大量の紙とはサヨナラ!社内のペーパーレス化で業務効率改善

最近ではデスクに書類やファイルが山積みになっているという光景も見ることが少なくなってきました。

テレワークが進んだことで多くの企業でペーパーレス化が進んでいます。しかし、社内でペーパーレス化しにくい業務が存在することも事実!

今回は多くの企業でペーパーレス化の課題が残る場面とシステムなどを導入することのメリットについてお伝えします。

会議内の資料

ペーパーレス化難易度【★☆☆】

会議資料に直接メモを取るという習慣がある企業にとっては、全てクラウド上で完結するのは慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。しかし、会議資料をペーパーレス化することで、様々なメリットが生まれます。

〈導入メリット〉

PCを参加者の全員が持っている場合、クラウド上に会議資料をUPし共有することで、各々がPC上で資料を見ながら会議に参加することができます。または、モニターに資料を投影することで目線を合わせながら会議を進行することができます。

印刷や準備の手間を削減できるだけでなく、会議資料を後からもう一度確認したい時に検索し確認できるのも大きなメリットです。

経費精算業務

ペーパーレス化難易度【★★☆】

経費精算はこれまで、社員が経費使用するための申請用紙に記入し、領収書と一緒に経理担当に提出するのが一般的でした。領収書自体が紙媒体であるため多くの企業がペーパーレス化への難しさを感じていたのではないでしょうか。

しかし、電子帳簿保存法の改正が進むなど、政府もペーパーレス化を強く推奨する動きがみられるようになってきたことで、この数年で経費精算等のペーパーレス化を進める企業が増えてきました。

これから義務化される電子帳簿保存法に対応するため、早めに社内全体をペーパーレス化をしておくことで慌てず対応することができます。

〈導入メリット〉

これまでは提出された申請内容を経理担当者が打ち込み、入力するという手間が発生していました。しかし、電子経理精算システムを導入することで、社員が直接システム内に必要情報を打ち込み、領収書の写真データを添付するだけで正式な処理が可能になります。さらに領収書などは一定期間の保管義務が定められており、保管スペースを要することも課題でしたが、データ保存のため保管場所も必要ありません。

契約業務

ペーパーレス化難易度【★★★】

多くの企業で一番の課題となっているのが契約書のペーパーレス化ではないでしょうか。

契約業務は社内だけで完結できるものではないため、契約先企業にも電子契約に理解があることが重要になってきます。また、ツールによって仕様が違うため、契約書を発行する側、受け取る側双方のITリテラシーも求められます。まだ日本では一般的でないものの、導入することで多くのメリットを得ることができます。

〈導入メリット〉

電子契約を導入することで、これまで掛かっていた郵送費や印紙税などの金銭的コスト、また、作業における人的コストを削減することができます。さらに、企業によっては押印までに何人もの承認を得なければいけない場合がありますが、そのようなワークフローも電子契約であればクラウド上でスムーズに行うことができ、契約までの時間を短縮することが可能になります。

契約を結ぶ相手方にとってもWeb上で契約内容を確認でき、署名や押印をできるため、郵送などの時間的コスト、担当者の手間を省くことができます。

まとめ

今回は特に社内でペーパーレス化が課題になっている業務とその導入メリットについて取り上げました。

ペーパーレス化は社内全体で慣れるまでが大変かもしれませんが、社内に浸透すれば必ず業務効率化に繋がるでしょう。

ペーパーレス化をすることで廃棄物も削減でき、持続可能な社会の実現にも良い影響を与えます。ぜひ他社の事例を参考にしながら取り組んでみてください。