、背景などを考慮し、適切な内容と表現方法を選択します。
３．レイアウトをととのえる
見やすいレイアウトを考え文字のバランスをとります。必要であれば図表やグラフを利用します。
４．読みやすい文章で作成する
簡潔で分かりやすい文章になるように、適切な言葉遣いや表現方法を選択し、文章が長くなりすぎないように注意します。
５．見直しを行う
最後には、誤字や脱字、表現の誤りなどを見直し、修正します。
資料作成における基本のポイントなので、普段からできていると思いがちですが、改めて確認していくと案外できていないこともあります。基本を押さえた上で工夫していくとアレンジを加えても失敗しなくなります。マニュアルが完成したら資料作成の基本からも離れていないか確認するとより精度があがります。
完成してから全体を見直すのではなく、項目ごとや、ページごとなどで作成のルールから外れてしまっていないか確認しましょう。そうすることでより効率よく作業を進めていくことができます。
マニュアルの形式について考えよう
ここまでマニュアルを作成するためのポイントにつてご紹介させていただきましたが、最後の章ではマニュアルの形式についてご紹介させていただきます。そもそもマニュアルの形式とは何なのか。今回は例を3つ挙げてご紹介していきます。
１．テキスト形式のマニュアル
テキスト形式のマニュアルは、紙媒体やPDF形式のファイルで作成されることが多いです。内容を読んで、手順や方法を理解することができます。テキストだけではイメージが持ちづらいというデメリットがあるため、表や画像を加えて、より分かりやすく作成していきます。
パソコンで作業する業務の操作手順書や、紙媒体で閲覧する環境下で利用する場合このテキスト形式のマニュアルが適しています。
２．ビデオ形式のマニュアル
ビデオ形式のマニュアルは、動画で手順や方法を説明するものです。実際の操作動画を利用しナレ―ションやテロップを挿入して作成することで、より分かりやすく情報量の多いマニュアルとして作成します。
作業そのものを覚えてほしい場合や、音や動きを見てほしい場合には動画マニュアルが適しています。
３．学習形式のマニュアル
学習形式のマニュアルは、e-ラーニングとして親しまれていますが、ユーザーが実際に手を動かして学ぶことができるものです。問題形式で自身で学習することを目的として作成していきます。
内容の理解度を測りたい場合や、教育を同時に行いたい場合に効果的な形式となります。
このように3種類の形式の中から最も効果的に業務内容を理解、運用できる形式を選択することがマニュアルを作成する上で非常に重要になっていきます。 作成したマニュアルが本当にテキスト形式のマニュアルでよいのかなど、もう一度考えなおすの作業もマニュアル作りには必要です。
作成する形式を変更するだけで何倍も効果を発揮できるかもしれません。これを機会に見直してみてはいかがでしょうか。新たな発見があるかもしれません。
まとめ
「マニュアル作りが上手い人になろう！共通点を発見しました」と題しまして、ご説明してまいりました。マニュアル作りの5つのポイントと資料作成の基本をしっかり押さえ、どんな形式で作成するのか考えてみましょう。それをクリアできれば誰でも効果的なマニュアルを作成することができるはずです。
スムーズにマニュアル作成ができるようになれば、修正や改変などブラッシュアップもできますので、更に精度が高いマニュアルに仕上げていくことが可能になります。
マニュアル作成はマニュアルを作ることが目的ではなく、業務を円滑に回し、業務効率を上げていくことに真の意味があります。本記事を参考にしていただき、皆様の業務効率アップにお役立ていただけると幸いです。
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