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少人数だからマンパワーを業務に使いたい!~士業特有ソフトのマニュアル化に力を発揮~

[社名]
竹中大介司法書士事務所様
[ウェブサイトURL]
http://souzoku-dta.com/
[用途]
基本操作マニュアルだけでなく、不具合を問い合わせた結果も「覚え書き」として録画しています。

岡山市で土地・建物の調査測量・開発設計・境界確定測量・現況測量・不動産登記申請一切を取り扱っております竹中大介司法書士事務所様。官公庁へ申請するための専門ソフトや、不動産図面を扱うソフトなどが業務に欠かせません。これらの複雑なソフト群のマニュアル作成にiTutorを活用いただいています。本日は所長の竹中大介様、日常業務で活用されている藤井様にお話をお聞きしました。

お客様との直接対話を大切にする司法書士事務所

藤井様:業務では書類作りが主な仕事になるのですが、そのほとんどを専門ソフトを使って行います。たとえば不動産登記の申請書などは専門のソフトがありますし、図面作成の業務でもそれぞれソフトがあります。まずこの使い方を覚えなければ仕事が進められません。

これらのソフトの扱いは、専門知識に照らし合わせた細かい設定が必要だったり、バージョンアップすると操作画面がガラッと変わってしまったりします。これを一つ一つ確認して覚えるのは大変です。中でも、この操作を新人さんにお伝えするのに一番パワーを使っていました。

竹中様:これまでは、彼女が手を止めて定時まで一日がかりで操作を教えていました。その後もわからないところがあれば、画面を確認するために席を立って細かく操作を教えます。その間は案件の処理が止まってしまうので何とかしたいと思っていました。

iTutorを導入したのは、今春新たに2人入社することが決まったからです。今まで通りつきっきりで教えていては、少人数の事務所では業務が立ち行かなくなってしまいます。そこで、お世話になっているコンサルタントさんが「こんなツールがある」と紹介してくれたiTutorを検討することにしました。

導入から1本目の作成まで何もつまずかなかった

竹中様:私が東京でiTutorのデモを見せてもらって、すぐに「これなら使える」と考えて導入を決めました。購入したのはスタンドアロンライセンス版です。できることと金額のバランスを考えると非常にリーズナブルだと感じました。

藤井様:私は導入されてから初めてiTutorに触れました。特にわからない点はなかったです。はじめに電話で初歩的なことをお聞きしただけで、あとは画面を見ながら直感的に「こうすればいいのかな」と試行錯誤をしていたら、1本がすぐできてしまって。今までも困ったことはないですね。

まず、使用頻度が高い不動産登記申請ソフトのマニュアルを動画で作りました。3分の動画でしたが、かかったのは修正を含めて10分くらいだったと思います。コメント欄と操作の動きを少し直したくらいです。わざわざ作るというよりは、日々の業務で使っている“ついで”に録画したり、それを足してまとめてきれいにする、という使い方をしています。

聞いて教わる、という手間と時間を大幅に削減

藤井様:基本操作マニュアルだけでなく、不具合を問い合わせた結果も「覚え書き」として録画しています。ソフトのサポートの方に何度も尋ねるのは申し訳なく、心苦しさがありました。でも一度聞いたことをその場でiTutorで録画してしまえば、同じ不具合が起きたときに動画を参照できます。他の人も動画を見られるので、私も仕事の手を止めて対応する回数が減り、これは本当に楽になりました。

導入して2カ月ほどですが、こういった短い動画ストックがすでに20本ほどあります。おそらく後輩も、何度も先輩に聞くより自分で必要な動画を見て覚えるほうがやりやすいのではないでしょうか。業務では画面を開いて作業することが多いので、紙に出力せず動画ウインドウを見ながら操作できるのも私たちに向いています。

さらにiTutorを使いこなして、ストックを増やしたい

藤井様:今は不動産登記申請ソフトを中心にマニュアル化しています。共有しなければいけないソフトはまだあるので、今後もどんどん動画にしたいと考えています。

竹中様:ソフトによっては、画面だけではなく音声で「こんな作業をします」とつけ加えたほうがわかりやすいものもあります。まだiTutorを使いこなせていないところもあるので、いろんな機能を利用してさらにストックを増やしたいですね。同業者は同じ悩みを抱えているので、司法書士の勉強会では「こんな便利なソフトがある」とiTutorを紹介しました。興味がある人は多いのではないでしょうか。

会社名
竹中大介司法書士事務所
創業
2005年1月
本社(所在地)
〒700-0816 岡山市北区富田町1-8-2
TEL/FAX
086-237-1123 / 086-237-7733
ウェブサイトURL
http://souzoku-dta.com/
事業内容
  • 土地・建物の調査測量
  • 現況測量・開発申請設計
  • 境界確定測量
  • 不動産登記申請を中心とした法律関連サービスの提供
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