脱・属人化！4月の新人研修で「資産になるマニュアル」を最速で作る方法
目次
年度末の決算対応や来期の計画策定に追われる3月。
多忙を極める現場のリーダーにとって、4月からの「新入社員受け入れ」は、組織の成長に不可欠であると理解していても、重いプレッシャーとなるのが現実です。
自身の業務量は変わらない、あるいは増大する中で、新人の教育担当を兼務する。
丁寧に教えなければ新人は育たない。しかし、手取り足取り教えていては、自身の業務が滞ってしまう——。
この「教育と実務のトレードオフ（二律背反）」こそが、多くの現場が抱える構造的な課題です。
「マニュアル作成」が最適解だと分かっていても、実行できない理由
多くの企業がこの課題に対し、「業務マニュアルの整備」という解決策を掲げます。
マニュアルがあれば、新人は自律的に学習でき、教育担当者の拘束時間は大幅に削減されるはずです。
しかし、現場の実態はどうでしょうか。
「マニュアルを作るためのまとまった時間」を確保できるリーダーは稀です。
結果として、ドキュメント作成は後回しにされ、「とりあえずOJTで、口頭で教える」という暫定的な対応が常態化します。
その結果、何が起きるか。
- 一度教えたはずの内容を何度も質問される
- 教える人によって手順やニュアンスが異なる
- 担当者が不在の時、業務が完全にストップする
こうした「非効率のループ」から抜け出すためには、マニュアル作成を「業務外のタスク」として捉えるのではなく、「業務プロセスの一部」に組み込む発想の転換が必要です。
業務遂行プロセス自体を、そのまま「資産」に変える
本記事では、多忙な4月を乗り切るための現実的なアプローチをご提案します。
それは、OJTにおける実演や、日常の業務操作を「そのままマニュアル化する」という手法です。
特別な時間を捻出するのではなく、テクノロジーを活用して「業務の記録」を自動的に「教育資産」へと変換する。
その具体的なメカニズムと、実際にこの手法で教育工数の削減と業務標準化に成功した事例をご紹介します。
なぜ、現場の「教育工数」は削減できないのか？
多くの現場でマニュアル作成が頓挫し、属人的なOJTに依存し続けてしまう背景には、個人のスキル不足ではなく、避けられない2つの要因が存在します。
1. 暗黙知の言語化にかかる膨大なコスト
ベテラン社員やリーダーの業務は、長年の経験に基づく「判断」や「例外処理」の集合体です。
これらをすべて文字に起こそうとすれば、膨大な労力を要します。「画面を見せてやってみせる」方が圧倒的に早いと判断されるのは、経済合理性の観点からも無理はありません。しかし、それではいつまで経っても組織としての知識蓄積（ナレッジマネジメント）は進みません。
2. マニュアルの「鮮度」維持の難しさ
苦労してマニュアルを作成しても、システム改修や業務フローの変更により、すぐに情報は陳腐化します。
「古いマニュアルを直すくらいなら、直接教えた方が早い」
この心理が働き、結局はOJTへの依存度が高まっていくのです。
解決策：「作成」と「更新」のハードルを極限まで下げる
この課題を解決するには、マニュアル作成における「手作業」のプロセスを排除するしかありません。
WordやPowerPointでの編集作業を最小化し、「操作＝マニュアル」という直結した環境を作ること。
次章では、iTutorを活用してこの環境を構築し、劇的な工数削減を実現した事例を紐解いていきます。
OJTとマニュアル作成を「同時」に完結させるアプローチ
「業務」と「マニュアル作成」を切り離して考える限り、時間は永遠に足りません。
解決の鍵は、新人に教えるためのOJT（実演）そのものを、デジタル技術を用いて記録・構造化することにあります。
「操作ログ」がそのままマニュアルになる仕組み
マニュアル作成・動画コンテンツ作成ソフト『iTutor（アイチューター）』を活用することで、以下のプロセスが実現します。
- バックグラウンドで起動：
教育担当者は、普段通り業務を行うか、新人に画面を見せながら実演操作を行います。 - 自動キャプチャと記述：
クリックやキー入力のたびに、システムが自動的にスクリーンショットを撮影。さらに「『設定』ボタンをクリックする」といった説明文も自動生成されます。 - 形式の選択：
記録したデータは、用途に合わせて「手順書（Word/PDF）」にも「動画マニュアル（MP4）」にも、ワンクリックで変換可能です。
このフローにより、「教えるために操作した時間」が、そのまま「マニュアル作成時間」へと変換されます。これこそが、多忙な4月を乗り切るための最も合理的な手法です。
【実録】現場の教育・引継ぎを変革した成功事例
論より証拠。実際にこのアプローチを取り入れ、長年の課題であった「属人化」と「教育工数」の問題を解決した2つの現場事例をご紹介します。
事例1：定年退職者の「熟練の技」を全録画し、資産として継承
ある企業では、定年退職者の業務引き継ぎが深刻な課題となっていました。
長年その業務に従事していたベテラン社員の知識は高度に属人化しており、本人ですら無意識に行っている判断や操作（暗黙知）が多く、ヒアリングだけでは完全な引き継ぎが困難だったのです。
【施策：1日の業務をフルレコーディング】
そこで採用されたのが、対象者のPCでiTutorを起動させ、「1日の業務操作をすべて録画・記録する」という大胆な手法です。
「マニュアルを書いてください」と依頼するのではなく、「いつも通り仕事をしていてください」と依頼しました。
【成果：詳細な業務トレースの資産化】
結果として、「どの画面を開き、どこをクリックし、どのデータを参照したか」という詳細な業務トレースを取得することに成功しました。
後任者は、生成された動画や手順ログを確認するだけで業務プロセスを追体験でき、不明点があればその箇所だけをピンポイントで質問できるようになりました。
「書く時間」をゼロにし、デスクワークにおける暗黙知を確実な「資産」として残せた好例です。
事例2：人の流動性が高い製造現場での「安全教育」を自動化
協力会社の入れ替えや人の流動性が激しい製造現場の事例です。
ここでは、新規入場者への教育工数増加に加え、品質維持のための「安全リマインド教育」が頻繁に必要とされていました。毎回同じ内容を講師が繰り返し説明しており、疲弊感が現場を覆っていました。
【施策：AI音声を活用したクイズ付きコンテンツ】
iTutorを活用し、安全教育を「動画コンテンツ」化しました。特筆すべきは「AI音声合成」の活用です。
API連携でOpen AI、AmazonのAI音声合成を利用することができ、日本語だけでなく多言語での音声合成にも対応しております。
講師が毎回喋るのではなく、テキストを読み上げさせたナレーションを入れることで、以下のメリットが生まれました。
- 担当者の負担減：喉を枯らして説明する必要がなくなった。
- 品質の均一化：誰が担当しても、常に聞き取りやすく一定の品質で教育できる。
- 理解度の確認：動画内にクイズを設置し、ただ見るだけでなく「理解したか」を測定できるようにした。
【成果と今後の展望】
現場からは「聞き取りやすい」「自分のペースで確認できる」と好評を得ています。
社内のWebトレーニング基盤（LMS）の仕様上、HTML5形式の全社展開には技術的な調整を要しましたが、まずは現場単位での「Web教育」としてリリースし、教育コストの大幅な圧縮に成功しています。
4月を笑って迎えるために、まずはセミナーで「実演」を見てみませんか？
ここまで、ツールを活用した効率化の事例をお伝えしましたが、実際の挙動——PC操作を行うだけでマニュアルが出来上がっていくスピード感——は、文章でお伝えするよりも映像で見ていただくのが最も早いです。
現在、iTutorを活用してマニュアル作成や動画教材の内製化を実現するための無料セミナーを開催しています。
- 「本当に操作するだけでマニュアルができるのか？」
- 「自社の業務フローでも使えるのか？」
そのような疑問をお持ちの方は、ぜひ一度、実際のデモンストレーションをご覧ください。
4月の新入社員受け入れが始まる前に、「教育の仕組み化」への一歩を踏み出しましょう。
▼【無料】マニュアル作成・動画作成ツールの活用セミナー詳細はこちら
https://itutor.jp/seminar/detail/post-11310/
まとめ：教育を「仕組み」に任せ、人は「人」に向き合おう
業務マニュアルや教育コンテンツの整備は、決して「楽をするため」だけのものではありません。
手順や操作といった「定型業務」をマニュアル（仕組み）に任せることで、現場のリーダーであるあなたは、新人のメンタルケアや、より高度な業務判断の指導といった「人にしかできない教育」に時間を使えるようになります。
今年の春は、残業してマニュアルを作るのではなく、スマートに業務を可視化し、余裕を持って新人を迎え入れましょう。