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RPAツールの説明として大活躍!

[社名]
BizteX株式会社様
[ウェブサイトURL]
https://service.biztex.co.jp/
[用途]
RPAツールの初期教育やサポートの際のお客様への説明資料づくりに使用し、大幅にサポート支援の時間を削減しました。

BizteX

BizteX株式会社様は、BizteX cobit というRPAツールを開発・提供している企業です。非常に簡単に使えるRPAのため、エンジニアでない方も利用者に多い。それゆえに、初期の教育やサポートは必須。その際、ユーザーへの説明資料に膨大な時間がかかっていたとか。サポート支援の時間を大幅に削減したコツを聞いてきました!

スクショとコピペ、編集の嵐だったとか?

そうなんです。お客様のオンラインサポートにiTutorは非常に助かっています。当社のBizteX cobitを利用する際の管理画面など、なれるまでのサポートやお客様から「これ、どうやってやればいいの?」などのご質問に対して、操作画面のスクリーンショットをして、切り取って、モザイクかけて編集して・・・ということを操作手順ごとに行っていました。これには膨大な工数を要し、それだけで一日終わってしまうこともしばしばありました。

また、操作体験会でiTutorをチュートリアル的に使用することがあり、これはいいですね。シミュレーションもできるのでお客様に直感的にご理解いただくことができます。お問い合わせに対しても、必要に応じてPDFで出力してそれを渡すだけでサポートが完了するので、非常に助かっています。それでも、どうしても資料だけだと伝わらないようなときもありますから、当社はTVカンファレンス等を行ったりもしています。

インターン生も戦力になるようですね!

インターン生には主にお客様からのお問い合せに対応するための資料作りを手伝ってもらっています。彼らはさすがに若いだけあってiTutorをすぐに使いこなせるようになりました。

当社の顧客対応では、「カスタマーサクセス」を意識しており、お客様を成功に導くために如何にして効果的・効率的に支援できるかを考えております。ゆえに、お客様サポートをより早く正確に行う必要があります。当社スタッフが対応しつつ、基本的な部分はインターン生が資料作成を行うこともありますが、申し上げたとおり、お客様にはできるだけ早いサポート対応を心がけているため、マニュアル作成の早さは必須です。同時に、早さだけではなく、社内的にもオンラインサポート工数の削減に取り組んでいます。サポートの一環として動画のマニュアルも作成しているのですが、以前は、インターン生がつくった動画マニュアル、スタッフのAさんがつくった動画マニュアル、Bさんがつくった動画マニュアル・・・と動画マニュアルがたくさんありました。たくさんあるのは良いのですが、厄介なのがそれぞれ別の動画編集ソフトを使っており、ちょっと編集したいなというときに、その人でないとできないという状況が発生していました。また、編集ソフトが異なるがゆえに、エンコーディングも統一していなくて、複数人で動画マニュアルを作成すると書き出す際に上手にマージ(結合)できないという問題もありました。iTutorに切り替えてからは、動画編集も簡単で、またiTutorのプロジェクトファイルをSlackでピッと送れば、そのプロジェクトファイルを簡単に編集し動画に出力することができるので、複数人で作業もでき、非常に効率が良くなりました。

WindowsやMacが混在する中、統一した資料を作成するのが大変だとお聞きしましたが?

はい。当社では、Macを使っている人とWindowsを使っている人の両方がいます。MacでもiTutorでマニュアル作成ができるようになったのは嬉しいですね。Windowsで作成したマニュアルをMacで編集したりその逆ができたりするのは非常に助かります。コンテンツも数日かかっていたものが、今では1コンテンツ作成するのに2〜3時間で済むようになりました。

Windowsで使っても、Macで使ってもUIがPowerPointに似ているのも利用しやすいファクターの1つですね。新しく入社したスタッフでも、先程申し上げたインターン生でも、すぐ馴染むことができ、統一したテイストでアウトプットが作れるので、マニュアルの効率は格段に上がりました。強いていうと、Mac版は書き出しできる形式がWindowsに比べて少ないのでここがもう少し多いと嬉しいです(笑)

(ブルーポート担当者心の声):は、はい!これは次回の開発課題に組み込んで行きたいと考えています!今しばらくお待ちをぉ!!

今後はどの様に活用されていきますか。

今後は、当社がマニュアルを作成するだけではなく、お客様に利用してもらいたいですね。RPAを導入しようとしている企業様の中には、自動化すべき業務が定型化されていないなんていうことが意外とあるんです。あと、すでにRPAを入れていて当社に乗り換えたいというお客様は結構いらっしゃいまして、以前ロボ化した業務を作った人が異動や退職をされて、シナリオの手順やゴールがわからなくった。。などという相談も受けるのですが、この解決としてお客様にiTutorを導入いただき、本当に自動化したい業務のシナリオ作りなどをいったんiTutorによって行うことで、その業務の目的やゴールが明確になっていくということはRPAを使うお客様にとっても非常に有意義だと思います。また、途中で業務手順が変わったときはRPAのシナリオもそれに伴って変更になるのですが、iTutorを使えばその変更作業も簡単に行えるので、そういうお客様に使っていただくということも考えています。

あとは、当社はクラウドRPAという性質上、ブラウザで挙動する作業の自動化を非常に得意としています。それ故に、お客様の自動化したい操作対象そのものの画面のUIやデザインそのものが変わり、シナリオを作り直す必要があるケースは少なくありません。そんな時もiTutorで行ってもらうことで、RPAのシナリオを作成するプロセスとして手順書を作っておいていただけると非常にRPAの作り直しが円滑に進むので、そんな時のためにもiTutorを紹介、販売していきたいと思っています。

BP:ありがとうございました。

会社名
BizteX株式会社様
本社(所在地)
〒150-0043 東京都渋谷区道玄坂1-16-3 渋谷センタープレイス7F
ウェブサイトURL
https://service.biztex.co.jp/
事業内容
  • RPAツール
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