自治体の「法改正周知」を効率化！ 研修資料の負担を減らすマニュアル活用術
目次
毎年のように行われる法改正や制度変更。行政・公共団体の担当者様、特に総務課（研修担当）や各課の法改正対応窓口の方は、その周知徹底に頭を悩ませていませんか？
「全庁に通達を出しても、全職員が最後まで確認したか分からない」
「古いマニュアルや手引書を参照してしまい、住民対応でミスが起きたらどうしよう」
「制度変更のたびに集合研修を実施するのは、場所の確保も講師の手配も時間も手間もかかりすぎる」
こうした課題は、行政サービスの信頼性低下やコンプライアンス違反に直結する、決して見過ごすことのできない重要な問題です。
本記事では、こうした自治体特有の課題を解決するため、法改正や制度変更の情報を迅速かつ正確に全職員へ共有し、知識を最新版に保つための「マニュアル更新術」に焦点を当てます。 444従来の管理方法から脱却し、業務の標準化と職員研修の効率化を実現する具体的なポイント を解説します。
なぜ今、自治体で「マニュアル最新版の管理」が急務なのか？
法改正対応は今に始まったことではありません。しかし近年、その重要性とかかる負担は急速に高まっています。なぜ今、自治体において「マニュアル最新版の管理」 がこれほどまでに急務となっているのでしょうか。
- 背景1：法改正・制度変更の頻発化と複雑化
マイナンバー関連制度の変更、各種補助金・助成金制度の新設・改定、働き方改革関連法への対応、インボイス制度の導入など、近年、行政の現場に影響を与える法改正・制度変更は増加の一途をたどっています。 7これらは単なるルールの変更に留まらず、基幹システムや窓口業務の手順そのものの大幅な変更を伴うことが多く、職員の負担は増大しています。 - 背景2：古い情報に基づく業務遂行の重大なリスク
もし、職員が古い情報や手順のまま業務を行ってしまったらどうなるでしょうか。 住民への案内ミスによる混乱や不公平感の発生、法令違反によるコンプライアンス問題、そして何よりも「行政サービスへの信頼失墜」につながります。 10 また、職員間での知識レベルにバラつきが生まれ、業務品質が標準化できず、「あの人にしか分からない」といった属人化を招く原因にもなります。 - 背景3：従来の周知方法（紙・PDF・集合研修）の限界
これまで主流だった周知方法にも限界が見えています。
紙のマニュアルは、更新のたびに印刷・配布・差し替えという膨大な時間と手間、コストが発生します。PDFファイルをファイルサーバーで共有する方法も、どれが最新版か分からなくなったり、閲覧したかどうかを管理できなかったりする問題があります。
また、集合研修は効率的ではありますが、全職員の日程調整は困難であり、異動や新規採用のたびに研修を繰り返すのは現実的ではありません。
法改正・制度変更の「周知」でよくある3つの失敗パターン
「周知はやっているはず」なのに、なぜ現場の混乱は無くならないのでしょうか。 それは、従来の周知方法に潜む「失敗パターン」に陥っている可能性があります。
- 失敗1：情報が「届かない」
通達メールやポータルサイトのお知らせに、法改正の情報や更新されたマニュアルのリンクを掲載しても、日々膨大に発信される情報の中に埋もれてしまいます。 担当者が「周知したつもり」でも、現場の職員は「そんな情報は知らない」というギャップが生まれてしまうのです。 - 失敗2：情報が「理解されない」
難解な条文や通達の原文をそのまま共有したり、文字だけでびっしりと埋め尽くされたPDF手順書を送付したりしていませんか？変更点のポイントが不明確で、「結局、自分（の業務）は何をすべきか」が直感的に理解できない資料は、読まれることなく放置されてしまいます。 - 失敗3：情報が「定着しない」
集合研修で一度説明を受けただけでは、情報はなかなか定着しません。いざ実務で該当の業務が発生した際に、「研修で聞いた気はするが、どうやるんだっけ？」と古い手順書を参照してしまったり、最新のマニュアルがどこに保管されているか分からず探す手間がかかったりしては意味がありません。
自治体の法改正周知と職員研修を変える「マニュアル更新術」3つのステップ
では、頻発する法改正に迅速かつ正確に対応するためにはどうすればよいでしょうか。これらの失敗を防ぐために、「作成」「管理」「周知」の3つのステップで業務プロセスを見直すことを提案します。
- ステップ1：【作成】変更点を「迅速」かつ「視覚的」にマニュアル化する
周知の第一歩は「分かりやすい資料」の作成です。しかし、ここが最も時間と手間がかかるボトルネックです。重要なのは、テキストだけでなく図表や画面サンプル、さらには動画などを活用し、「誰でもわかる」資料を「素早く」作成できる体制を整えることです。 - ステップ2：【管理】誰もが「最新版」にのみアクセスできる環境を整備する
次に、作成したマニュアルの管理です。個人のPCや古いファイルサーバーに最新版と旧版が散在している状態（失敗パターン1, 3の原因）を解消しなければなりません。
自治体内のポータルサイト、グループウェア、文書管理システム、あるいはLMS（学習管理システム）などを活用し、マニュアルの保管場所を「一元化」します。 版管理を徹底し、「職員は常に最新版にしかアクセスできない」状態を作ることがコンプライアンス強化の鍵です。 - ステップ3：【周知】更新情報を確実に届け、職員の理解度を確認する
管理場所に置いただけでは、職員は見に来てくれません（失敗パターン1の原因）。
マニュアルを更新した際は、対象となる部署や職員へ確実に通知する仕組み（メール、チャット、ポータルサイトの通知機能など）を運用します。さらにLMSを活用する場合は、学習履歴（既読管理）や簡単な理解度テストを実施することで、「情報が伝わったか」「理解されたか」までを確認し、知識の定着を図ることが可能です。
ステップ1【作成】を劇的に効率化！マニュアル作成ツール「iTutor」の活用
自治体における法改正周知の3ステップ「作成」「管理」「周知」のうち、多くの担当者様が最も時間と手間を割かれているのが、マニュアル最新版の作成ではないでしょうか。
制度変更に伴うシステム操作の変更、新しい申請手順の策定…。 これらをWordやExcelで、一つひとつ画面キャプチャを撮り、矢印やコメントを付け足していく作業は、非常に骨が折れます。
結果としてマニュアル更新が後回しになり、情報共有が遅れる原因にもなりかねません。
この「作成」のボトルネックを解消し、「管理」「周知」するための コンテンツの質 を劇的に高めるサービスが、マニュアル作成ツール「iTutor」です。iTutorは、従来の作成方法が抱える「時間がかかる」「分かりにくい」といった課題を解決し、迅速な情報共有と業務標準化をサポートします。
メリット1：【迅速な作成】法改正に伴う手順変更を即座に「見える化」
iTutorの最大の特長は、その圧倒的な作成スピードです。
法改正に伴うシステム操作の変更が必要な場合、担当者はiTutorを起動し、普段通りにPC画面で操作を行うだけ。iTutorがその操作を自動で録画・認識し、「どこをクリックしたか」「何をキーボード入力したか」を記録してスライド化し、操作説明内容を吹き出しで自動で作ってくれます。
スライドは自由に編集することができ、Word、PowerPoint、PDFなどに出力することができます。従来であれば丸一日かかっていた複雑なマニュアル作成が、わずか数十分で完了します。
これにより、法改正や制度変更の情報が発表されてから、職員が参照できるマニュアルが完成するまでのリードタイムを劇的に短縮。迅速な情報共有を実現するための「迅速なマニュアル作成・更新」が可能になります。
メリット2：【伝わる品質】動画・eラーニング教材で「理解度」を向上
「周知」の失敗パターンとして、「文字だらけで理解されない」という課題がありました。特に、システムの操作感や、住民対応時の微妙なニュアンスは、テキストと静止画だけでは伝わりにくいものです。
iTutorは、録画した操作を基に、そのまま「動画マニュアル」を簡単に作成できる機能も備えています。ナレーション（音声合成も可能）やテロップ、矢印などを簡単に追加でき、まるでテレビ番組のように分かりやすい動画教材が完成します。
さらに、SCORM（スコーム）形式と呼ばれる「eラーニング教材」として出力することも可能です。
これにより、「法改正の重要ポイント解説」「新しい申請受付の操作トレーニング」といったコンテンツを作成でき、職員の理解度を格段に高められます。 40 これは、業務標準化とコンプライアンス強化に直結する大きなメリットです。
メリット3：【研修の効率化】LMSやポータルサイトでの情報共有を強力にサポート
ここで重要なポイントは、iTutorは「マニュアル・教材を作成するツール」であり、作成したマニュアル・教材は様々な形式にアウトプットできる、という点です。
iTutorの真価は、自治体様がすでにお持ちの環境（LMSやポータルサイト）と連携することで発揮されます。
- 連携例1：LMS（学習管理システム）との活用
導入済みのLMSがある場合、iTutorで作成したeラーニング教材（SCORM形式）をLMSに公開します。これにより、職員は（LMSを通じて）PCやタブレットからいつでも学習でき、総務課（研修担当）は学習履歴やテスト結果を管理できます。集合研修の開催手間を大幅に効率化できるのです。
- 連携例2：庁内ポータルサイトやファイルサーバーとの活用
iTutorで作成した分かりやすい動画マニュアルやPDF手順書を、庁内のポータルサイトや文書管理サーバー（ステップ2で整備した場所）に格納・公開します。「作成の手間」が削減されるため、担当者は「最新版を常にポータルに掲載する」という情報共有ルールを守りやすくなります。
ボトルネックである「マニュアル作成」を効率化する選択肢
これまで見てきたように、法改正対応の最大のボトルネックは、マニュアルの「作成・修正」にかかる工数です 。
「マニュアル作成が負担になっている」「もっと分かりやすい資料で周知したい」 といった課題に対しては、この作成プロセス自体を効率化し、分かりやすい資料（動画など ）を迅速に整備する手段として、専用ツールの活用も選択肢の一つとなります。
例えば、iTutorはPC操作を自動録画して手順書を作成する機能 や、そのまま動画マニュアルを編集する機能 を備えています。こうしたツールがどのように業務効率化に貢献するか、具体的な機能や他の自治体での活用事例を参考に、ご自身の団体の課題解決に合うか検討してみるのも良いでしょう。
まとめ：法改正対応を「組織の負担」から「知識共有の基盤」へ
頻繁な法改正・制度変更への対応は、今後も自治体にとって避けて通れない重要な課題であり続けます。
この課題に対応するためには、2つの仕組みが両輪となって機能する必要があります。
一つは、「分かりやすいマニュアル」を「迅速に作成」する体制です。
もう一つは、作成したマニュアルを「確実に共有・管理」する仕組みです。
従来のWordやExcelでの手作業によるマニュアル作成は、あまりにも多くの時間と手間を要し、周知のスピードと品質を低下させる最大の原因となっていました。
マニュアル作成ツール「iTutor」は、まさにこの「作成」部分を強力にサポートするサービスです。 iTutorを活用して高品質な動画マニュアルやeラーニング教材を迅速に作成し、それらをLMSやポータルサイトで確実に共有・管理する。
この体制を構築することは、単なるマニュアル更新の効率化に留まりません。それは、職員研修の質を高め、業務を標準化し、組織全体の「行政の情報共有・知識共有」の基盤そのものを強化することに繋がります。
この機会に、法改正対応の業務プロセス、特に「マニュアル作成の手間」と「共有の仕組み」を根本から見直してみてはいかがでしょうか。
当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。
