Copilot(コパイロット)で日々の仕事を効率化!使い方や注意点を解説
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ここ最近は、ChatGPT(チャットジーピーティー)をはじめとしたAI生成に関するツールも非常に多くなっています。その中でマイクロソフトが提供するコパイロットもその1つです。本記事では、コパイロットとは何か、どのように利用して、日々の業務が効率化していくかについて解説していきます。
Copilot for Microsoft 365(コパイロットフォーマイクロソフト365)とは?
みなさんは最近生成AI(エーアイ)という単語やChatGPT(チャットジーピーティー)という単語を耳にすることが多くなってきたのではないでしょうか。2023年に「AI元年」と言われてから、AIに関する認知度はどんどん伸びています。最近の調査によると、現在7割の人がChatGPTという単語を認知しています。
そんな中、2022年4月よりマイクロソフト社にてCopailot(コパイロット)が発表されました。
コパイロットとは、OpenAI(オープンエーアイ)のChatGPTを用いた検索エンジン型のチャットボットで、生成AIの一つです。
ユーザーが入力したテキストに対して、自動で応答を返し、ユーザーの質問に答え、情報を提供ができるだけでなく、画像や資料のコンテンツを自動で生成できるようになりました。最新のWindows11(ウィンドウズ)にもすでに搭載されているパソコンも増えています。
Copilot(コパイロット)でできること
ではコパイロットではどのようなことができるのでしょうか。具体的な例を挙げていきます。
- デザインが整った資料を自動で作成
Word(ワード)やPowerPoint(パワーポイント)で様々な資料を作成するときに、相手によってどんな文章にしたらよいか悩んだ経験はないでしょうか。またどういうレイアウトにしたらより見やすくなるか、インターネットを使って調べたり、上司や同僚に聞いたりしてきた方もこれまでは少なくないでしょう。
コパイロットを使って、「○○という製品を製造業のお客様にオススメするためのタイトルを入れて」や「会議の議事録のテンプレートを作成して」などと具体的に指示を命令すると、コパイロットが自動的に文章を考えて、表示してくれます。
また、過去に作成したWord(ワード)やExcel(エクセル)のデータをPowerPoint(パワーポイント)のコパイロットに取り込んで、「データをもとに資料を作成して」と指示を命令すると、コパイロットが自動的にレイアウトや画像、テキストなどを自動で作成してくれます。
- マクロやVBAを自動生成し、適切なデータ分析・活用
Excel(エクセル)に様々なデータを入力し、グラフや分析するための資料を作成するときに、マクロなどを活用すると自動で同じような作業を繰り返し進めてくれるため、とても早く、そして効率よく業務を進めることができます。
これまで、マクロを作成するためにはVBA(ブイビーエー)と呼ばれるプログラム言語を習得し、自分でプログラミングして作成しないといけないケースがほとんどでした。
しかし、コパイロットを利用して具体的に「○○をするためのマクロを作成して」と入力すると、ほとんどのプログラムを自分で勝手に生成するため、難しい知識も必要なくマクロを作成できます。
また、マクロだけでなく、計算式やどういうグラフを使ったらよりわかりやすいかまで教えてくれます。
- 会議の議事録作成が可能
コロナが大流行してから、多くの会議や商談はオンラインでの実施が増えています。マイクロソフトであればTeams(チームス)を利用して会議する企業も多いと思いますが、内容をまとめたり、議事録を書いたりしないといけない会議も多いです。
コパイロットを利用すると、会議中に発言した内容を自動でメモにし、発言内容を要約し、最後に議事録としてまとめてくれるので、一から自分で、作成しなくてもよくなりました。そのためもし会議に参加できなかったとしても、要約内容を確認し、どのような会議だったのか、内容をすぐに共有も可能となりました。
- 社内資料を検索し、必要な情報を素早く見つけられる
社内では、様々な資料を作成するため、皆さんはどこのフォルダに、自分が必要になる資料があるのか探すのに苦労した経験はないでしょうか。コパイロットを利用すると、「○○の資料を探して」と入力するだけで、該当資料を検索し、表示してくれます。
また1つだけではなく、関連する資料や内容が書かれている資料も表示してくれるので、補足の資料も一緒に調べることが可能になります。
Copilot利用3つの注意点 マニュアル作成もできるの?
自分が必要としている情報を入力するだけで、質問に回答し、資料を探してくれるコパイロットですが、利用する上での注意点が3つあります。
- 表示される情報が間違っている可能性がある
インターネット上の情報などをもとに回答を生成するため、表示される内容が最新ではない場合や、引用元の情報が間違っている場合もあります。そのため、コパイロットを利用した文書は必ず、間違いや漏れがないか、人の目で確認しましょう。
議事録の作成や会議内容の要約に関しても、コパイロットをうまく活用しながらも、重要事項などの必要な情報が含まれているかどうか、確認して完成させることが大切です。
例えば、マニュアル作成ツール「iTutor」は自動でマニュアルを作成し、自動で多言語に翻訳する機能がついています。作成したマニュアルをより見やすくするためにコパイロットを活用してデザインや目次を作成するという利用方法も可能です。
- データの蓄積が必要
1の点と関係していますが、社内でコパイロットを使って質問するとしても、自分が望んでいない回答が返ってくることがあります。これはAI(エーアイ)を利用する上での注意点にもなりますが、一定以上のデータの蓄積がないと、コパイロット側で回答を考えるため、思った回答と違う回答が表示されます。
より精度の高い回答を求めるために、何度も質問し、どのような質問が多いのかなどの傾向を学習させれば、満足のいく回答を得られます。
- 具体的な指示が必要
コパイロットも自分で学習をしていきますが、より正確な情報を得るためには、質問や指示を具体的にする必要があります。「○○の資料を作成して」というだけでも、作成はできるのですが「○○の資料を役員のために提示する資料を作成して」と具体的に指示を出すことで、より精度の高い資料を作成できます。
どのように具体的な指示を出せばよいかわからないときは、コパイロットの使い方を伝えるマイクロソフトのサイト「Copilot Lab(コパイロットラボ)」も活用しましょう。Copilot Lab(コパイロットラボ)では、コパイロットの出し方を解説しているほか、例文を、WordやPowerPointなどのアプリ、作成や編集などのタスク、部署・業界の条件で絞って検索できます。
まとめ
「Copilot(コパイロット)で日々の仕事を効率化!使い方や注意点を解説」と題しまして、ご説明してまいりました。
働く人をあらゆる面でサポートしてくれるコパイロット。繰り返し業務や、手のかかる編集作業などをAI(エーアイ)と分業すれば、業務の負荷が減り、
それぞれの人が強みを生かした仕事で活躍できます。また格段に業務の生産性や効率化を図れます。みなさんもぜひ使ってみてください。
当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。