コロナウィルスの蔓延をきっかけに働く場所にとらわれないリモートワーク制度を導入する企業が増えました。そんな中、紙に出力し変更があれば手書きのコメント追記で済ませるなど、場当たり的に運用しているマニュアルが会社の中にありませんか？

在宅勤務など働き方が変化しても、相変わらずの紙媒体に出力されたマニュアル運用では、いざというとき手順の確認が出来ないということを体験された方もいらっしゃるのではないでしょうか？作り直すのはたいへんだからとスキャンして対処・・と、場当たり的な運用していませんか？更新の度に修正や手書きが繰り返されたらどんどんわかりにくいマニュアルになっていきます。わかりにくいマニュアルは、生産性低下やミスを引き起こしますし、そもそも自分が使う側だったらそんなマニュアルは絶対使いたくないですよね。

そんな負の連鎖を断ち切り、わかりやすいマニュアルを作りませんか？そんな決意をして頂くために、Microsoft　Office製品の中から、表計算ソフトエクセル（Excel）でマニュアルを作るおすすめの理由、作成する際のポイントをお伝えします。本記事では作成時だけでなく、更新の際にも頑張らない人になるためのポイントもご説明していくので参考にしてください。

エクセルを使ったマニュアル作成から、マニュアル作成ツールを2,200社以上ご導入いただいている実績があります。実際に現場でサポートした経験を踏まえ、大きく改善できたマニュアル作成のポイントも交えてご解説いたします。（2010年4月1日から2024年3月31日まで実施したサポートチームのレクチャーや改善提案の体験を参考）

マニュアル作成はエクセルが圧倒的に多いその理由

・誰もが使えるソフトの中で利用頻度No1

Microsoft Officeは複数のアプリケーションを１つにまとめパッケージ化した業務用途に向いた製品です。2023年には、新たにMicrosoft 365のAIアシスト機能である、Microsoft 365 Copilot（マイクロソフト 365 コパイロット）のリリースが発表され注目を集めています。エクセルの他にも文書作成ソフトのWordやプレゼンテーション用途のPowerPointなど優れたソフトが含まれています。しかし、その中でもエクセルの利用頻度はNo1であり、深く浸透しているソフトです。

よって、マニュアルを他部署や関連会社へ共有することになっても読めないという事態には、まずなりません。これほど組織に浸透しているソフトなので新たに導入する費用の心配もないですし、利用する側も学習しなくてはならない時間や費用が発生しません。即使えるソフトですから、作成側も閲覧側にも無難であり問題が発生しにくい選択となります。

・ページの概念がない
Microsoft Officeの中に含まれるWordは、対外文書や社内通達時に紙で印刷して使う際に、よく活用されているソフトです。またPowerPointはプレゼンテーション向けの資料を作成することを主目的として開発されたソフトですので、テンプレートやさまざまな装飾機能が用意されています。見栄えの良いマニュアルを作成するには最適ですよね。

ですが、あえてエクセルでのマニュアル作成をお勧めする理由とはなんでしょうか。

その理由はエクセルにはWordやPowerPointと違って、そもそも［ページという概念が無い］という点です。WordやPowerPointなどページの概念があるソフトを使って図や文書変更の追加削除を行った場合、どうしてもレイアウトが崩れてしまい毎回微調整が必要となってきます。ページの概念が無いエクセルなら文章や図の入力・追加・削除の編集を行っても、印刷を前提としなければ、ページレイアウトのズレ自体が発生しないのです。

裏を返せば紙への出力にあまり向いていないエクセルをあえて選択し、データのみで扱うという選択になります。マニュアル運用を社内データで徹底していけば、旧来のマニュアルフォーマットでの作成運用が減り、結果的にＤＸを推進効果も期待できます。もう旧来の紙マニュアルには戻させないぞ！という強い意志を持って、マニュアル作成を進めていきましょう。

作成後に思わぬ苦労を背負わないためのポイント　Office365のマニュアル作成例

エクセルでのマニュアル作成をお奨めしたいポイントをお伝えしてきました。しかし、マニュアルを作り始める前に、お伝えしたいポイントがあります。これを見逃したままマニュアルを作成してしまうと、予期していなかった思わぬ苦労を背負ってしまう事になりかねません。せっかく決意してマニュアルを作っても余計な苦労が増えてしまい、へとへとに・・。そんなことが起こらないように注意してもらいたいポイントを次にご紹介します。

・印刷が必須なマニュアルは向かない
エクセルにはページの概念がありません。印刷して使う事が避けられない場合、どうしても画像や文字のレイアウトが起きるので見栄えが悪く、かつわかりにくい残念なマニュアルになってしまいます。わかりやすくするには、印刷範囲の設定やレイアウトの変更などを細かく調整しなければならず、作成者にとって大きな負担が継続します。印刷が必須でかつ頻繁に更新するようなマニュアルを作る場合にはあまりお奨め出来ません。エクセルでのマニュアル作成には、印刷せずドキュメントのデータとして今後運用することが出来るかをこと前に確認、根回ししましょう。

・マニュアルの共有方法を改める
マニュアルを共有する際、個別にメール添付など非効率な運用をしていませんか？その運用は、常に最新のマニュアルを確認できるかどうかは、利用者側の管理に委ねられます。結果、マニュアルが埋もれてしまい最新版を探すことになりますとマニュアル利用者からの個別の問い合わせ対応など無駄な負担が生まれてきます。

またイントラにデータをアップして運用している場合でも、忘れがちなのは古いマニュアル放置の徹底です。いつでもマニュアル最新版を確認出来るようにしなくてはなりません。

マニュアルを更新したら、古いマニュアルの削除や別フォルダに移動し、新しいマニュアルが誰でもすぐに判断できるようにしましょう。Office365のSharePointを使える環境なら、マニュアルの管理や検索も容易です。SharePointをお使いでない企業なら、ネットワーク上にあるデータが、あたかもローカルフォルダにファイルを開く感覚で使えるオンラインストレージMicrosoft OneDriveなどを活用することもオススメします。（OneDrive無料版は容量制限ありますが、保存できる容量も安価に増量可能）

・Office365のマニュアルは事前に作っておこう
Office365は導入企業が増えているため、誰でもかんたんに使うことができると思っていたら、システム部門の操作問合せが殺到・・というケースは少なくありません。理由はOffice365をセットアップするための知識が必要であったり、多くの便利な機能が実装されていたりするからです。新たにリリースされるMicrosoft 365 Copilotの導入を検討されている場合も、マニュアル作成ツールを利用し、Office365の設定マニュアルや操作マニュアルを事前に準備しておきましょう。

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エクセルで頑張らない人は良いことだらけ！

エクセルでマニュアル作成する際のメリットと注意してもらいたいポイントをお伝えしてきました。しかし、マニュアルの刷新は作成する側にとって大変な作業です。しかも更新作業は作った人にずっと付いて回りがちです。マニュアル作成が本来の業務でない方にとっては、大変な作業なのに評価されづらい仕事の代表格みたいなものですよね。結果、業務後に作成する羽目になり、さらなる残業として上乗せされるケースもあります。そんな状況が続けば、疲弊して更新作業がおぼつかなくなり、結局元の状態に戻ります。こんなことだけは絶対に避けなくてはいけません。

マニュアル作成を成功させるには、タイムリーに更新し続けられる状態に自分を置けるかどうかに尽きます。

そのためには頑張りすぎないことです。頑張らずにマニュアルが作成できる人になることが、実はとても重要なのです。

頑張らずにいつでも最新のわかりやすいマニュアルが作れたら、その業務に関わる人全てが余裕をもって仕事が出来るようになります。それは結果、会社全体の業務効率アップにも繋がりますし、効率が上がれば業績も上がり、無駄な残業が減ってきます。定時で上がって飲みに行くなんてことも夢じゃないかもしれませんね。

そんな夢を叶えてくれる（かもしれない）頑張らなくてもサクサク簡単にマニュアルの作成・更新が出来る方法があります。それはマニュアルの作成を手伝ってくれる専用のツールを使うことです。ツールによりマニュアルに割く時間を最小限に出来ます。

例えばマニュアル作成ツールiTutor(アイチューター)を活用してPC操作手順のマニュアルを作成するとこんな凄いメリットがあります。

マニュアル作成ツール

iTutorはＰＣ操作手順の操作を、決定したタイミングで自動で画面画像を取り込んでくれます。取り込まれた操作画像の上には、吹き出しが勝手に生成され、操作した内容も自動で文字に変換されます。後はボタン一つでエクセルに出力されるので即マニュアルが完成します。

エクセルの他にWord、Power Point、PDFなど複数のドキュメントフォーマットに出力でき、実は動画マニュアルもついでに作られています。働く場所にちらわれない新たな働き方にも対応でき、データマニュアルが手間なく作れるサービスです。

企業内でライセンスの共有が出来るため、全社的なマニュアル整備が期待できます。料金プランは買切型と月額使用料を支払うサブスクリプションサービスの2種類があります。無料のトライアルプログラムがあるので、マニュアル作成に猫の手も借りたいような人は、どのくらい手間が省けるのか試せます。頑張らない人になるためにはこのようなツールの検討も不可欠ですね。

まとめ

「マニュアル作成をエクセル（Excel）で頑張る人、頑張らない人の違いとは？手順も解説」と題して、ご紹介してまいりました。エクセルでマニュアルを作成する上で、参考にしてほしいポイントや情報をいくつかお伝えしました。マニュアル刷新を成功させる鍵は、実は頑張らずにマニュアルが作成できる人になることが最も重要ということがお伝えしたかった点です。

そして完成後はいかに確実に更新していけるかが大切になります。先に述べたポイントを参考にして頂き、業務に関わる皆さんのために、マニュアルをサクサク作れる頑張らない人を目指しましょう。

当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。