テレワークに移行したものの、発生する業務の引き継ぎ問題や、会議や社員同士のコミュニケーション不足など課題は山積みです。つまり業務や資料の共有など、これまで「社内で行われてきたやり方」を「オンラインのやり方」に切り替える必要があります。解決策として「テレワークのためのマニュアル」が必要になります。そこで本記事ではテレワークをマニュアルで解決するためのオンラインツールと業務マニュアルをご紹介いたします。

テレワークによる輪番出社や業務の課題

多くの企業がテレワークへの移行を実施し、輪番制での出社など様々な工夫を行っています。しかしテレワークなど働き方の体制が変わると、コミュニケーションが今まで通りにはいかなくなります。よって同僚に簡単に相談できなくなり、パソコンでコミュニケーションを取らねばならず、業務の依頼にもひと苦労します。テレワークでは様々な課題が発生することがあるのです。

そこでテレワークでも業務を止めないように、また円滑に業務が回すためのマニュアル作成をしておき、課題に対処しておいてはいかがでしょうか。マニュアルで解決できるオンラインツールと業務マニュアルに対する方法をご紹介いたします。

オンラインツールの課題解決策　講習会には動画マニュアルが有効的

テレワークがうまくいく前提に必要となるのは、コミュニケーションの向上です。離れて仕事をしていても、コミュニケーションがうまくいかなければ、業務は円滑にまわりません。コミュニケーション向上のひとつの解決策がオンラインツールの導入です。

オンラインツール導入を検討・実施されている企業様は多いと思います。導入にあたり特に難しいポイントが、オンラインツールを”オンライン上で”共有し使わなければならないことです。

「社内講習会を行うのに時間を取られてしまう…」
「ドキュメントマニュアルで使い方を共有したが、社員から使い方の質問が殺到している…」

このような経験をした担当者の方も多いのではないでしょうか？担当者の方も忙しいでしょうから、作業や問合せに時間が取られていては大変です。

オンラインツールの使い方を共有する時、有効な手段が動画マニュアルの活用です。ドキュメントのマニュアルでは「文章の内容を理解して、操作して…」とマニュアルを読み込むのに時間を取られてしまいます。

しかし、動画マニュアルなら、動画と同じ操作を真似して行うだけで、直感的にオンラインツールの操作を習得することができます。オンラインツールの使い方を共有でき、動画マニュアルを簡単に作成できるツールがマニュアル作成ツール「iTutor（アイチューター）」です。

iTutorは、伝えたいツールの操作を行うだけで、自動で操作情報を記録しマニュアル化してくれます。そこに図形やテキストを挿入するように、ひと手間加えるだけで、より一層分かりやすいマニュアルを作成することが可能です。

また、iTutorで作成した動画マニュアルを社内フォルダやメールなどで共有することで、操作が分からなくなった時にいつでも見直すこともできます。マニュアル作成の時間を削減し、ツールについての理解度も向上させることができる、テレワークにおいて大活躍のツールです。オンラインツールで講習会開催時の課題解決に、ぜひ動画マニュアルを活用してみてはいかがでしょうか？

 

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業務マニュアルの課題解決策　事前作成の重要性

緊急時でも業務を止めないためにマニュアル作成が企業に求められています。テレワークに移行しても業務が止まることのないように、マニュアルを事前作成しておきましょう。次のようなマニュアルを、マニュアル作成ツール「iTutor」で事前に作成することができます。

パソコン業務の操作手順マニュアル

システム関係やホームページの更新作業など、いざとなったときに特定の人しか触ることができない業務を防ぐ必要があります。そこでパソコン業務の操作手順マニュアルを事前作成しておきましょう。iTutorを活用すれば、普段の操作を行うだけで簡単に自動的にマニュアルを作成でできます。

設備業務　機械操作や作業の手順マニュアル

工場の設備や機械操作の現場作業はテレワークに切り替えられない業務のひとつです。輪番制により普段は担当しない現場業務も行わなければいけないケースもあるかもしれません。

そんな時、動画マニュアルがあれば安心ですよね。iTutorにスマホで撮影した動画を取り込み、動画内に操作手順をテロップで入れれば、簡単に現場作業の動画マニュアルを作成することができます。

このような緊急時や災害時に備えて、事前にマニュアルを作成することをおすすめします。様々なマニュアル作成に対応しているiTutorをぜひ一度お試しください。

まとめ

「テレワークはマニュアルで課題解決できる　オンラインツールと業務マニュアルをご紹介」と題して、ご紹介してまいりました。テレワークによる輪番出社や業務の課題が山積みであることがご理解いただけたと思います。

そんな課題を解決するために、オンラインツールで講習会をする時には動画マニュアルが有効的です。業務マニュアルの課題解決には、事前に作成しておくことが重要です。「テレワークとマニュアルづくり」この関係性を把握して、円滑にコミュニケーションが取れる組織を目指していきましょう。

そしてiTutorを活用してマニュアルづくりにチャレンジしてみてはいかがでしょうか。とても簡単で使いやすいマニュアル作成ツールになっています。

当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。