読んだらわかる！わかりやすい業務マニュアルのポイントとは？

業務マニュアルと聞いたら、さてみなさんはどんなマニュアルをイメージするでしょうか？　
まずは身近な所で自分の関わる業務のマニュアルをイメージするのではないでしょうか？　
しかし、「そのマニュアル自体が無いんだよ！」と業務マニュアルを作成する必要を感じてこのブログをお読みになっている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

かといって同業種の会社にマニュアルを見せてもらえる訳はないですし、コンテンツのフォーマット（ドキュメントや動画）の違いや会社の独自ルールもあって、まったく同じ内容のものなどありません。業務マニュアルはそれぞれの会社で作るしかありません。

そこで、誰が読んでもわかりやすい理想の業務マニュアルにするためのいくつかのポイントをご紹介します。またパソコンを使った業務アプリの操作手順マニュアルなら、ドキュメントも動画マニュアルも効率よく作成出来る方法も併せてご紹介します。ぜひ、最後までお読みくださいね。

業務マニュアルって誰のもの？

そもそも業務マニュアルとは、誰のためにあるのでしょう？答えは簡単です。業務手順をしっかり理解出来ていない人に向けたものですよね。

業務マニュアルに限らず、良いマニュアルを作るコツは閲覧する方のイメージを持って作成にあたるということです。新入社員や派遣・パート・アルバイトなど、中にはITスキルがまったく高いとは言えない人向けに専門用語ばかりのマニュアルを作ったらどうでしょう。一番必要なのはイメージする「配慮」と言えます。

例えばその業務におこなうに情報量は適切か、専門的な用語を避けているか、簡潔に表現しているか、同じ意味の単語を別の単語で書き換えていないか、などが配慮です。こういった気配りがマニュアルに込められているかどうかで伝わりやすさが大きく変わってきます。

わかりにくい業務マニュアルを反面教師にしよう

それではどんな風に作るとわかりにくいマニュアルになるのでしょうか。わかりやすいマニュアルを目指すには、逆に【わかりにくい業務マニュアル】を反面教師にしたら、より良い業務マニュアルになるのではないでしょうか。失敗例を参考にわかりやすい業務マニュアル作りに生かしましょう。

質より量の業務マニュアル

あらゆる情報を詰め込んだ分厚いマニュアルは「読みたくない業務マニュアル」の代表格です。この敬遠されがちな業務マニュアルになってしまうのは、質より情報量を優先したからです。業務を理解しようとする人への配慮が欠けたら、わかりにくいマニュアルになるのは当然の結果ですよね。

目次・章立てなどは勿論、習熟レベルによってしっかり理解できる様な配慮を加えましょう。このような内容まで落とし込めていなければ、わかりにくいマニュアルからの脱却は出来ません。

また情報量が多ければ更新・改定も頻繁に行なう必要が出てきます。思いつく情報をすべて記載するのではなく、誰のためのマニュアル作りであるかを意識することが重要です。要点を整理し簡潔に作成することを心掛けましょう。

習熟度が高い方ほど忘れがちな「配慮」

業務マニュアルは業務に習熟した人が作成にあたることが望ましいのです。しかし、中には「この位はわかっているだろう」という油断がマニュアルをわかりにくいものにしてしまいます。作成者が当たり前と感じている内容も、業務手順の一部なら初心者にもしっかり伝わるように書いてください。実はそこでつまずいてしまうことも案外多いのです。

業務を熟知した方がマニュアルを作成すると、無意識に配慮に欠けた内容になってしまう場合があります。誰が読んでもわかる内容になっているか？を意識して作って行きましょう。書き終えた後、誰が読んでも理解できる書き方になっているか？文章を客観的な目でしっかり見直しすることが伝わるマニュアルのコツです。

経験の浅い方が作る業務マニュアルって意外に多い

意外に多いのが、上司命令で比較的経験の浅い方が作るケースです。適切に業務を行う為にマニュアルは必要ですが、そのマニュアル作成は評価されにくい業務と言えるでしょう。

経験が浅い人は、使う人をイメージする余裕も少なくなりがちです。マニュアル作成を始める前に対象業務の範囲、記載項目を予め洗い出し、業務に必要な情報以外はなるべく避けるべきです。完成の骨格をイメージしながら進めていければ、過不足のないマニュアルが作りやすいでしょう。また最後には必ず習熟された方に読んでもらい改善すべき箇所がないか意見を貰いましょう。

表現する言葉・単語が統一されていない。

マニュアルの仕上げ段階で、記載ミス以外に、同じ意味を他の言葉で書き換えていないか校正するとよいです。装置・システム・機器とか企業や会社などの単語を、混在させていないか確認しましょう。その様な記載が残っていれば、しっかり校正がされていない証拠です。出来上がればよいという感覚を捨てれば、細部に拘った配慮のある業務マニュアルを作ることが出来ます。

更新する事を意識していない業務マニュアル

一度マニュアルが完成したら、以降はタイムリーな更新修正が必要です。理由は、更新作業を放置したら、実際の業務とは異なる意味のない書類となってしまうからです。

そのためには業務に必要な情報以外はなるべく記載をしないようにします。対象業務の範囲を明確にして完成の骨格をまずイメージし、肉付けしながら進めていければ良いでしょう。

選択したコンテンツや作成するツールが適切でない

パソコンの操作手順自体はシンプルで曖昧さが少なくドキュメントへの出力は向いています。しかし、技能伝承の様な現場の業務をドキュメントで伝えるのは容易ではありません。

例えばたい焼き屋のアルバイトさん向けに、たい焼きの焼き方のコツの手順をドキュメントで作成するとどうでしょう。

小麦粉を水で溶いた生地をどの位のスピードでまぜるのか？
生地はどの位の量をどの位流し込めばよいのか？
焼け具合はどの位が適切か？などの各工程をドキュメントだけで伝えるには情報量が足りません。

そんな時は動画による業務マニュアルの活用がおすすめです。情報量の多い動画マニュアルに興味を持ち取り入れる企業が増加しています。ですが動画マニュアルを作成するにはツールの習熟が必要ですし、そもそも本来の業務の片手間に簡単にできるものではありませんよね。

動画の業務マニュアルを作成する時には、マニュアル作成に特化したツールを検討してみたらいかがでしょうか？ 例えばマニュアル作成ツールiTutor(アイチューター)には、次のような便利な機能があります。

パソコン操作手順を1度行うだけで、マウスクリックやEnterキーの入力など何かを決定したタイミングで画面を自動でキャプチャーし、編集画面に取り込みます。更にキャプチャーした画像の上の吹き出し内に、操作した内容が文字に自動出力されます。ドキュメントならExcel、Word、Power Point、PDFの中から好きなフォーマットに出力できます。

また動画マニュアルも合わせて完成しており、ボタン一つでmp4に出力できちゃいます。更になんと動画の編集機能も備わっており、携帯やビデオカメラで撮影した現場の作業動画をPower Pointライクな編集画面で簡単に編集できるのです。

このマニュアル作成ツールで作られたたい焼き屋さんの動画マニュアルがありますので、ぜひ参考にしてください。他のマニュアル作成ツールと比べ特筆すべきは、動画の部分削除や他動画との結合など、動画編集に必要な機能が全て備わっている点です。普段、他の業務を持つ方が、サクッと効率よく業務マニュアルを作成するのに適したツールと言えるでしょう。

【たい焼き屋の動画マニュアル】

まとめ

さて「読んだらわかる。わかりやすい業務マニュアルのポイントとは？」と題しまして、
わかりにくいマニュアルを反面教師とし、業務マニュアルの作り方のポイントをお伝えしてきました。本記事が、これから業務マニュアルを作成する皆様へのヒントになったら幸いです。

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