ハンドブックの作り方 活用される方法をまるわかり解説
目次
企業や組織が持つさまざまな情報を一元的に把握しやすくするために用いられるのがハンドブックです。ハンドブックは、従業員や関係者が業務やプロセスに関する情報を簡単に参照できるようにするだけでなく、組織の運営方針や文化を明確に示す役割も担っています。組織内のルールや手順、ポリシーなどを包括的に記載した資料であり、組織の運営において重要な存在となっています。
しかし、自社に適したハンドブックを作成できていない、作成したハンドブックが活用できていないといったケースも多いのではないでしょうか。
そこで、本記事ではハンドブックを作る際に注意すべき点と、活用されるハンドブックの作り方のポイントを解説します。
企業で活用されるハンドブックとは？
企業で用いられるハンドブックですが、ハンドブックと混同されがちなものにマニュアルや手順書といったものがあります。ハンドブックやマニュアルは、どちらも企業が持つさまざまな情報を一つにまとめた、業務を円滑に遂行するために不可欠な文書です。
しかし、ハンドブックとマニュアルの役割や内容には明確な違いがあります。
ハンドブックとマニュアルの違いをみていきましょう。
★ハンドブック
ハンドブックとは、企業の方針や手順、規則などをまとめた文書です。組織の理解を深め、従業員が業務を円滑に遂行するための基礎知識を提供する役割があります。
一般的に、ハンドブックには以下のような内容が含まれます。
- 企業の概要
企業のミッション、ビジョン、バリューなど、組織の基本情報 - 雇用ポリシー
採用プロセス、従業員の権利と責任、福利厚生など、雇用に関する規則 - 業務手順
各部門や役職の業務内容や手順 - 規則と規定
行動規範、セキュリティポリシー、コンプライアンスなど、従業員が守るべき規則
★マニュアル
一方、マニュアルは、具体的な業務手順や操作方法を示す文書です。ハンドブックと比較すると、より具体的な指示や手順内容が含まれています。
主な特徴は以下のとおりです
- 操作手順
システムの操作手順や製品の組み立て方法など、具体的な作業手順 - トラブルシューティング
問題が発生した際の対処方法やトラブルシューティングの手順 - 技術仕様
製品やシステムの技術的な仕様や機能に関する情報
ハンドブックは組織の方針や手順をまとめ、従業員の理解を深めるための基本情報を提供する役割があります。一方、マニュアルは具体的な業務手順や操作方法を示し、従業員が実務を遂行する際に必要な情報を提供します。それぞれの特徴を理解し、適切に作成することで、企業の効率的な運営と従業員の業務遂行に役立てられます。
ハンドブックの役割と重要性
ハンドブックとマニュアルの違いや特徴がわかりましたが、企業においてなぜハンドブックが重要なのでしょうか。
ハンドブックには、以下のような役割と重要性があります。
1．ルールや手順の明確化
ハンドブックには、組織内の標準的なルールや手順が記載されています。従業員が業務を遂行する際の基準となるため、業務の標準化が実現され、業務の効率化や品質の向上が期待できます
2．新人教育や研修の支援
ハンドブックには、業務内容や社内ルールに関する詳細な情報が記載されています。新入社員や新たに配属された従業員が、業務をスムーズに行えるようフォローできます。ハンドブックを参照すれば業務内容を把握できりため、教育や研修の効果を高められます。
3．コミュニケーションツールとしての役割
ハンドブックは、組織内でのコミュニケーションツールとしても役立ちます。ハンドブックが全従業員の共通情報となるため、意思疎通が円滑になり、組織全体の連携が強化されます。
4．法令遵守やリスク管理
ハンドブックには、法令や規制に関する情報も含まれます。適切に作成されたハンドブックは、法令遵守やリスク管理の観点からも重要であり、組織の法的な責任を果たす上で欠かせません。
5．企業文化の共有
ハンドブックには、企業のビジョン、ミッション、バリューなどが記載されており、企業文化を共有するための重要な資料となっています。従業員が企業の理念や方針を理解し、共感することで、組織全体が一体となり、共通の目標に向かって努力できます。
このように、ハンドブックには多岐にわたる情報が記載されるているため、企業の運営や従業員の業務効率、生産性向上のために大きな役割を果たしています。
ハンドブック作成の課題
ハンドブックを作成することが、企業の運営や従業員の業務効率、生産性向上のために重要であるとわかりました。しかし、有効なハンドブックを作るのは簡単ではありません。ハンドブックの作成においてどのような課題が考えられるでしょうか。
1．情報の過不足
ハンドブックに記載される情報が不足していると、従業員は必要な情報を見つけられません。必要な情報が見つけられないと、業務遂行に支障をきたす可能性があります。また、情報が過剰な場合も、重要な情報を見落としてしまうおそれがあります。
2．更新がされていない
企業の方針や業務手順に変更があった際、ハンドブックの更新が追いつかない場合があります。ハンドブックが更新されず、古い情報が残ったままになっていると、従業員の混乱や誤解を招いてしまうおそれがあります。
3． 読みやすさと利便性の不足
内容や文書自体が読みにくかったりアクセスしにくい場合、ハンドブックを利用する意欲が低下してしまいます。特に、長文であったり専門用語が多い内容は、理解が難しく活用されなくなるおそれがあります。
4．コンプライアンスの欠如
ハンドブックが法令や規制に準拠していない場合、企業が法的なリスクにさらされる可能性があります。特に、労働法や個人情報保護法などの法的要件を遵守していない場合、企業にとって大きな問題となるおそれがあります。
ハンドブックの作り方のポイント
ハンドブック作成の課題を把握できましたが、活用されるハンドブックを作るには具体的にどのような点に注意すれば良いのでしょうか。
ハンドブックの作り方、4つのポイントをご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。
1．目的を明確にする
ハンドブックがどのような情報を提供し、従業員にどのような価値を提供するかを明確に定義しましょう。また、従業員のニーズ把握も重要です。従業員の職種や役職、経験レベルに応じて、提供する情報や表現方法を調整します。
2．定期的な情報更新
ハンドブックに記載される内容は常に最新で正確な情報である必要があります。組織の方針や手順が変更された場合は、迅速に更新を行えるよう更新を担当する責任者を明確にし、定期的なハンドブックの更新スケジュールを設定しましょう。
3．視覚的な効果を活用
テキストだけでなく、図やチャートなど視覚的な要素を活用すれば、従業員が情報を理解しやすくなります。長い文章や専門用語を避け、わかりやすい言葉選びが有効です。
4．コンプライアンスの遵守
法務部門と連携し、ハンドブックが法令や規制に適した内容となっているか確認します。また、法改正や規制の導入、企業の方針が変更された場合は、ハンドブックの内容を見直し迅速に更新を行いましょう。
そしてハンドブックを作成した後は、定期的なフィードバックを実施し、必要に応じた改善を実施しましょう。従業員からの意見や要望を取り入れることで、ハンドブックの品質を向上させ、従業員満足度を高められます。
まとめ
「ハンドブックの作り方 活用される方法をまるわかり解説」と題しまして、ご説明してまいりました。ハンドブックは企業や組織が持つさまざまな情報を一元的に把握し、組織と従業員の双方にとって重要な役割を果たす存在です。ポイントを押さえれば、企業にとって適切なハンドブックの作成も実現できます。ハンドブックを作成し、組織全体の効率性や従業員の満足度向上に繋げていただければ幸いです。
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