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社内システムの操作マニュアルにiTutorを活用し、マニュアル作成時間を50%以上削減!

[社名]
内海産業株式会社
[ウェブサイトURL]
https://utsumi-sp.co.jp/
[用途]
社内システム用の操作マニュアルや、社内各支店からの問い合わせに対するサポート用資料を作成しています。
これまで手作業で行っていたマニュアル作成業務の手間を、iTutorで効率化していただいています。

内海産業株式会社様は、「最上の着想で、購買欲に火をつける。」をミッションとして掲げ、販売促進・購買促進の企画立案、プレミアムグッズ・SPツールの制作を通したセールスプロモーションを行う会社様です。
本日は、応援部の田口様、渡邊様にご参加いただき、iTutor(アイチューター)のご活用方法についてのお話を伺いました。

手作業でのマニュアル作成に多くの時間を取られ、部内の生産性が上がらないことに課題を感じていた

本社部門における私たちの所属部署名は応援部です。応援部では、社内で使用している基幹システム等の管理をはじめとし、各支店からのシステムの問い合わせ対応などのヘルプデスク業務を行っています。

システム導入時の操作マニュアルや、各支店からの問い合わせ時の操作手順の説明資料を作成する際、これまではひとつひとつの操作を画面キャプチャを撮り、作成していました。

マニュアルのボリュームがあると画面キャプチャを撮ることにかなり時間を取られてしまい、悩ましく思っていました。また、手作業で作ったマニュアルでは説明内容が十分でなかったり、マニュアル作成に時間がかかって発信が遅れてしまったりすることもありました。それにより、なかなか現場からの問い合わせが減らず、都度の口頭での説明に時間をとられてしまっていました。仕事の中断により、部内メンバーの仕事の生産性が高まらないことも大きな課題のひとつでした。

iTutorはマニュアル作成の画期的なツール

そういった課題を抱えていた中、2019年4月に弊社社長より「マニュアル作成が簡単に出来る画期的なツールがあるよ」と紹介されたのがiTutorを知ったきっかけです。

実際にデモを拝見し「凄い!なんて画期的!時間の削減に繋がる!」とワクワクしました。
昨今、働き方改革の声が上がる中、時間削減の対応策を模索していた私たちにとって、iTutorは渡りに船の「魔法の杖」でした。

「皆の活動を、システムを通して支え、応援する。」みんなが働きやすい環境を構築することが私たちのミッションです。
そんなミッションを助けてくれる「魔法の杖」がiTutorだと考え、導入に至りました。

社内システムのマニュアル・操作手順書をiTutorを使って作成

iTutorのノーマルキャプチャ機能を使って、社内システム導入時の操作マニュアルや、各支店からのシステムに関する問い合わせ対応のための説明資料を作成しています。

私たちのコア業務はシステムの管理や不具合に対する対応で、マニュアル作成ばかりに時間がとられるわけにはいきません。そのため、iTutorを使ってマニュアルや説明資料の作成時間が短縮されたのにはとても助かっています。

手作業でマニュアルを作成していた際には、「この操作は間違えてほしくない」という部分をピックアップして画面キャプチャを撮り、マニュアル化していました。
それにより、「実は大切な操作手順だったのにも関わらず、うっかり画面キャプチャを撮りこぼしてしまいマニュアルに内容が入っていない」ということも発生していました。
またソフトによっては、一旦操作をしてしまうと前の画面に戻れない時もあるため、そういった場合はPCを複数台立ち上げてキャプチャを撮るなどの手間をかけていました。

iTutorでは操作ひとつひとつを自動でキャプチャしてくれるので、撮りこぼしもなく、これまでよりも細かいマニュアルを作成することができています。iTutorで作成したマニュアルは、社内掲示板にノウハウとして共有をしており、社内ノウハウの効率的な標準化にも役立っています。

iTutorを活用したことによって、手作業でマニュアルを作成していた時よりも、マニュアル作成にかかる時間が50%以上削減することができています。

iTutorを導入して良かったところ

iTutorはPowerPointのようにスライド形式でマニュアルを編集していくことができるため、説明書を読まなくともかんたんに使用できています。

オフィス系ソフトが使用できる社員であればストレスなく使いこなせるため、マニュアル作成に関する今までの業務フローを変える抵抗もなく、マニュアル作成業務を効率化できています。

また、アフターサポートが充実しているところもとてもうれしく感じています。iTutorサイトのFAQやYouTubeに公開されている使い方動画を活用しながら、iTutorの機能を知ることができています。

iTutorの今後の活用法

iTutorを使ったマニュアル作成は、部内だけでなく、全国の支店にもお願いすることがあります。これまで支店ごとに使い方やルールが異なっていた部分も、今後iTutorを活用し標準化できるようにしていければと考えています。社内ソフトの使い方だけでなく、ノウハウを標準化できる部分であれば、さまざまな部分にiTutorを活用していきたいです。

また、現在はノーマルキャプチャによる文書マニュアルの作成を主に行っていますが、今後は動画マニュアルの形式でも活用していきたいと思います。

今後も、社内の働き方改革の推進はもちろん、「皆の活動を、システムを通して支え、応援する。」という応援部のミッションを実現するために、iTutorを活用していきたいと思います。

(取材:2019年10月)
※データは取材時のものです

会社名
内海産業株式会社
創業
1972年8月9日
本社(所在地)
〒105-0004 東京都港区新橋2-12-3
ウェブサイトURL
https://utsumi-sp.co.jp/
事業内容
  • 購買促進/販売促進
  • プレミアムグッズ/SPツールの企画開発・販売
  • エリアキャンペーン/イベント/展示会の企画立案
  • 購買促進/販売促進専門誌発行
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