2025.11.14
マニュアル作成を学ぶ

【院長・教育担当者必見】電子カルテが「宝の持ち腐れ」に？医療DXを成功させる「教育体制」構築の3ステップ

新システム導入が「宝の持ち腐れ」に。医療現場のDXが定着しない理由

「高額な費用をかけて最新の電子カルテシステムを導入した」
「新しい医療機器を導入し、これで業務が効率化されるはずだった」
院長・施設長、また教育担当者の皆様は、そのような期待を持って新システムの導入を決定されたことと存じます。

しかし、現実はどうでしょうか。
「結局、一部の職員しか使っていない…」
「『操作が分からない』という声が多発し、かえって教育担当者の手間ばかりが増えている」
「以前の運用に戻ってしまった業務もあり、導入課題が山積みだ」
こうした「導入しただけ」の状態に陥り、せっかくの投資が「宝の持ち腐れ」になっていないでしょうか。

医療現場は多忙を極めます。日々の業務に追われる中で、新しいシステムの操作を覚える時間的・心理的余裕がないのが現実です。
また、導入自体が目的化してしまい、現場の運用フローや教育体制の構築が後回しにされがちなことも、定着しない大きな理由です。
本記事では、単なるシステムの機能紹介ではありません。
導入したシステムを確実に現場に浸透させ、医療DX を成功に導くための「3つのステップ」を、具体的な手順と共に解説します。
「指示徹底」の仕組み化と「教育の効率化」につながるポイントを押さえ、貴院の課題解決をサポートします。

ステップ1：現状把握と「浸透ゴール」の設定

システム浸透の第一歩は、「導入して何を達成したいのか」を明確にすることです。
目的が「なんとなく業務を効率化したい」といった曖昧なものでは、現場の職員は何をどこまでやれば良いのか分からず、モチベーションも上がりません。

「カルテ入力時間を平均20%削減する」
「レセプト業務にかかる手間を半減させる」
「新人教育にかかる時間を30%削減する」

このように、具体的な数値目標を立てることが重要です。これにより、経営課題である「売上向上（経営効率化）」や、目指すべき「業務標準化（指示徹底）」というゴールが明確になります。

現場の「手間」と「課題」を可視化する

ゴール設定と同時に行うべきが、現状把握です。院長や上層部だけの視点ではなく、実際にシステムを使う現場の声を吸い上げることが不可欠です。

具体的な方法

職員アンケート
匿名で実施し、「現在、どの業務に最も時間がかかっているか」「新システムに最も期待する機能は何か」「操作に関する不安は何か」などを具体的に（5W1Hで）ヒアリングします。
業務フローの棚卸し
5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を意識し、現在の業務手順を書き出します。新システム導入によって、その手順がどう変わるのか（または、どう変えたいのか）を明確にします。

この「現状」と「ゴール」のギャップを埋めるためにシステムを活用する、という意識を全員で共有することが重要です。

スモールスタートで「成功体験」を設計する

意欲的な企業や施設ほど、全部門で一斉に導入しようとしがちですが、これは現場の混乱を招きやすく、失敗の元です。
まずは特定の部門（例：外来）や、特定の業務（例：予約管理）からスタートする「スモールスタート」を推奨します。

スモールスタートのメリット

課題が発生しても小規模で対応できるため、修正が容易。
小さな「できた」「楽になった」という成功体験を積ませることで、システム活用への心理的抵抗感を減らせる。
その成功事例をモデルケースとして他部門へ展開することで、効率的な浸透が可能になる。

焦らず、着実に成功体験を積み重ねる手順を踏みましょう。

ステップ2：現場を巻き込む「教育・運用体制」の構築

システムが定着しない最大の原因は、教育体制の不備です。
「導入はベンダーに任せたから、あとはよろしく」では、現場は動きません。また、教育担当者一人にすべての負担が集中する体制も、早期に破綻してしまいます。

部署別の「キーパーソン」を選定し、教育担当者の負担を分散

教育担当者から集中的に操作トレーニングを受ける。
自部署のメンバーからの簡単な質問に対応する（一次窓口となる）。
部署内の利用状況を把握し、教育担当者や経営層にフィードバックする。

これにより、教育担当者の負担が劇的に分散されます。また、現場に近い場所で迅速なサポートが可能になるため、「聞ける人がいないから使わない」という事態を防ぐことができます。

教育で課題となる「操作」マニュアル整備のポイント

多忙な医療現場では、分厚い紙のマニュアルを読み込む時間はありません。「いつでも、誰でも、すぐに見返せる」状態を作ることが、電子カルテや医療機器の教育における最大のポイントです。

そこでおすすめしたいのが、マニュアル作成ツール「iTutor（アイチューター）」の活用です。iTutorは、こうした医療現場の教育課題を解決するために設計されています。

驚くほど簡単にマニュアル作成が可能
iTutorの最大の特徴は、その手軽さです。例えば、電子カルテの操作マニュアルを作る場合、普段の業務（PC操作）を一度行うだけで、自動的にキャプチャ画面と操作説明の吹き出しが入ったマニュアルが完成します。手動でスクリーンショットを撮ったり、説明文を考えたりする手間が劇的に削減されます。
電子カルテの操作説明も「動画」で完璧に伝達
新しい電子カルテの操作や、仕様が更新された際の周知、あるいは新人教育には「動画マニュアル」が最適です。iTutorは、PC操作をそのまま録画して動画コンテンツにすることができます。
「どこをクリックすればよいか」が一目瞭然なため、新人の方が入社された際や操作方法が新しくなった際も、この動画を見てもらうだけで正確に伝わります。口頭での説明やOJTの負担を大幅に減らし、教育の標準化（指示徹底）を実現します。
医療機器の使い方も、本格的な動画編集で分かりやすく
iTutorはPC操作の録画だけでなく、スマートフォンやカメラで撮影した医療機器の使い方など、実際の操作動画を取り込んで編集することも可能です。
PowerPoint（パワーポイント）のような直感的な操作性で、動画のカット、テロップ（説明文）の挿入、音声ナレーションの追加などを誰でも簡単に、しかし“しっかり”と動画編集できます。複雑な手順も、動画マニュアル化することで、安全かつ正確な技術継承をサポートします。

このように専用ツールを活用することで、教育担当者の負担を最小限に抑えつつ、職員が自分のペースで学べる高品質な資料を整備できます。

ステップ3：継続的な「効果測定」と「改善」のサイクル

システムは「導入して終わり」ではありません。
現場で日々使われ、業務が改善されて初めて価値が生まれます。そのためには、導入後も継続的に効果を測定し、改善するサイクル（PDCA）を回す仕組みが不可欠です。

定期的なフィードバックの収集と情報更新

導入後1ヶ月、3ヶ月、半年といった節目で、利用状況のアンケートやヒアリングを再度実施します。

確認すべきポイント

ステップ1で設定したゴール（例：入力時間の短縮）は達成できているか？
新たな課題や要望は出ていないか？（例：「この機能が使いにくい」「こんな機能も欲しい」）
マニュアルやルールで分かりにくい部分はないか？

寄せられた声を基に、マニュアルを更新したり、運用ルールを見直したりします。「最新の運用情報はここにある」という信頼感を醸成することが、継続利用につながります。

活用事例の共有と「指示徹底」の仕組み化

システム浸透を加速させるには、「やらされ感」を「メリットの実感」に変えることが有効です。

「〇〇部署では、新システムをこう活用して、残業時間が月平均〇時間削減できた」
「Aさんはこの機能を使いこなし、患者さんへの説明資料作成の手間が半分になった」

このような具体的な成功事例（活用事例）を、院内報や朝礼などで積極的に共有します。成功事例の共有は、他の職員の「自分もやってみよう」というモチベーション向上に直結します。

最終的には、新システムの利用を業務フローに完全に組み込みます。「この業務は必ずシステムを使う」というルールを明確にし、院内全体の標準操作として「指示徹底」します。
ここまで来て初めて、医療DX は「定着」したと言えるのです。

医療DXの成功は「導入後」の取り組みで決まる

本記事では、新しい電子カルテや医療機器の導入課題を解決し、院内に浸透させるための3つのステップを紹介しました。

振り返り（目次）

ステップ1：現状把握と「浸透ゴール」の設定
現場の課題を可視化し、「何のために導入するのか」という具体的な目標を定める。
ステップ2：現場を巻き込む「教育・運用体制」の構築
キーパーソンを選定し、「iTutor」のようなツールを活用した動画マニュアルなどで教育の手間を削減する。
ステップ3：継続的な「効果測定」と「改善」のサイクル
PDCAを回し、フィードバックを反映させながら、活用を標準業務として「指示徹底」する。

医療DX の成功は、導入するシステムの性能だけで決まるのではありません。
院長・施設長・教育担当者の皆様が明確なビジョンを持ち、現場を巻き込んで「導入後」の体制構築にどれだけ注力できるかにかかっています。
これらのステップを確実に実行することで、新システムは「宝の持ち腐れ」ではなく、職員の負担軽減、教育コストの削減、そして医療サービスの質向上（＝間接的な売上向上）を実現する強力な武器となります。

貴院の医療DX 推進の一助となれば幸いです。

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