マニュアル作成代行のメリットとは？内製化を見据えたハイブリッド型の極意
目次
DX推進や業務標準化のプロジェクトにおいて、担当者を最も悩ませるのが、マニュアルや研修資料の「初期作成」にかかる膨大な時間と手間ではないでしょうか。
「マニュアルを作らなければならないが、通常業務が忙しくて手が回らない」
「外注したいが、後から修正できなくなるのが不安」
このような悩みを持つプロジェクト責任者の方は少なくありません。
マニュアル作成を外注すれば、確かに初期の負担は軽減されます。しかし、納品されたものが「修正不可能なデータ」であれば、その後の運用は行き詰まってしまいます。これがいわゆる「ブラックボックス化」です。
本記事では、外注のメリットを最大限に活かしつつ、将来的な内製化を見据えた賢いマニュアル作成代行の活用ポイントと、BluePortが提案するiTutorなどのツールを用いた解決策を紹介します。
マニュアル作成代行のメリットと「丸投げ」に潜むリスク
業務効率化のためにマニュアル作成代行を検討する際、まずはそのメリットと、裏側に潜むリスクを正しく理解しておく必要があります。
プロに依頼する最大のメリットは「品質」と「スピード」
社内でマニュアルを作成する場合、どうしても他の業務の合間に行うことになり、完成までに長い時間を要してしまいます。また、作成者のスキルによって分かりやすさにバラつきが出ることも課題です。
作成代行サービスを利用する最大のメリットは、プロのノウハウを活用できる点にあります。
- 客観的な視点での構成：業務を知り尽くした社内の人間では気づきにくい「初心者がつまずくポイント」を網羅した構成案を作成できます。
- 圧倒的なスピード：専任のチームが制作にあたるため、短期間で大量のマニュアルを形にすることが可能です。
注意すべき「ブラックボックス化」の罠
一方で、単に「丸投げ」してしまうことにはリスクがあります。最も注意すべきなのが、納品後の修正難易度です。
一般的に、マニュアル作成代行の納品物はPDFや画像化されたデータであることが多く、これらは専用のソフトがないと編集できない場合があります。業務フローの変更や法改正など、軽微な修正が必要になるたびに外注先に依頼しなければならず、都度コストとリードタイムが発生します。
結果として、「修正が面倒だから」と古い情報が放置され、マニュアルが現場で使われなくなるケースも少なくありません。
将来的なマニュアル内製化を見据えた「ハイブリッド型」運用とは
これからのマニュアル作成は、すべてを外注するのではなく、内製化への移行を前提としたパートナー選びが重要です。
ベース作成は「外注」、日常の更新は「自社」
持続可能な運用を実現するための最適解が、「ハイブリッド型」です。
これは、ゼロからの構成検討や大量のベース作成といった「高負荷な作業」はプロである外注先に任せ、日々の運用の中で発生する「軽微な修正・更新」は自社で行うというスタイルです。
この役割分担により、初期の立ち上げスピードを確保しつつ、ランニングコストを抑えた柔軟な運用が可能になります。企業にとっても、ナレッジを社内に蓄積できるという大きなメリットがあります。
教材作成における納品形式の重要性
このハイブリッド型を成功させるために不可欠なのが、「納品形式」の確認です。
「納品形式」として、PDFなどの閲覧用データだけでなく、自社で編集可能な「プロジェクトデータ（元データ）」が含まれているかどうかが、運命の分かれ道となります。
例えば、PowerPoint（PPT）形式やWordなどの編集可能な形式であれば、外注期間終了後も、自社で自由に内容を書き換えることができます。
契約を結ぶ前に、「納品物は修正可能なデータか？」を必ず確認するようにしましょう。
BluePortの作成代行なら「iTutor」データ納品で編集も自由自在
一般的な代行業者と異なり、マニュアル作成ツール「iTutor」の開発・販売元であるBluePortだからこそ提案できる、新しいアウトソーシングの形があります。
マニュアルから研修資料まで！多種多様なフォーマットに対応
BluePortの作成代行サービスは、単なる操作マニュアルの作成にとどまりません。
お客様の目的や環境に合わせて、以下のような多様なフォーマットでの納品に対応しています。
- ドキュメント形式：Word、PDF、PowerPoint（社内閲覧用、印刷用）
- 動画形式：MP4、WMV（YouTubeアップロードや動画共有用）
- eラーニング形式：HTML5、SCORM（LMSへの搭載用）
- シミュレーションコンテンツ：実際にシステムを操作しているような擬似体験コンテンツ
新人教育用の動画教材から、業務フローを記した詳細な手順書まで、あらゆるコンテンツ作成をワンストップで依頼できるため、複数の業者に発注する手間を省くことができます。
iTutorの編集データ（itproj）納品が「内製化」のカギ
BluePortに依頼する最大のメリットは、「iTutorのプロジェクトファイル（.itproj）」も併せて納品可能という点です。
通常の制作会社では、納品後のデータ修正権限は制作会社側にあり、発注側は「完成品（PDFや動画）」しか受け取れないケースが一般的です。しかし、BluePortのサービスでは、作成の元となる編集データをお渡しします。
これにより、納品後にシステムのUIが少し変わったり、手順が一部変更になったりした場合でも、iTutorを使って社内で即座に修正・更新が可能です。「プロのクオリティ」でベースを構築し、「内製化のスピード」で運用を続ける。まさに理想的なサービス活用と言えるでしょう。
iTutorを活用した編集しやすいマニュアル運用の仕組み
なぜ、iTutorのデータがあると運用が楽になるのでしょうか。その理由は、iTutorが持つ強力な機能にあります。
動画マニュアルとドキュメントを同時作成できる強み
iTutorは、対象のシステムを一度操作するだけで、そのプロセスを自動的に記録します。そして、記録したデータから「手順書（Word/PDF）」と「動画マニュアル（MP4）」を同時に生成することができます。
自社で修正を行う際も、動画編集ソフトとワープロソフトを行き来する必要はありません。一箇所のデータを直すだけで、動画もドキュメントも一括で最新版にアップデートできるため、効率的にマニュアルの鮮度を保つことができます。
既存のPowerPoint（PPT）資産を有効活用する
「過去に作ったPowerPointの資料がたくさんある」という企業様もご安心ください。
iTutorは、既存のPowerPointファイルを背景画像として取り込み、そこに解説や音声を加えてリッチな教材へと生まれ変わらせることができます。
過去の資産を無駄にせず、最低限の工数で最新のデジタル教材へと変換できる点も、多くの担当者様に支持されているポイントです。
まとめ
マニュアル作成代行を成功させる秘訣は、初期作成の負担をアウトソーシングしつつ、将来的な内製化を見据えた「データの受け取り方」にこだわることです。
- 初期のベース作成はプロに依頼して時間を短縮する
- 納品物は「編集可能なデータ（iTutorプロジェクトなど）」を指定する
- 日々の更新は自社で行い、ブラックボックス化を防ぐ
BluePortの作成代行サービスであれば、これらの条件をすべて満たし、持続可能な教育環境を構築することができます。「外注か内製か」で迷っている方は、ぜひ一度「いいとこ取り」のハイブリッド型をご検討ください。
当サイトでは、マニュアル作成や業務マニュアルづくりを効率化したい方へ、ダウンロード資料を多数ご用意しております。ぜひ資料をダウンロードいただき、伝わるマニュアルづくりを目指すためにご活用ください。
