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BluePort

株式会社ホワイトボード様

特に、行政へのマニュアル作成で大活躍!作業時間は1/5に短縮!

ホワイトボード様はWebを通じて、お客様の販促集客を支援しております。
Webサービスをお客様へご提供する際、システムを導入することがあり、そのシステムの操作マニュアルが必要となります。iTutor導入前には、画面のキャプチャを逐一撮り、それをWordに貼り付け、文字や画像を微調整し…と、マニュアル作成時には徹夜などということも珍しくなかったそうです。
導入後は、マニュアル作成やシステムのエビデンスを取るため、iTutorを活用されています。

本日はディレクターの楠様にお話を伺いました。

ホワイトボードの概要
「まるで社内に担当者が存在する感覚」

楠様:弊社では、主にWebサイトの継続的な運用コンサルをメインとしており、お客様には「まるで社内に担当者が存在する感覚」と感じていただけるよう密に連絡やサポートを行っています。
例えば、ブログの更新が滞っているので「●●について記事を書いてみてはいかがですか?」といったところから、「今月はこういう数値が出ていますので、このような記事を発信して問い合わせを改善しましょう」などと、細かいサポートを行なっております。
また、社内のコミュニケーションとして、毎月コンパと称する飲み会を開催しています。この飲み会は、社内の人間関係も円滑な業務推進においても、重要な役割を果たしてるんです。

導入前後で、生産性に劇的な変化が起こった
― しかし、そんな社内に陰りが。。。??

楠様:やはり、年度末ともなると納品が重なりその分、お客様への資料作成等も膨大になります。各ディレクターは、分析やサポートよりも資料作成に負われて徹夜になることもしばしばありました。また、開発は各種テストのエビデンスを取得するのに何度も何度も同じ作業を繰り返し、画面キャプチャをするのです。そうなると、コミュニケーションが取れていたはずのスタッフのみんなからは「こんなの外注しよう」とか「本来の仕事に集中できない」といった声が、普段文句ひとつ言わないスタッフから噴き出してきたんです。

実際、私も毎年2月になると、市役所等の行政機関に当社で提供したCMSのマニュアルを作るんです。そのマニュアルを使って作業研修するのですが、その作業は一作業ごとに画面キャプチャを取って、Wordに貼り付け調整し…と気の遠くなるような作業でした。

― 市役所のシステム研修で、役立ったとか?

楠様:はい。マニュアル作成作業が格段に早くなりました。というよりも、マニュアル作成の時間は、ほぼなくなりました。一回作業するだけでいいので。こんなに楽でいいのか?という罪悪感さえあります(笑)。
特に私の例で言いますと、私は市役所さんなどの官公庁のWEBコンサルも行なっています。年度の途中でシステムの仕様が変わることもあります。そのたびに資料など修正し、研修を依頼されるのです。また、官公庁系の場合、年度で担当者が変わることがありますので、その担当者さんの知識に合わせてマニュアルを作り直しするように依頼されることも。

そのような場合、従来の方法ですと一から作り直しなんてこともありましたが、iTutorを導入後は、修正したい部分だけ、削除し追加するということが可能です。
また研修時には、HTML5への動画出力が可能なため、「実際の操作を試す環境がない〜!どうしよう!?」などというときにも、オフライン環境で説明操作ができる点がメリットと感じています。これは本当に助かっています!
iTutorは私が行なった操作を記録し、紙はもちろん動画でもマニュアルを出力できるので、研修中に私が操作をしながらプロジェクターに映して画面を見せて…、などとやっていた時に比べて、事前につくっておいて動画をゆっくり流すだけ、というフローに変わりました。

iTutorの良い点と改善して欲しい点
― よいと感じた点を教えて下さい

楠様:主には、3つですね。
1. iTutor5になり、UIが分かりやすくなり操作が簡単にできるようになったと感じています。まるで「パワーポイント」を使用している感覚です。

2. 修正が簡単にできる点です。マニュアルに項目の追加や削除が一瞬でできるとこがステキです♪

3. ノウハウ集でしょうか。「こんな使い方したいのですが」とブルーポート社さんに聞くと、それを再現して動画にアップしてくれたりするんです。こういったサポートは他では得られないメリットかと思います。おかげで安心して導入できました。

― では,改善して欲しい点や要望をお聞かせください

楠様:他の会社さんがどんな使い方をしているかもっと知りたいと思います。ブルーポートさんには、それを共有して欲しいですね。社内でも、意外な使い方をするスタッフがいて、それが社内標準になったり…。なんてこともありますから、iTutorに関してはもっと情報を頂いて、使いこなせるようになりたいと思います。
あと、早くMacに対応して欲しいです。

最後にひとこと!

楠様:現在は社外のお客様に向けて、マニュアル作成という形でiTutorを活用していますが、今後は社員研修として動画を作成したりeラーニング教材の作成を行っていきたいです。次のバージョンアップが楽しみです!

会社概要

会社名 株式会社ホワイトボード
創業 2013年8月8日 (晴れ)
本社(所在地) 〒409-3866 山梨県中巨摩郡昭和町西条5145
代表者 代表取締役 橘田孝一
ウェブサイトURL http://www.wb-hp.com/
事業内容 課題解決型Webサイト構築
Webサイト運用コンサルティング
スマートフォン対応

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お電話でのお問い合せ 03-3261-0317

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