• 2023.03.31
  • 生産性向上

生産性向上を実現するための3つの方法 成功事例もご紹介

人材のリソース不足、働き方の多様性などここ数年で仕事に対する考え方やあり方はがらりと変ってきています。そのため限られた人材でどこまで生産性を上げられるのか個人、会社全体での業務の見直しが頻繁に行われています。自身のまわりでもそんなことを感じる機会は多いのではないでしょうか。
そこで、今回は生産性を向上させるための取り組み、具体的なツールの活用や、成功事例をご紹介していきます。生産性の向上もステップに分けて取り組めば、必ず効果を出していけます。生産性向上を実現する3つのポイントについて解説していきます。

生産性向上のための3つの方法

「生産性の向上」それは常に教務を進めていくうえで、組織につきまとう課題です。作業効率を上げ、手間を省き、より短時間で成果を上げていく為に日本中の企業が様々なツールを導入し、情報を収集し活用していることかと思います。世の中に作業効率を上げる為のツールや情報は溢れかえっています。その中から必要な情報をふるいにかけていくのも苦労することでしょう。

そんな苦労を乗り越えて新しいツールを導入したとしても、現場からの意見は「今までのやり方の方が効率的だった」「逆に業務が増えた」「作業は楽になったがコストが掛かりすぎる」と、良い報告だけではないこともまた多いのではないでしょうか。

そんなギャップを埋めるべく、生産性向上の3つのポイントを明確にして、生産性向上に取り組む方法について考えていきたいと思います。

【生産性向上のポイント】
1.無駄な業務の洗い出し
  担当者が業務の重要性を理解できていない場合エラーの原因にも繋がります。
  現場目線の「無駄」にもしっかり向き合いましょう。
  エラーの減少が生産性向上への一番の近道です。

2.テクノロジーの活用
  「こうできたらいいのに」を実現できるツールを活用しましょう。
  負担が掛かっている業務には不満がうまれてきます。担当者の不満を解消する
  ことも、生産性向上を任されている担当者の重要な行動です。

3.業務の見える化
  客観的に業務を見直しましょう。人は慣れてしまうと疑問を抱かず業務を進めてしまうことがあります。
  1つの業務の流れをそのまま見える化し、第3者の意見を参考にすれば、
  新たな改善案がうまれてくることもあります。

このような3つのポイントはそれぞれ違った視点のように思えますが、根本は全て同じことです。
では次に、生産性向上の最も難しい課題を深堀していきます。

成功のカギは課題を明確にすること

生産性向上において最も重要なことは「課題を明確にする」ことです。

エラーが起こる、負担に感じる、面倒くさい、やらなくても問題はないんじゃないか・・・これらは全て改善すべき課題です。また、必要な業務であっても担当者が必要性を見いだせていない場合は課題となってしまいます。

「改善すべき課題」なのか「必要性を理解する業務」なのか明確に分類してきましょう。改善すべき課題が明確になったところで、ツールの選択というステップに進んでいきましょう。

生産性向上の成功事例

成功事例1.コールセンターでの生産性向上に向けたプロジェクト

事業拡大に向け大幅なコールセンターの増員を行ったA社の事例です。A社は、教育に割けるリソースが限られていました。毎日時間をかけて勉強会を開催しても終わりが見えないうえに、何度も同じ説明を繰返し行わないといけないため、教育者の負担が増していきました。

業務が属人化しているので、教育担当者が体調を崩したりしてしまえば、スケジュールも遅れてしまうという状況に陥りました。担当者はオンラインでのセミナーの開催なども考えました。しかし、リアルタイムで開催することでは根本的な課題の解決には至らないと判断し、「研修の動画化」へとシフトしました。

担当者は通常の業務を行いつつスキマ時間を利用し、手軽に研修動画を作成できるツールを導入し活用しました。そうして作成した動画はトータルで100本を超え、充実した研修を実現できました。担当者の負担が減っただけではなく、この「動画」は形として残せるので業務の引継ぎや、情報共有としても非常に効果的でした。
更に教育を受ける側からも好評で、自分の業務に合わせて好きな時間に好きな場所から研修を受けるとこができ効率的でした。

このように1つの課題の解決が複数の場所で生産性の向上を発揮している事例もあるのです。このような事例から課題の解決と、導入するツールの相性というものは非常に重要なことがわかります。ここで担当者がオンラインでの研修という選択をしていたら、このような成果は得られていなかったのではないのでしょうか。

成功事例2.各支店からのシステムの問い合わせ対応などのヘルプデスクでの課題

社内の基幹システムなどの管理をはじめ、様々な社内システムの操作マニュアルを作成する業務にヘルプデスクがあります。各部門での業務改善で導入するツールは、ヘルプデスクにとってはその都度膨大なマニュアル作成をしなければなりません。そのため常にマニュアルを作り続けている状況です。

手間がかかるからといってマニュアルのクオリティを妥協してしまえば、現場から「これはどういう意味なのか」と問合せが来てしまい、現場作業にも影響が出ます。限られた時間で完璧なマニュアルを作らなければいけないという状況なのです。

そこでマニュアルを作成するための課題を洗い出していきました。まずはひとつのマニュアルを作成する上で何に時間が掛かっているのかを調べました。そして、出た答えが画面のスクショとコピペだったのです。

実にマニュアル作成の半分がこのスクショとコピペに費やされていました。この業務を効率的に行えば格段に作業効率が上がるに違いないと確信しました。しかしそんなツールあればすでに導入しているはずです・・・。そして担当者は情報収集を行い、ひとつのツールにたどり着きました。

それは「マニュアル自動作成ツール」と呼ばれているソフトでした。
1度デモを見ただけでこれは効果的と分かるほどシンプルなツールでした。「ちょうど、こんなの欲しかったんだよね」と、すぐに導入を決めました。

課題に直接アプローチできたため、50% 以上の業務効率化に成功しました。作業に余裕ができたので、丁寧に完成後の見直しまでおこなえるようになり、以前よりクオリティがあがりました。現場からの問合せも徐々に減少していき、期待持てるように。なりました。

このように生産性の向上を行う上ではまず1番ボリュームが多い業務から見直していくことも重要ですね。3時間かかっているものを1時間に短縮するのと、10分かかっているものを1分にするのでは効果は一目瞭然です。時間が掛かるものから取り組むというのが大切です。

まとめ

「生産性向上を実現するための3つの方法 成功事例もご紹介」と題しまして、ご説明してまいりました。「生産性の向上」と聞くと何から手を付けていいのか、わかりづらいものです。ツールを導入しても効果が得られるのか不安になってしまいます。

しかし大きな問題もひとつひとつ分解していけば、実はシンプルな問題なのです。課題を洗い出し、どのくらいの時間が掛かっているのかを整理し、効果的なアプローチ方法を考えてから、ツールの選定を始めましょう。

また、課題だと思っていたことも実はそうではなく必要な業務もあります。その場合は、現場と管理者の認識のズレといった部分も業務の妨げになりかねません。課題の本質を見直し、誰もが納得の業務手順が整えば、おのずと生産性は向上していくのではないでしょうか。

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