【導入事例/パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社様】iTutorでマニュアル作成スピードが格段にアップ！業務の効率化と平準化を実現
ご紹介｜パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社様
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社様は、人材派遣、人材紹介、求人広告をはじめとし、ITアウトソーシングにいたるBPO の最大手であるPERSOL（パーソル）グループの一員であり、そのなかでIT アウトソーシングやシステム開発などのIT 領域の支援を担う中核会社様です。
2017年7 月1 日をもって、株式会社インテリジェンス ビジネスソリューションズから、現社名のパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社に商号変更をされております。
コンサルティング、システムソリューション、アウトソーシングという3つの事業構成で、お客様が抱える課題を日々解決されている企業様です。
本日は、ICT アウトソーシング統括部の間宮様・森元様・宮澤様にご参加いただき、iTutor についてお話を伺いました。
マニュアル作成量の増加により、業務の効率化が必須に
当社の行っている業務は、お客様の抱える課題をアウトソーシングしながら、一緒になって解決していくことにあります。ICT アウトソーシング統括部では、現在、２００以上の業務委託をおこなっており、単純に業務のアウトソーシングをおこなうだけでなく、コンサルティングから入り業務の改善を考え、その先の実行支援までお手伝いをしております。
そして、その改善へのご協力は３カ月から長ければ１年に渡り携わっていっている状況です。
そんな中、日々の社内を含めたスタッフの業務改善のなかで、マニュアルを整えるという業務が頻繁にあり、またその作業の多さから、まずは社内の手順を改善していくということが課題としてありました。そんな時、クラウドコンピューティングEXPO でiTutor を知りました。
iTutor のデモをみて簡単にシステムの操作手順書ができることで、業務の改善の糸口が見えたのを覚えています。実は、私たちの上司も同じタイミングで個別にiTutor をみており、同じように改善の解決ツールとしてiTutorを見つけていたのは驚きでした。そのため、導入へ手続きがとんとん拍子に進んでいったことはいうまでもありません。
作業の効率化だけでなく、マニュアルの平準化も実現
iTutor は、私たちの業務を飛躍的に改善してくれるツールでした。
私たちの業務においては、仕様書や手順を作成することが非常に多く、毎日のようにおこなわれています。
これは、ホワイトカラーの業務改善をおこなっていると、手順どおりに進むのが基本という前提になるのですが、そうなるときちんとその手順を示すもの＝「マニュアル」が必要となり、それを整備しないといけないということになるので、手順書を整えるという作業がとても多くなるのです。
ただ、実際に手順をつくるとなると、その作業はシステムの画面遷移をキャプチャし、一枚一枚貼りつけて手順を作っていくとても手間のかかるもので、しかも手作業でおこなうと後から修正することも多いものとなります。
貼りつけての作業は、多ければ450 枚もの画面をおこなうこともあり、これを何とか効率化できないかと考えていた時に出会ったのが、iTutorでした。
iTutorは、作成作業を簡略化してくれるとともに、スピードアップが実現できる期待通りのツールでした。
導入前と導入後の改善の期待値は計算できてないので具体的な数値はお答えできないのですが、明らかに大きな改善を産み出しています。
いままでの作成作業では、1つ操作を行っては画面の記録・保存、あらためて次の手順とスムースな流れの作業でなかったものが、一気に操作を記録できるのでとても快適に作業できます。
しかも、操作内容のコメントが自動で入るのはとても助かります。これは、コメントが自動で入ることは作成作業を効率化してくれるだけでなく、作った人の個性に偏らない、いい意味での属人性を排した平準な手順書をつくることに役立ちます。コメントは、シンプルで廻りくどかったりしないですし、やはり作成者によって偏ることがなくなるのは助かります。誰でも同じものが簡単につくれるというのは強みですね。
RPAの提案も動画でわかりやすく伝えられる
実は、手順書の作成ということ以外でもiTutorを利用しています。
昨今の人材確保の困難という状況の中で、業務委託だけでなくRPA（Robotic Process Automation）での効率化を提案しています。
RPAというのは、ロボットによる業務自動化ということで言葉では理解いただけるのですが、実際にどのような変化が起こるということになるとイメージしにくいのが難点です。いまは人が介在している業務の処理が基本ですから、その基本を外して自動化していくということの不安や処理がどうおこなわれるかということはきちんと提案していかなくてはなりません。
そこで、私たちはiTutor を使って自動化した際のロボの動きを「動画」で作成してお客様にお見せしています。動画で作成することでお客様もより具体的なイメージを持つことができますし、理解が深まります。またそうすることで、お客様と私たちの理解のズレを防ぐこともできます。
iTutorなら、簡単に操作を動画にできることができるので手間も掛りませんし、今まで以上にお客様に伝わり易いものができるので助かります。また、同じお客様の他の部署の方に同じようなRPA の提案する時にもこの動画で改善の結果をお見せできるので、追加でRPA導入を検討いただくこともでき嬉しいとことろです。
いまでは、当社の他部署でもiTutor を使用していて、営業部門では商品の説明を動画化し、いままで紙での紹介であったものを変えていくことも行っています。
今後はiTutorでeラーニングを作成し、人材育成の場での活用にも期待
今後は、iTutor のテスト問題作成の機能を使って、ｅラーニングを作りたいです。
私どものお客様もいろいろな業界に拡大してきていますので、各業界に対応する人材の育成も必要となっています。そのためにも教育が必要となりますので、iTutor で問題を内製化して、ｅラーニングでいつでも学習を可能にしていけたらいいなと思っています。
また将来的には、お客様へのiTutor の導入ができたらいいなと。お客様で操作が分からない場合は、iTutor で操作を記録して送ってくれたら解決の糸口が早く見つかるし、より改善できる答えが見つかるんじゃないかと思います。お客様へのサービス向上にもつながりますし、工数軽減にもなるので実現できたら嬉しいですね。
業務改善やシステム提供して、お客様にご利用いただいて終わりではなく、さらなる効率化の提案にiTutor は不可欠ですし、これからも活用シーンを社内外で広げていきたいと思います。
