【自治体向け】LGWAN環境のマニュアル作成を自動化！「三層分離」の壁を越えるツール活用法

1. 自治体DXを阻む「マニュアル作成工数」と「セキュリティの壁」

全国の自治体において、業務効率化を目指すDX（デジタルトランスフォーメーション）の動きが加速しています。しかし、多くのDX・情報システム部門の担当者様が直面しているのが、システム刷新に伴う「膨大なマニュアル作成の手間」です。本来であれば新しいシステムの定着化や戦略的なDX推進に注力したいにもかかわらず、現場からの問い合わせ対応と手順書作りに忙殺されていないでしょうか。

特に、インターネットから隔離された「LGWAN接続系」のネットワーク環境では、便利なクラウド型ツールの利用が制限されます。結果として、職員が画面キャプチャを1枚ずつ撮影し、ExcelやWordに貼り付けて説明文を添えるという、アナログな手作業が常態化しがちです。1つのマニュアルにつき数十時間もの時間を要することもあります。

本記事では、自治体特有の「強固なセキュリティ制約」をクリアしながら、手作業によるマニュアル作成工数を劇的に削減できるソリューションとその導入事例について、詳しく解説します。

2. なぜ進まない？自治体特有のネットワーク構造「三層分離」の壁

自治体のIT環境を理解し、ツールを選定する上で欠かせないのが「三層の対策（三層分離）」という考え方です。

• マイナンバー利用事務系: 住民税や戸籍などの機密性の高い情報を扱うネットワークで、インターネットとは完全に遮断されています。
• LGWAN接続系: 人事給与や文書管理など、職員のメイン業務が行われる環境です。行政専用の閉域網であり、ここも基本的には外部インターネットとの通信は許可されていません。
• インターネット接続系: ホームページの閲覧や外部とのメール送受信を行う環境です。

現在、多くの自治体ではこれら三層が物理的・論理的に分離されており、「ネットに繋いで便利なツールを使う」といった利便性が制限されています。特に「LGWAN環境だからソフトが入れられない」「ネットに繋がっていないからライセンス認証ができない」という制約が、マニュアル整備や教育コンテンツ作成のハードルを高くしている最大の要因です。

3. LGWAN環境でも導入可能なマニュアル作成ツールの「3つの条件」

では、この厳格なネットワーク環境下でマニュアル作成を効率化するには、どのような基準でツールを選ぶべきでしょうか。以下の3つの条件を満たすことが重要です。

1. インターネット通信を一切必要としない（オフラインで稼働・認証できる）こと
2. USBメモリ（ドングル）など、物理デバイスの管理リスクがないこと
3. 仮想環境（VDI）など、自治体特有のシステム構成に対応できること

これらの条件をすべて満たすソリューションの一つが、マニュアル作成ツール「iTutor（アイチューター）」です。

iTutorが実現する「クローズドネットワーク認証」とは

一般的なツールのようにインターネットを介して外部サーバーと通信するのではなく、自治体様内の庁内LAN（物理サーバー、仮想サーバー、または一般的なPC）に独自の「ライセンス管理サーバー」を構築し、閉域網内での認証を実現します。

この方式により、外部への情報漏洩リスクを完全に遮断できます。さらに、庁内ネットワーク上でライセンスを共有できるため、「今、誰がUSB（ドングル）を持っているか探す手間」や「紛失・盗難によるセキュリティインシデント」の不安から解放され、一元管理が可能になります。

ライセンス管理サーバーのシステム要件（最小構成）

情報システム部門の方が構築を検討される際の目安となる、要件は以下の通りです。

• OS: Windows Server 2016 / 2019 / 2022 または Windows 10 / 11 (64bit)
• CPU: 2GHz 以上のマルチコアプロセッサ
• メモリ: 4GB 以上（Windows Server）／ 8GB 以上（クライアントOS）
• ディスク: アプリ用に 1GB 以上の空き容量（運用には100GB程度を推奨）

4. 手作業から脱却！マニュアル作成を「自動化」する具体的なステップ

セキュリティの課題をクリアした上で、iTutorを活用したマニュアル作成の「自動化プロセス」をご紹介します。手順は非常にシンプルです。

1. 操作を記録する: iTutorを起動し、マニュアル化したいシステムを普段通り操作します。
2. 自動生成される: 「マウスをクリックした瞬間の画面」と「どこをどう操作したか」という説明文が、バックグラウンドで自動的に取得されます。
3. 編集と出力: 自動生成されたスライドに、業務上の注意点などを追記し、Word、Excel、PDF、PowerPoint、動画（MP4）、HTML5など、用途に合わせたフォーマットで保存・出力します。

キャプチャを手動で貼り付ける作業がゼロになるため、作成者の負担は大幅に軽減されます。

5. 自治体での導入事例：奥州市様における作成時間80%短縮の軌跡

実際に「クローズドネットワーク認証」で導入された自治体様では、顕著な効果が出ています。

奥州市様（岩手県）の事例：
内部情報系システムの更新に伴い、約74種類におよぶ大量のマニュアルを短期間で作成する必要がありました。従来の手作業では膨大な工数が想定されましたが、iTutorを導入した結果、マニュアル作成時間を80%以上短縮することに成功しました。
また、作成者ごとのフォーマットのバラつき（属人化）も解消され、全庁的なマニュアルの標準化に大きく寄与しています。

その他にも、名古屋市役所様や鳥取県庁様、熊本県警察様など、多くの自治体や中央官公庁で導入が進んでいます。

6. 導入に向けたスケジュールと「無制限ライセンス」の活用

DX・情報システム部門が来年度予算や入札仕様の策定を進める際、以下のステップでの検討が一般的です。

1. トライアル検証（約21日間）: 実際のLGWAN環境や次期端末での動作確認を行います。
2. 仕様書作成支援: 弊社にて「クローズドネットワーク認証」や「オフライン認証」といったセキュリティ要件を反映した入札用仕様書（案）の作成をサポートします。
3. 予算化・本稼働: 10月や4月の組織変更・システム刷新のタイミングに合わせて導入します。

さらに最近では、組織全体のDXを強力に推進するため、端末台数を気にせず利用できる「自治体様向け無制限ライセンス」の提供も開始しています。全職員がストレスなく操作を記録・共有できる環境を整えることが可能です。

7. まとめ：セキュアな環境下での業務効率化から始まるDXの第一歩

自治体におけるDXの真の成功は、新しいシステムを導入することではなく、職員一人ひとりが新しいシステムを「迷いなく使いこなせる状態」を作ることです。そのためには分かりやすいマニュアルが不可欠ですが、その作成が情報システム部門の過度な負担になってしまっては本末転倒です。

インターネット通信を一切行わない「クローズドネットワーク認証」を備えたiTutorは、自治体様が抱える「セキュリティの壁」と「工数の壁」を同時に突破し、本来のDX推進業務に集中するための強力なパートナーとなります。

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