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マニュアルによって教育リソースを40%削減!残業時間も削減できました。

[社名]
株式会社レガーロ様
[ウェブサイトURL]
http://regalo-eco.com/
[用途]
見積書や注文書の作成をはじめ、看板の図面作成に関するデザインソフトの操作方法など、私が所属する生産管理部の業務をiTutorによって動画形式のマニュアルにしています。

株式会社レガーロ様は、LEDサインの設計・販売を行っている企業様です。レガーロ様の制作するLEDサインは大手フランチャイズチェーン店を中心に採用されており、品質の高さと豊富な実績を併せ持つ企業様です。本日は、代表取締役の高倉様、生産管理部の芳野様にご参加いただき、iTutor(アイチューター)についてのお話を伺いました。

マニュアルが整備されていなかった時は、多くの問題を抱えていた。

社内にマニュアルがなかった時代、新入社員やパートさんへの教育にとても時間がかかっており、教育のためにほとんどの時間をとられてしまっていました。
口頭ですと、全体の流れを教える際に教わる側も覚えきれなかったり、メモも書きとれず忘れてしまうなどして、何度も聞き直されていました。今思うと、教える側にとっても聞く側にとっても、かなり悪循環だったと思います。また、教える時間・聞かれる時間に日中の時間を多く使っていたため、結果的に慢性的な残業時間の増加につながってしまっていました。

きっかけはISO取得とお聞きしました。

はい。当社でISOを取得することになり、ISOの業務マニュアルを用意することが必要になったんです。私が業務内容をパートさんに「口頭やメモ」でお伝えして、それを全て文字に起こしてもらってマニュアルを作成していました。そんなことをしていると、一通りのマニュアル作成に1ヶ月程かかってしまいました。

また、以前紙のマニュアルをアウトソーシングで作成したこともあります。しかし、アウトソーシングで作成するにも、外注先に伝える時間や、作ってもらったマニュアルのチェック・修正時間がとても多く、「マニュアル作成のために時間がとられてしまう」という状況が起こってしまったこともあります。そのマニュアルを使う側も、文字ベースのマニュアルだけだと毎回読み込む必要があるので、いつの間にか誰もマニュアルを見なくなってしまいました。

iTutor導入のきっかけと活用法

働き方改革の流れもあり、社内の慢性的な残業の増加を解消する必要があるという話になりました。残業を削減するためには、属人化してしまっている業務をマニュアルによって切り離すべきだと考えたのです。そういったことから、社内でiTutorを導入したいという声が強く上がり、iTutorを導入することを決定しました。

現在では、見積書や注文書の作成をはじめ、看板の図面作成に関するデザインソフトの操作方法など、私が所属する生産管理部の業務をiTutorによって動画形式のマニュアルにしています。作成中のマニュアルを含めると、6~7個ほどの動画マニュアルを作成しました。

マニュアルはどのように管理されていますか。

作成したマニュアルは社内で共有しているフォルダに保管し、パートさんや新人がいつでも見れるようにしてあります。iTutorで作成したマニュアルは直感的でわかりやすく、パートさんは以前作成した紙のマニュアルと合わせて活用しているようです。

また、iTutorは実際の操作を録画してくれるので、マニュアルを作る側としても、口頭で教えていた頃には無意識に省略してしまっていた説明などもなくなり、抜け漏れなく・簡単に操作方法の説明を行えるようになりました。

iTutorを導入して変わったこと

「困ったらこれを見てね」といえるものがあるので、自分が手を止めなくても効率的に教えることができるようになり、これまでのように基礎的なことを何度も教える必要がなくなりました。

iTutorは実際のところ、貢献していますか。

貢献どころか、指導時間が大幅に減りました。体感的にですが、今まで教えることに使っていた時間を30~40%削減することができたと思います。それにより、私も生産性の高い業務を行う時間を以前より多く確保することができています。

また、それどころか、マニュアルが整備されたことによって、パートさんのできる仕事の幅が広がり、覚えるスピードも断然早くなりました。今では経験ある社員でないと到底できなかった図面の作成を、経験の浅いパートさんにも任せられるようになり、生産性が劇的に向上しました。

iTutorを使って教育にかかっていた時間を節約し、効率化・業務の標準化を実現できたことによって、社員のキャパシティが増えて結果的に売上につながっています。マニュアルが整備されていなかった時代には、今の仕事量はとても処理できないと思います。

仕上がった商品が同じでも、やり方がそれぞれ違うということはあると思います。当社にもその問題があり、それにより抜け漏れや品質の差などが生じてしまうことがありましたが、iTutorを活用してマニュアル化を進めていくことによって、品質の標準化やヒューマンエラーの削減につながっていると思います。
今後の予定として、まずは生産管理部の一連の業務をマニュアル化できるよう、iTutorを使ってマニュアル作成をしていきたいと思います。

(取材:2018年1月)※データは取材時のものです。

会社名
株式会社レガーロ
創業
1998年3月23日
本社(所在地)
〒157-0071 東京都世田谷区千歳台3-3-16HN千歳台ビル2階
TEL/FAX
TEL:03-5490-8188 / FAX:03-5490-8189
ウェブサイトURL
http://regalo-eco.com/
事業内容
  • チャンネル文字を使用した内照式看板の製造
  • LEDサイン(レコライト)の製造・販売
  • LED関連商品の製造・販売
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