業務マニュアル作成にテンプレートはあった方がいいですよ！その理由をご紹介
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新入社員の教育や、異動に伴う業務引継ぎ、新システムやサービスを導入した際の使い方の共有など、日々の業務をスムーズに遂行するために企業において業務マニュアルの存在は欠かせません。しかし、いざ業務マニュアルを作成しようとすると、何から初めれば良いかわからない、なんとなくイメージはあるものの、どんなマニュアルにしたら良いかわからないと頭を抱えてしまうなんてことも多いのではないでしょうか。
また、せっかく苦労して作ったマニュアルが誰にも見てもらえず、気がついたら使われなくなってしまっていたなんてこともあるかもしれません。社内で活用されるわかりやすいマニュアルを作成するにはどうすれば良いのでしょうか。ポイントを押さえるだけで、実は誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作ることができるのです。そこで本記事では、テンプレートを使い、業務マニュアルを効率よく作成し、社内で活用していくためのポイントを解説していきます。
業務マニュアル作成に活用できるテンプレートとは？
業務マニュアルとは、業務の手順やシステム入力の操作方法など、その業務の標準となる手順をまとめたものです。業務マニュアルを見れば誰でも同じように操作ができ、業務の標準化を図るためには欠かせない存在です。
しかし、マニュアル作成は本来の業務とは別にプラスして行わなければならないため、作り手の負担になってしまうケースが多く見られます。「面倒だな」「難しそう」「作る時間がない」などネガティブなイメージを抱いてしまい、ストレスに感じている方もいるのではないでしょうか。
そこで、おすすめしたいのがテンプレートの活用です。テンプレートには、書式やフォーマットなどがあらかじめ設定されています。デザインも統一されているので、テンプレートにそって作成をしていけば、毎回頭を悩ませることなく、短時間でマニュアル作成ができます。
誰にでも伝わるマニュアル作りの第一歩として、テンプレートを上手に活用してみましょう。
業務マニュアルの作成にテンプレートを活用するメリット
業務マニュアルの作成にテンプレートを活用することは、様々なメリットがあります。まず始めにテンプレートを活用するメリットを4つご紹介します。
- 作り出しに毎回悩まない
1番の課題とも言えるのがマニュアルの作り出し。さぁマニュアルを作ろう！と気合を入れてみたものの、ゼロから作成をしようとすると、デザインやフォーマットなどに悩んでしまい何から初めて良いかわからずストップしてしまうなんてことも・・。テンプレートを活用することで、毎回デザインを考える必要がなくなるため、作り出しに悩む必要がなくなります。
- 作成時間を短縮できる
画像をキャプチャして、手順を書き出して、WordやExcelに落とし込んでいくという単純に見える作業も、構成を考えながら作成していくのは一苦労です。テンプレートを活用すれば型にはめ込んでいくことで、どこに画像を貼付けて、どこに説明を記載するか、決まったカタチで作成が可能です。表紙や目次もテンプレートを用意しておけば、毎回悩む必要がなくなります。よって、作成時間の大幅な短縮につながります。
- 誰が作っても同じ品質でわかりやすいマニュアルが作成できる
作り手によってマニュアルの見栄えがバラバラで統一されていないと、マニュアルを利用するユーザーは混乱してしまいます。テンプレートでフォントや画像の配置など統一されたフォーマットを作成すれば、誰が作っても同じ品質で、ユーザーにとってわかりやすいマニュアルを提供できます。見栄えが統一されているだけで、質の高いマニュアルになり活用度も大きく変わってくるのです。
- 手順の抜け漏れを防げる
ゼロからマニュアルを作成していくと、無意識のうちに必要な手順の記載が抜け漏れてしまうことも・・。手順をよく理解している作り手にとっては重要な項目でなくても、読み手にとっては1つの手順が抜け漏れているだけで、全体を理解できなくなってしまう場合もあります。テンプレートに必要となる項目を設定しておくことで、項目に従って抜け漏れのないマニュアルが作成できます。
活用できる業務マニュアルテンプレート
では、実際に活用できるテンプレートとはどのようなものなのでしょうか。テンプレートを活用するメリットは理解できたとはいえ、どんな内容にしたら良いのかわからないと悩んでしまいますね。
活用できるテンプレートについて、４つのポイントをご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。
- 業務に適したテンプレートを用意する
テンプレートを用意することで、書式やフォントの種類、サイズなど基本的なデザインから、重要項目の設定など、マニュアルの基礎となるかたちが決まります。1つかたちを決めてしまえば、あとはテンプレートにそって業務手順を落とし込んでいくだけなので、デザインやレイアウトに毎回悩む必要がなくなります。テンプレートはワードやエクセル、パワーポイントなどでオリジナルに作成することもできます。最近ではインターネット上にさまざまな種類の無料テンプレートもたくさん公開されています。業務に適したテンプレートを作成しましょう。
- ユーザー目線でわかりやすい構成に
テンプレートを用意する際には、マニュアルを利用するユーザー視点で、わかりやすい構成になっているか確認することも重要です。マニュアルの作り手は業務をよく理解していたり、手順に慣れていたりする方がほとんどだと思います。しかし、実際にマニュアルを使う方は、手順や業務がわからないからマニュアルを必要としているのです。業務を知らない人が見て一目でわかりやすい構成になっているか、必要な情報が抜け漏れなく記載されているかなど、マニュアルの管理者はユーザー目線であらためて見直してみると良いでしょう。
- テキストだけのマニュアルにしない
専門用語や難しい言葉が並んだテキストだけのマニュアルは、ポイントが一目でわかりづらく、理解するのに時間がかかってしまいます。また、難しくて読んでもらえずに、いつの間にかマニュアルが使われなくなってしまうなんてこともあるかもしれません。操作画面のキャプチャ画像や動画、図表などが挿入されていると視覚的に理解でき、ユーザーの理解度もアップします。テキストだけのマニュアルにならない構成を意識しましょう。
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シンプルで統一されたデザインにする
業務マニュアルは正しい情報を正確に伝えるためのものです。過度な装飾や派手な色づかいは業務マニュアルには不向きと言えるでしょう。情報の邪魔にならないシンプルなデザインにすれば、わかりやすいマニュアルを作ることができます。強調したい箇所は色を変えたり、文字の大きさを変えたりすることも効果的です。統一感のある色づかいやフォントサイズなどでまとめると良いでしょう。
業務マニュアル作成にテンプレートを活用することで期待できる効果
業務マニュアルの作成にテンプレートを活用すれば、作成にかかる負担を削減し、理解しやすいマニュアルを作成できることがわかりました。実は、業務マニュアルの作成にテンプレートを活用すれば、マニュアル作成時の負担削減だけでなく、マニュアルの運用後にも様々な効果が期待できるのです。
では、どのような効果が期待できるのか、みていきましょう。
- 業務の標準化を実現
業務や手順が複雑になるにつれて、人によって独自の手順やルールが存在し、業務が属人化してしまうということはないでしょうか。テンプレートを活用し、基準となる統一されたマニュアルを作成すれば、マニュアルに沿って誰でも同じ手順で業務を行えるようになります。その結果、人によるバラつきがなくなり業務の標準化が実現されるのです。業務が属人化してしまうのは、統一されたマニュアルがないことも原因の一つと言えるでしょう。
- 問い合わせ対応の削減
たとえば社内全体で新しいシステムやツールを導入した際など、使い方に関する問い合わせが多くなることが想定されます。同じ内容の問い合わせに毎回対応をしていては、時間も手間もかかってしまい、本来の仕事に手が回らなくなってしまいますね。システムの機能や操作手順ごとにマニュアルを作成し、わからない場合はマニュアルを見てもらうようなフローに改善することで、問い合わせ対応の削減につながります。
- 社員教育の効率化
新入社員が入社するたびにOJTを実施しているというケースも多いと思います。もちろん一通りの流れを個別に説明する必要はありますが、一人で対応ができるようになるまで毎回付きっきりで説明をしていては効率的な教育とは言えません。業務手順を全てマニュアル化することで、ある程度理解ができたらマニュアルを見ながら個別に復習・確認ができます。急なテレワークや遠隔での対応も、マニュアルが整備されていれば、焦る必要がなくなります。細かな手順やどうしてもわからない点だけ再度確認をすることで、社員教育にかかる工数も大幅に削減できるようになります。
まとめ
「業務マニュアルのテンプレートはあった方がいいですよ その理由をご紹介」と題しまして、ご説明してまいりました。業務マニュアルは、業務の標準化に欠かせない重要な存在ですが、作成には手間と時間がかかります。効率的にマニュアル作成を行うために、テンプレートを上手に活用してみてください。
マニュアルは作って終わりではありません。しっかりと活用されるマニュアルを作成し、業務の標準化、品質の向上を目指していきたいですね。当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。
