【導入事例/株式会社古田土経営様】iTutorの動画マニュアル作成機能を使って、“本当に伝わる資料”を1/10の時間で作成！

口頭や文書マニュアルでの説明は、労力が大きい割に成果が得られなかった

私の部署では、会計関連のツールをはじめ、社内業務の効率化ツールなどの使い方をお客様にお伝えする機会が多くあります。
こういった専門的なツールは、機能が多かったり、最初の導入時に覚える必要があることが多かったりするため、お客様に使い方を説明する機会が多くあります。
そういった時、これまでは口頭でお伝えしたり、文書のマニュアルを作成しお渡ししたりしていました。

—　口頭や文書マニュアルでのご説明を行う際、なにか課題を感じていましたか？

はい、文書マニュアルを使おうとしても、それぞれのツールごと機能が多いため、マニュアルのページ数が数百ページになってしまうことが多々ありました。そのようなマニュアルを読み込まなくてはならないため、お客様になかなか読んでいただけず、結果的に口頭でのご説明を行う必要がありました。
口頭でお伝えするにしても、説明するだけで一日かかってしまったり、一度の説明ではなかなかマスターしていただけず、理解していただけるまで何度か説明をしなおす、ということが多くありました。
また、口頭でお伝えする際、担当者によって言い回しが違ったり、理解度が異なる場合があるため、知識の標準化ができないという課題を抱えていました。

1日かかっていた口頭説明を１時間の動画マニュアルに

そういった課題を抱えていた中、弊社がブルーポート様の顧問をしていたこともあり、iTutorの導入を検討しました。iTutorでは動画マニュアルをかんたんに作成することができるということを聞き、弊社でも常々「動画マニュアルを作って、もっと効率的に説明を行いたい」と考えていましたので、導入を決定しました。
また、他のマニュアル作成ツールよりも安価に使用できるということも、導入を決定するひとつのポイントとなりました。

—　現在のiTutorの活用方法を教えてください。

現在は、iTutorを使って、ツールの操作方法に関する説明資料を動画マニュアルとして作成しています。これまで一日かけてお伝えしていた操作説明を、iTutorで1時間程度の動画マニュアルにまとめることができています。動画でいつでも見直すことができるようになったことで、お客様からの使い方に関するご質問やお問い合わせがなくなり、私たちの負担も少なくなるとともに、お客様にもわかりやすくお伝えすることができました。

マニュアル作成に特化した機能に絞られているから使いやすい

これまでのような文書のマニュアルだと、キャプチャを切り取って、貼り付けて・・・という作業がありました。
この作業だけでも時間がかかってしまっていたのですが、動画マニュアルの場合はその作業がなくなるため、大幅な時間の短縮ができます。
弊社でも、iTutorを使うことによって、マニュアルの作成時間は1/10に削減できました。

—　iTutorをお使いいただいて、特に良い点だと思う部分はありますか？

iTutorの良い点としては、動画の編集がしやすいことがあります。汎用的な動画編集ソフトに比べ、マニュアル作成に必要な機能のみに絞られシンプルに使えることがとても良いと感じています。
また、動画を撮るとき、「あとで編集でなんとかしよう」という場面があったのですが、iTutorの場合は動画マニュアルに特化した機能に絞り込まれているため、編集もかんたんに行うことができています。

今後は社内のノウハウを動画マニュアルにし、標準化していきたい

これから、既にある文書マニュアルをどんどん動画マニュアルに置き換えていこうと考えています。バックオフィス効率化ツールの使い方など、お客様向けの操作説明資料を動画マニュアルに置き換えていきたいと思っています。
また、社内での伝達に関してもiTutorを活用していこうと考えております。お客様の会計の仕訳を入力するときに、お客様ごとの特記事項があるのですが、今までは先輩社員から後輩社員に口頭で伝えていたため、手間やコストが大きくかかってしまっていました。この部分もiTutorで動画マニュアルとして共有し、社内のノウハウを標準化していければと考えています。
「誰がみてもできるようなマニュアルを作る」というのが弊社の昔からの課題ですが、iTutorを使うことで解決できると感じています。
これからも、iTutorを最大限活用していきたいと思います。

（取材：2019年6月）
※データは取材時のものです

古田土経営 様

HP：https://www.kodato.com/